社内サーバーからクラウド　SharePointへ変更して大成功した

今日はビジネスツールの中でも特に話題のMicrosoft Sharepointについて社内サーバーから切り替えて今回、大成功しました。

ビジネスの世界では、「情報共有」や「チームワーク」が成功のカギと言われていますよね。そんな中、Mircosoftが提供するクラウドサービス　Sharepointはまるでビジネスのスーパーヒーローのように、私たちの仕事を助けてくれるんです。

もしSharepointをまだ使っていないなら、今回のお話は特に耳を傾けていただきたい内容です。この記事を通して、Sharepointがただの情報共有ツールではなく、ビジネスプロセスを根本から変える力を持っていること、そして「なぜ今Sharepointを始めるべきか」について、気軽に、でもちょっぴり真剣に考えてみませんか？
皆さんのビジネスライフがより良いものになるヒントを提供できればと思います。

コラボレーションの強化

チームワークを次のレベルへ

さて、私たちが日々仕事で直面する大きな課題の一つに、「うまくチームで協力して仕事を進めること」がありますよね。特に、今はリモートワークが増えて、チームメンバーがバラバラの場所にいることも珍しくありません。そんな時、Sharepointがまさに光を当ててくれるんです。

• 情報共有のスムーズ化：Sharepointは、チームメンバー全員が必要な情報を簡単に、そして迅速にアクセスできるようにします。ドキュメントやプロジェクトの最新情報を一箇所に集約できるため、誰もが同じページにいることを保証できます。

OutlookやTeamsを使うことで直接リンクを張ることができて非常に使いやすいです

• リアルタイムでの共同編集：「あれ、これ最新版？」という疑問を完全に解消。Sharepointを使えば、複数の人が同時に一つのドキュメントを編集できるため、作業の重複や情報の齟齬を避けられます。これは、まさにチームワークの夢ですよね！

社内サーバーの時は、「同時編集できない」「誰だよ～今ファイル触っているのは！今すぐ閉じて」「編集しているつもりで「読み取り専用」」になっていた。　みたいなことから解放されます。

コミュニケーションがもっと自由に

そして、コミュニケーション。これがスムーズに行かないと、チームとしてのパフォーマンスは大きく下がってしまいます。Sharepointでは、フォーラムやチャット機能を通じて、簡単にアイデアを共有したり、フィードバックをもらったりすることができます。

ワードやエクセルのコメント機能で直接、相手にメンション飛ばせます

このように、Sharepointはただのツールではなく、チームが一丸となって仕事を進めるための「場」を提供してくれます。まさに、コラボレーションの質を格段にアップさせる秘密兵器なんですよ。

情報管理の改善

カオスを整理、情報を制御

仕事をしていると、情報の量が増えるにつれて、「どこに何があるか」が分からなくなることってありますよね。ドキュメントが乱雑になりがちで、大事な情報を見失う…そんな悩みをSharepointがスッキリ解決してくれます。

• ドキュメント管理の極意：Sharepointには、ドキュメントを整理し、簡単に検索できる強力なツールが備わっています。ファイルにタグをつけたり、カテゴリ別に整理したりすることで、必要な情報をサッと手に入れられます。もう、「あのファイルどこいった？」という時間の無駄はありません。

圧倒的な検索性能があり、そして検索スピードもすごく早いです

• バージョン管理で混乱回避：「あの修正、いつのだっけ？」そんな疑問も、Sharepointのバージョン管理機能で解消。過去のバージョンを簡単に参照できるので、どの変更がいつ誰によって行われたかが一目瞭然。チーム内での誤解や混乱を減らせます。

バージョン履歴っていうのを見ることができるので、いつだれが触るっていうのがすぐわかるようになっています。

セキュリティもバッチリ

ビジネスにとって情報のセキュリティは命綱。Sharepointは、細かいアクセス管理が可能で、誰がどの情報にアクセスできるかをコントロールできます。大事な情報が漏れる心配が減り、安心してビジネスを進められます。

• 権限設定で情報を守る：ファイルやフォルダーごとに、閲覧・編集権限を設定できます。大切な情報を正しい人だけが見られるように管理しましょう。

同じフォルダ内でも特定の人にしかこのフォルダを見せないってこともできます。　

このように、Sharepointは情報のカオスを整理し、セキュリティを確保することで、ビジネスの効率と安全性を格段に向上させてくれるんです。

プロジェクト管理と追跡

もう、タスクが漏れることはありません
プロジェクトを管理する上で最も難しいのは、全てのタスクが予定通りに進んでいるかを把握し、チーム全員が同じ目標に向かっているかを確認することですよね。Sharepointは、この大変な仕事をずっと簡単にしてくれます。

• タスク管理が直感的に：Sharepointを使えば、プロジェクトに関連するタスクを簡単に割り当て、追跡できます。進行中の作業、完了したタスク、これから取り組むべきことが一目でわかるので、プロジェクトの進行状況をリアルタイムでチェックできます。

• 進捗状況を一目で確認：カスタマイズ可能なダッシュボードを活用して、プロジェクトのキーメトリクスを視覚的に表示させることができます。これで、どのプロジェクトが順調で、どれが少しサポートが必要か、チーム全体で共有できるようになります。

統合と拡張性

チームを一つにまとめる
プロジェクト管理の真髄は、ただタスクを追跡するだけではありません。チームが一丸となって目標に向かっている感覚を育むことも大切です。Sharepointは、チームメンバーが互いに協力し、支援し合える環境を作り出します。

• コミュニケーションが活発に：プロジェクトに関する議論やアイデアの共有が、Sharepoint内で自然に行われます。これにより、チームメンバー間の絆が深まり、より生産的な作業が可能になります。

Sharepointを活用することで、プロジェクト管理がただの「管理」でなく、「チームとしての成長」につながるんです。これこそが、Sharepointを使う最大の魅力の一つです。

あなたのビジネスツール、ここに集結

ビジネスを運営する上で、さまざまなツールやアプリケーションを使いこなすことは必須ですが、それらがバラバラになってしまうと、逆に作業の効率を下げてしまうことも。ここで、Sharepointの見せ場があります。Microsoft 365とのシームレスな統合はもちろんのこと、サードパーティ製のアプリケーションとも連携できるんです。これにより、作業環境が一つのプラットフォーム上で完結し、日々の作業効率が飛躍的に向上します。

• Microsoft 365との統合：Word、Excel、PowerPointといったお馴染みのアプリケーションとシームレスに連携。ドキュメント作成から共有まで、スムーズに行えます。

• サードパーティアプリとの連携：Sharepointは開放的なプラットフォームなので、必要に応じて他のツールを組み込むことが可能。これにより、特定のニーズに合わせてカスタマイズできるのが大きな魅力です。

コスト削減とROI

初期投資を超える価値

ビジネスツールの導入を考える際、コストは避けて通れない重要な要素です。Sharepointは、初期投資以上の価値を提供してくれるツールです。その秘密は、プロセスの効率化、生産性の向上、そして長期的な視点でのコスト削減にあります。

• プロセスの効率化：Sharepointを利用することで、手作業による時間の浪費を減らし、業務プロセスを自動化できます。これにより、従業員がより価値の高い作業に集中できるようになります。

• 生産性の向上：情報の共有とアクセスが容易になることで、チーム全体の生産性が向上します。Sharepointは、情報が必要な時にすぐに手に入る環境を提供します。

長期的な視点で見るROI

• オンプレミスとクラウドの比較：オンプレミスのソリューションと比べて、Sharepoint Onlineは物理的なインフラストラクチャのコストが削減できます。また、クラウドベースであることで、システムのメンテナンスやアップデートが簡単になり、追加のコスト削減が見込めます。

• ビジネスへの長期的な利益：Sharepointの柔軟性と拡張性は、ビジネスが成長し続ける中で、常に最適なワークフローを保つことを可能にします。これにより、長期的に見て、ビジネスの効率と生産性を維持し、コストを最小限に抑えることができます。

Sharepointの導入は、単に今日の業務を助けるだけでなく、将来のビジネス成長を見据えた投資と言えるでしょう。初期投資を超える価値を長期的に享受することが可能です。

実際の使用例とケーススタディ

さまざまな業界でのSharepoint活用事例を調べてみました。

• 製造業：製品開発のプロジェクト管理にSharepointを使用。設計ドキュメントの共有、進捗状況の追跡、コラボレーションを強化し、開発サイクルを短縮。

• 小売業：店舗運営の効率化のためにSharepointを導入。販売データの分析レポート共有、在庫管理の自動化、従業員間の情報共有を容易にし、顧客サービスを向上。

• 教育機関：学内のコミュニケーションと協働を促進。教材の共有、授業計画の協議、学生とのコミュニケーションツールとして活用し、教育品質の向上を実現。

私の会社は入手するまでは、社内サーバーを利用しており、毎回様々な苦労がありましたが、SharePointにしてから業務が非常に改善して、業務効率がぐっとあがりました！

クラウドサービスって何かわからないって感じで怖かったりするかもしれないですが、いざやってみると意外と困らなくできちゃいます。

今回は私がSharePoint導入してみて感じたメリットを紹介しました。　

今後もDX化を進めていきます♪