【PTA】3月末までに今年度の決算と監査を完了させてみた

どうも、イリエモンです。

いままでPTA活動をしたことがないのに、今年度から都内の公立中学校でPTA会長をしています。

PTAのアレコレをこのnoteで報告します。

この記事に書いていることは「PTAの会計を3月下旬に締めて3月末までに会計監査を終えた話」です。

年度を超えての活動を減らせられないか

昨年4月のこと、イリエモンが会長になったばかりのPTA室では、2年目の会計を引き受けていただいた役員さんが中心となり、前年度(2022年度)の会計の締めと監査の作業が進んでいました。

当時の会計報告の書式には、退任した前年度の会長や、異動になった副校長の署名捺印欄がありました。

会計さんは企業の経営企画部門にいらっしゃるとのことでテキパキと事前準備をされており、前年度の副校長に捺印してもらう段取りや、夕方に前年度の会長に会ってサインしてもらうところまで完璧でした。

ただ、年度を超えて前年度の役員に活動をお願いするのは当人にとっても負担でしょうし、保護者の卒業や転居・教職員の異動もあるなかで、なるべく役員の任期となる年度内に監査までの活動を終えた方が良さそうに感じました。

そこで、今年度(2023年度)は運用的に3月末までに会計の締めと監査までを終わらせられるか、試すことにしました。

今年度は3月末までに会計と会計監査を完了

結果として、3月末までに会計監査までを終えることができました。

今年度3月に支出がありそうな項目は、

1. 学年代表委員の活動費

2. 卒対策委員の活動費

3. 慶弔費

です。

1.と2.の活動は副会長が2月頃からそれぞれの委員と話をして、卒業式がある3月下旬までに支出が完了するように調整してくれました。

3.については、もし3月下旬に発生があればその時点で対応することとしましたが、実際には慶弔行事はありませんでした。

委員の活動費は、会計さんが立替分の現金清算などを卒業式までに行ってくれ、決算書を作成してくれました。

そして3月下旬の土曜に、会長、副会長、会計、会計監査が集まって最終確認と監査を行い、副校長に説明をして監査書類一式をお渡し、学校側の確認をお願いしました。

規約と矛盾しない柔軟な運用を目指す

今年度は校長が3月末で退職されることが分かったため、年度内に監査を終えられたことで年度を超えてのやり取りが不要となり大変助かりました。

また、決算を取り纏めた会計さんはお子さんが卒業なので、こちらも年度を跨いで活動いただく必要もなくなりました。

お陰で決算と監査を今年度中に完了することができました。

一方、PTAの規約は以下のようになっていますので、3月31日までに発生する収支は「今年度」の会計に含めなくてはなりません。

第XX条　この会の会計年度は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終る。

当校PTAの規約

年度内に監査を終わらせることを規約上に表現するために、会計年度を「3月20日～翌年3月19日」などとすると、役員の任期とも合わなくなってしまい、これもまた矛盾が出そうです。

そのため、規約上の会計年度は4月1日～翌3月31日のままとし、3月31までに発生する収支を決算に含める前提で、運用としていったん3月下旬に締めと監査を仮実施する方法が落とし所かなと考えています。

このあたりは、結果として規約との矛盾がないよう柔軟に運用するところかなと思いました。

最後まで読んでいただきありがとうございました。では、またっ！