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アフターコロナに適したハイブリッド講演会と効果的なソリューション

木村情報技術 公式note

秋は多くの医療関連の学会が開催されるシーズンです。
多くの学会がハイブリッド形式で開催されており、製薬会社が主催する講演会でも同様の傾向が見られます。

この記事では、医療業界におけるWeb講演会運営・配信サービス売り上げシェアNo.1(※)の木村情報技術が、ハイブリッド講演会と、参加者の満足度アップに効果的なソリューションをご紹介します。
次の春の学会シーズンに向けて、ご参考になれば幸いです。

(※)株式会社富士経済「2020年 医療ITのシームレス化・クラウド化と医療ビッグデータビジネスの将来展望」より

木村情報技術が発行する「Web講演会の最新トレンドレポート 2023」（11～12月頃発行予定）の先行ご予約受付中です。
ご希望の方は、この記事の最後にあるお問合せ先からご連絡ください。


開催形式の傾向

学会の開催形式割合を見ると、ここ数年の主流は「オンライン開催」でしたが、今年はCOVID-19の感染症分類が5類に引き下げられた影響もあり、「リアル開催」が増加しています。
一方で、リアル開催が増加しても、利便性の高いオンライン開催には依然として需要があるため、両方のメリットを兼ね備えた「ハイブリッド開催」が選ばれる傾向にあります。この動きは、製薬会社が主催する講演会でも見られ、「ハイブリッド講演会」のニーズが増えています。

※一般財団法人 国際医学情報センター<https://www.imic.or.jp/library/gakkai/>から抽出したデータを参考に作成

ハイブリッド講演会のメリット・デメリット

メリット

ハイブリッド講演会なら、主要なターゲット層の方にリアル会場に参加いただき、情報交換を実施することが可能です。
また参加者は会場参加・オンライン参加と選択肢が広がり、より多くの人が参加できるようになります。

デメリット

主催者は、通常の「リアル講演会のみ」または「オンライン講演会のみ」の開催に比べると両方の準備が必要なため、運営が複雑になります。またコストや手間もかかり、技術的な問題が発生する可能性も考えられます。
さらに、参加者は複数の場所に分散するため、一つの会場で参加する場合に比べ一体感が得にくいという課題もあります。

こうしたデメリットの解決は、木村情報技術にお任せください。

木村情報技術のハイブリッド講演会

木村情報技術のハイブリッド講演会なら、リアル講演会の「運営」と「インターネット配信・システム演出」をワンストップサービスでご提供することで、主催者様のコストや工数の削減が可能です。

4つの特長

  1. ハイブリッド講演会年間150件を超える配信実績
    弊社のノウハウを詰め込んだ確かな運営サポートをご提供します。

  2. 協力会社との連携
    10社以上の旅行/運営会社との協力実績があります。
    主催者のご担当者からのご依頼・ご相談は、弊社が一元管理します。各業者とのやりとりが不要になり、ご担当者の負担を軽減します。

  3. インタラクティブシステム
    Webとリアルの一体感を生む多くのインタラクティブシステムをご用意しております。
    （このシステムについては、記事の後半で詳しくお届けします）

  4. 多彩なオプション・ソリューション
    Web講演会パイオニア企業ならではの様々なオプションやソリューションがご提案可能です。

ハイブリッド講演会のサービス内容

ご要望や規模感に応じた、最適な講演会をご支援します。

当日の運営体制

リアル会場の来場者、オンラインの視聴者、どちらも弊社運営責任者が窓口になり、運営・サポートします。

そのほか、次の多彩なソリューションを組み合わせることも可能です。

  • 演者の遠隔でのリモート出演

  • 講演後の情報交換会のオンライン開催

  • 講演後のオンライン面会予約システム

  • 参加者登録・認証システム……他

参加者の一体感を高めるインタラクティブシステム

前述のように、ハイブリッド講演会は、参加者が複数の場所から参加するため、参加者同士が一体感を得にくいという課題があります。
インタラクティブシステム「会場型アナライザーシステム」を活用することで、参加場所に関わらず参加者の一体感を醸成し、さらにインパクトを与える演出が可能になります。
※このシステムはオンライン開催のみでのご利用も可能です。
※マルチデバイス対応。PC、スマートフォン、タブレットなど、様々な端末がご利用いただけます。

会場型Webアナライザーシステムの概要

参加者のスマートフォンを活用し、投票を行うシステムです。

会場の参加者とオンライン参加者の投票結果は、合算のうえ瞬時に表示されます。


Webアナライザーシステム4つの特長

  1. 講演会で双方向のやり取りを実現
    一般的な講演会は“発表者→参加者”と一方通行になりがちですが、“参加者→発表者”への意見集約を行うことで、双方向のやり取りが可能になります。

  2. 来場者の意見をリアルタイムに集約
    参加者の意見を、リアルタイムで集約することが可能です。

  3. スピーディーかつ簡単
    投票には参加者個人のスマートフォンを活用します。
    参加者は、案内状などに掲載されるアクセス用のQRコードを読み込むだけで投票できます。
    ※投票用にスマートフォンをご用意することも可能です。（別途諸費用が発生します）

  4. 参加者と回答の紐づけが可能
    参加者と回答のログを紐づけすることが可能です。

以前は、参加者が専用キーパッドから投票するシステムが一般的でしたが、最近はこのWebアナライザーシステムをご利用されるお客様が増えています。
Webアナライザーシステムなら、専用キーパッドの配布や回収にかかる手間が省け、投票が手軽に行え、運用コストが削減できます。また、専用キーパッドを紛失するリスクも減少します。
さらにここ数年の慣習から、配布物に触れることを避ける風潮があり、個人のスマートフォンを活用することが以前より一般化しています。

Webアナライザーシステムには、次の機能追加も可能です。
（別途諸費用が発生します）

  • 質問フォーム

  • エモートカウンター（いいね！ボタン）　

  • 事後アンケート

  • 資料ダウンロード

  • 外部ページリンク

ハイブリッド講演会をご検討の企業様は、ぜひお気軽にお問合せください。今回ご紹介したオプションサービス以外にも、お客様のご要望にあわせご提案いたします。

木村情報技術が発行する「Web講演会の最新トレンドレポート 2023」（11～12月頃発行予定）の先行ご予約受付中です。
ご希望の方は、次のお問合せ先からご連絡ください。
※競合会社からのお申込みはご遠慮いただいています。

お問合せ先

TEL：0952-31-3901
※9:00～18:00(土・日・祝日を除く)

Web講演会「3eLive」サービスサイト

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