システムの導入による入金消込の効率化とは？

１、はじめに

サブスクリプションビジネスは私たちにとってますます身近なものとなっています。しかし、継続課金であるために、定期的な売上の入金消込は煩雑なものとなりがちです。できればシステムの導入を通じて効率化を図っていきたいものです。本稿ではサブスクリプションビジネスを展開する場合の入金消込についてシステムの導入による効率化の可能性を論じます。

２、基礎知識

そもそも入金消込とは取引先企業から入金があった場合に売掛金の残金額と照合して確認する作業です。実際の作業は、まず経理担当者が銀行口座への振込入金の記録を確認します。

最近はネットバンクが普及してWEB上で確認できることもありますが、中には通帳記入による会社もあります。

次に請求先が記載されたエクセルデータをもとにして振込入金の有無をチェックしていくのです。消込作業は請求書の数だけ発生するものであり、入金ごとに細かくチェックしなければなりません。ありがちなケースとしては、請求金額と入金金額が違っているということがあり、振込手数料分の金額を減額して入金しているなど細かな行き違いから生じています。

他にも請求名義と振込名義が異なっていたり、複数の請求書の金額を合算して振り込まれている場合もあります。請求内容通りに入金されない場合は遅延や金額まで確認する必要があり、未入金があった場合には次月以降に繰越請求します。経理担当者は膨大な請求情報の中から目視で弁別していかなければなりません。

このように入金消込は非常に煩雑であり、経理担当者にとって大きな負担といえます。

３、アナログな入金消込に伴う業務上のリスク

入金消込も作業の数が月に数十件程度であれば、目視と手作業によることも可能かもしれません。しかし、大半の企業は毎月数百件から数千件もの請求を行っているものです。

特に、サブスクリプションビジネスであれば継続課金を前提としており、月次売上は累積的に増えていきます。このため、人為的な作業に依存しているとミスが生じるのは不可避です。

そして、ミスを防ごうとして作業過程でダブルチェックやトリプルチェックを行うようになります。そして、未払金を見つけるたびに取引先に確認しなければならず、非効率としか言いようがありません。また、入金消込にミスが生じると二重請求や請求漏れにつながり、会社の信用問題に発展しかねないリスクを持つのです。

４、入金消込をシステム化するメリットとは？

上記のようなリスクを回避するための有力な方策が入金消込のシステム化です。現在は複数のクラウドサービス業者が消込の自動化システムとしてサービスを展開しています。では、システム化によってどんなメリットがもたらされるのか以下で指摘します。

第一に入金確認をリアルタイムに行えるので銀行口座の確認や通帳記入が不要となり、目視から生じるヒューマンエラーを防げることです。システムを通じて即時に入金確認でき、目視でエクセルデータと照合する必要はなくなります。

第二に入金情報を一元管理できるので売掛金管理が容易になることです。経理担当者による属人的な管理は避け、システム上で管理を完結させます。

第三に消込を自動で行う機能を備えているため担当者が作業を行う必要がないことです。消込の自動化は最も大きなポイントといえます。この点でヒューマンエラーを回避できるのはシステム化による最大の恩恵でしょう。

このようにシステムの導入によって消込作業を大幅に効率化できるのです。経理担当者の負担も大幅に軽減されます。また、導入するシステムによっては消込実施後の仕訳データをエクスポートして会計ソフトに送ることができるものもあります。

５、最後に

これまでの入金消込業務はあまりに属人的で非効率的でした。人為的な作業への依存度が高く、会社のリソースの浪費とも捉えられかねません。そうだとすれば、会計業務や給与計算業務と同様にシステム化するのは有望な選択肢でしょう。最近は使いやすく安価なクラウドサービスが次々にリリースされています。これを好機として、さらなる経営の効率化に踏み出してみてはいかがでしょうか。