業務設計の必要性

私は企業の中で業務設計をする役割を担っています。
しかし社内でも認知されていないことも多いです。

ビジネスの成功は多くの要因によって形成されます。
自分が担当しているからかもしれないですが、その中に「業務設計」も必要だと私は考えいます。
認知度や重要度に対してに疑問に思う部分もあり、本記事では業務設計の必要性を考えます。

業務設計とは

「業務設計」とは、業務の目的に対して実現する適切な手段を考えて、運用開始できるところまでを検討する取り組みだと私は考えています。
業務プロセスを考えたり、プロセスに必要なツールの導入、運用者へ作業内容のインプットなど多岐にわたります。

そもそも「業務設計」という言葉が明確に定義されているわけではないので、私の考える業務設計の定義については今後記事に書きたいと思っています。

業務設計の現状

多くの企業では業務設計の役割はなく、企画担当者が直接業務を組み立てています。このアプローチは短期的には機能するかもしれませんが、長期的には運用の難しさや効率の悪さを招き、企業の利益を損なう可能性があります。例えば、プロジェクトの各段階での手動の介入が必要な場合、作業の忘れや遅延が生じやすく、これがリスクやコストの増大につながります。

業務設計の重要性

ビジネスの目的は、顧客の問題を解決し、売上を上げて利益を得ることです。

このプロセスを効率的かつ持続可能な方法で行うためには業務設計が重要だと感じています。適切な業務設計によって運用コストの削減、生産性の向上が期待できます。また、適切な業務設計は、将来の変更や拡張の基盤となり、企業が柔軟に市場の変化に対応できるようにします。

業務設計を適切に行うことで、企業は以下のような多くのメリットを得られます。

• 効率性の向上： プロセスが自動化され、手作業によるエラーが減少します。

• コスト削減： 不必要な作業が排除され、運用コストが低下します。

• リスク管理： 事前に潜在的な問題を特定し、対策を講じることができます。

• 顧客満足度の向上： スムーズなサービス提供が可能となり、顧客体験が向上します。

業務設計の取り入れるタイミング

一度業務が動き始めるとあとから変更することは困難です。
BPRプロジェクトが検討ストップしたり、リリースしたけど想定した効果がでなくて逆にトラブルが発生するといったことをこれまでみてきました。

そう考えると企画と業務設計は初期の段階でセットで考えるべきです。初期段階での適切な業務設計は、後々の運用コストの削減やリスクの軽減につながります。
また、業務設計を通じて、プロジェクトの目標達成に必要なリソースや時間、コストを正確に見積もることができます。

まとめ

ビジネスには多くの要素が絡み合いますが、「業務設計」の重要性は見過ごされがちです。
適切な業務設計により、目的達成のための効率的な手段を見つけ出し、運用コストの削減といった多くのメリットを得られます。しかし、多くの企業では業務設計の役割が不明確で、企画担当者が直接業務を組み立てることが多いのが現状です。このアプローチは長期的に見ると運用の難しさや効率の悪さを引き起こし企業の利益を損なうリスクがあると考えています。
今後、業務設計が認知され、必要性が増していくことを願ってます。