カスタマインで承認者自動入力！アプリ2つだけで兼務もイケるよ！代理申請も！

2023年4月1日 05:03

はじめに

ｲｼｲｹﾝﾀﾛｳですハケを作ってる会社の兼業情シスです
kintone を触る係をしてます
認定資格5つ持ち & サイボウズ公認 kintone エバンジェリストです
ITストラテジストを始めとした高度情報処理国家資格もたくさんあります

cybozu.com共通管理をいじるので実運用にはハードル高かった

こんどはアプリ側だけで自動入力を実現したい
今回もヘルプ見てやってみる！

と、思ったのですがわたし実は情シスと事業部門を兼務してるので、案件の所属する組織によって申請ルートが異なるんです
できればこれも自動化したいと思ってやってみたのですが、さすがに基本機能だけでは厳しかったのでカスタマインのお力を借りました

必要なアプリはワークフロー本体と申請ルートマスタの２つです
申請ルートマスタは文字通り申請ルートを管理するので、兼務してる人は兼務数ぶん複数レコードが存在します（人＋組織がuniqueKey）

承認ステップは弊社をモデルになんとなく４段階置き、課長 → 所長・支店長 → 部長 → 本部長としました
本当は間に細々役職あるけどまるっとまとめてしまいます
所属組織によっては4段階の承認者に抜けがあってもOKですが、本部長以上の承認者は必ず存在すると考えて必須です

ワークフロー側から申請ルートを自動で呼び出し兼務にも対応することがゴールです

最後の検索_社員名_組織名フィールドはルックアップで呼び出される文字列です・・・が、ユーザー選択フィールドは文字列1行の自動計算に対応していないので、カスタマインさまに降臨していただき、ユーザー選択や組織選択の値が変わった時に変更します

そして今回はわかりやすさ優先で同姓同名は無視します兼務と同じ挙動になっちゃう（気になる方は社員番号とかuniqueな値で代用してください

あとユーザー選択と組織選択は２つ以上選ばれたくないのでココも魔法で回避

これで申請ルートマスタアプリ完成です
あとは経理部と人事部を兼務してる想定でレコード２つ作成しました

申請者検索フィールドは、申請ルートアプリの「検索_社員名_組織名」フィールドから申請者～本部長をコピーします
申請者_文字列はログインユーザー名を、兼務数カウントは申請ルートアプリのレコード数を、それぞれいったん保存するためのフィールドです

代理申請は改めて申請者を入力してルックアップ取得しなおせばOK

自分の役職区分と、申請ルート上の承認者抜けで条件分岐が必要です
繰り返しますと途中抜けはあっても、本部長以上は絶対いる前提
多すぎるので面倒な方は読み飛ばしてください🙇‍♂️
（したの方にアプリテンプレート置きます

あと絵文字で色分けオススメです
いま誰がボール持ってるのか視覚的に一発でわかる
また「申請する」とか「承認する」みたいな同じアクション名も色分けしておくと設定ストレス減る

ユーザー選択フィールドで誰も選択されていないことを判定するには、次のいずれも含まないでEveryoneを選びます（マメ知識

申請者が本部長以上の場合にはすぐ完了にしてますがみなさんの内部統制に合わせて調整してください

・月刊ｲｼｲｹﾝﾀﾛｳ4月号です
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— ｲｼｲｹﾝﾀﾛｳ (@kentaro1sh11) March 15, 2023

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