フルリモート社員はフルリモで入社手続きできる？
ご覧いただきありがとうございます。
私は100人程度のスタートアップ企業で人事・労務管理を担当しています。
事業の社会への浸透を目指す方のバックオフィスをアシストするのが自身の目標です。
そのためにこのnoteでは少しでも役立つ情報の発信を目指します！
フルリモート社員の入社手続きの必要性
当社でもフルリモートで働く社員を募集しています。
その方に内定をお出しする時、よく質問を受けるのが、「入社初日は本社に出社が必要ですか？」という内容になります。
個人的には、遠方の方は仕方がないとしても、近隣の方は、直接ご挨拶できればと思うのですが、その感覚も変わっている気がしています。
仕事がオンラインでできる以上、始まりもオンラインが会社と社員の距離の取り方として、適切なのかなと思ってきています。
そのため、当社でも、内定受諾から入社手続き、オンボーディングまでをリモートで対応できるようにいたしました。
その内容についてご紹介できればと思います。
オンラインでの入社手続き
必要なリストを並べ、それぞれでオンラインで対応するように整理します。
①回収するもの
・本人情報
・マイナンバー
・被扶養者情報
・雇用保険の被保険者証
・前職の源泉徴収票
・健康診断結果（直近３か月以内）
・口座の写し
・緊急連絡先（身元保証人）
②同意を得るもの
・雇用契約書
・機密保持、守秘義務の誓約書
・反社会的勢力排除に関する誓約書
・WEBでの写真利用の同意書
③会社での手続き
・社会保険（年金事務所・健康保険）
・雇用保険
・所得税
・住民税
オンラインで入社手続きをするためには、③会社での手続き以外の①回収するもの、②同意を得るものについて、対面でなく、オンライン上で本人からの資料提供や同意を行っていただく必要があります。
そのため、これらをどのようにしたら、オンラインで手続きできるか考えます。
当社では、下記のように運用しています。
順番に解説いたします。
回収方法について
●本人情報、マイナンバー、被扶養者情報
マネーフォワードマイナンバーというクラウドシステムを利用しています。
マイナンバーや免許書などの本人確認書類を内定者本人がシステム内に入力します。
担当者は、システム内で応募者への記入依頼の処理をすると、マネーフォワードより、自動で入力用のURLが応募者へ送付されます。
マイナンバーの登録の際に、担当者が手打ちをすることがないので、番号の打ち間違いをさけることができます。
また、扶養者のマイナンバーや情報も同時に入力できるように、応募者に登録を依頼できるため、本人と扶養者の情報を同時に集めることができます。
●雇用保険被保険者証
本人が前職で持っているものについて、メールで依頼して、画像やＰＤＦで回収します。
当社での雇用保険の手続き上、被保険者証番号がわかればよいため、原本の回収は不要としています。
●前職の源泉徴収票
こちらも本人がもっているものを画像やPDF等でメールで送付いただきます。
扶養人数の確認や年末調整での添付資料として用いることができれば大丈夫ですので、原本の回収は不要としています。
●健康診断結果
入社する社員がいる場合は、会社側に健康診断を受けさせる義務があります。ただし、入社する社員が直近の３か月以内に前職等で健康診断を受けている場合は、会社での実施を省略することができます。
そのため、結果を持っているか確認し、持っている場合は、PDF等で送付いただきます。
●口座の写し
本人口座へ振り込むための資料です。こちらも画像等でいただきます。
●雇用契約書
マネーフォワード契約という電子契約のシステムを利用しています。
本人への確認や署名の依頼を電子で行うことができます。
印刷した資料を保管しなくて済むため、担当者のリモート勤務にも適しています。
●各種誓約書
入社時には、会社により、機密保持や倫理規定など、各種誓約書を社員の方に記載いただくケースがあると思います。
それぞれについて、当社ではGoogleフォームを利用しています。
まとめ
コロナの影響も落ち着いてきており、出社をする方も増えてきていると思います。
一方、やはり週に数回はリモートワークがあると、家庭と仕事の両立にも適しているのではないでしょうか？
その際に、「出社しないといけない業務」が少しでも減っていると、各社員が柔軟に働くことができ、仕事へのモチベーションもあがるのではないかと思っています。
ご覧いただきありがとうございます！
このnoteでは、起業をされたり、これから事業の推進に取り組みたい方に、管理業務やマネージメント、モチベーションの向上などの組織運営について、情報を発信できる場にできればと思います。
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