【PTA】「マ・メール」を使ってPTAからのお知らせメールを運用してみた
どうも、イリエモンです。
いままでPTA活動をしたことがないのに、今年度から都内の公立中学校でPTA
会長をしています。
PTAのアレコレをこのnoteで報告します。
この記事で書きたいことは「あらためて広報はコンテンツだと気づかされた話」です。
「マ・メール」というメール一斉配信システム
イリエモンのPTAでは、PTAからのお知らせをメールを使って配信しています。
年度当初に「マ・メール」というメールの一斉配信システムを導入しました。
4月に紙のおたよりを使ってマ・メール登録用のQRコードを配布し、保護者や教職員に登録してもらっています。
現在、会員のおよそ7割超に登録いただいています。
PTAからのお知らせをメールにした理由
メールを使って周知することにした一番の理由は「タイムリーにお知らせを配信できる」からです。
紙でお知らせを配る場合、原稿を学校側に事前確認してもらった上で、PTA室の印刷機で全校生徒＋教職員分を印刷し、クラスごとの必要枚数に分け、職員室前にあるポストに置く作業が必要です。
PTAが自前で配信システムを持てば、印刷や学校側のチェックのために学校へ行くことなくお知らせを配信することができます。
もちろん、学校側のチェックが嫌でメールの一斉配信をやっているわけではありません。このメールは教職員も受信しています。
実際のお知らせ配信は
イリエモンのPTAでは、以下のようにお知らせを配信しています。
月初に、先月の活動報告を配信しています。
随時、運動会の受付などの募集や、雑談会などのイベントの周知をしています。
配信しているメールのフォーマットは以下のイメージです。
／
〇〇中PTA事務局からのお知らせ [No.3X]
＼
■このお知らせの対象：保護者・教職員
■内容：1月の活動報告
◆12月の活動報告
<第4回PTA雑談会 (1/13)>
PTAの雑談会を中学校2Fの会議室にて開催しました。
当日はXX名の保護者が集まり、副校長先生と進路について懇談を…
(中略)
配布資料は下記のリンクをご覧ください。
https://drive.google.com/XXX
▼このお知らせやPTAに関するお問い合わせ：
お名前を添えて下記の〇〇中PTA事務局のアドレスまでお問合せください。
XXXX@gmail.com
▼PTA事務局からのメール配信を停止(登録解除)：
このメールに「退会」とご記入のうえ返信してください。
■バックナンバー
最新のメールの配信状況が、いつでも確認できるようになります。
https://xxxxx
マメールは、HTML形式には対応していませんので、テキスト形式のシンプルなフォーマットにしています。
メールでのお知らせを使ってみて
今年度は4月の終わりの初配信から1月末までに、31件のお知らせを配信しました。
今年度は運動会が大雨で平日に順延した際は、PTA行事の扱いや受付ボランティアの再募集について送ることができました。
また、雑談会などのイベントの時間や会場が急遽変更になった場合もすぐに周知をしています。
当初の狙いであった「タイムリーなお知らせ配信」を実現することができました。
一方、マ・メールに登録いただいている方は会員全体の7割程度のため、総会のお知らせなど全体に周知が必要な内容の場合は紙のおたよりを印刷して配りました。
全会員に登録してもらうことは難しいので、紙によるおたよりの配布も引き続き利用しています。
また、念のためレベルではありますが、メールのお知らせを印刷してPTA室前に掲示しています。
メールのお知らせは読まれているのか
知り合いの保護者に聞いたところ、ほとんどの方が紙よりもメールの方が隙間時間に読みやすいという回答をいただいています。
ただ、まだまだ改善は必要です。
先日はマ・メールから役員希望者のアンケートを配布したのですが、2週間後の締め切り前の時点で回答は数十件程度でした。その後、学校側の連絡メールより同様の配信をしてもらったところ、この2週間の回答数を超える回答者数が1日で集まって驚きました。
お知らせの媒体としての力はまだまだです。
他の例として、近隣の小学校のPTAでは「紙の方がお父さんにも読んでもらえる」という理由で紙のおたよりを使っていました。
イリエモンのところのマ・メールに登録いただいているお父さん(らしきお名前)は20名にも満たず、ジェンダーバランスというか保護者全体への訴求力も伸びしろがあります。
あとは、「読んで面白いメール」かですが、現状では事務連絡的な内容がメインになっており、こちらも工夫し甲斐があるところです。
内容が面白いから登録してみたいと思ってもらえるような内容が課題ですね。
紙からメールにしてタイムリーに効率よくお知らせができるようになりましたが、運用するとあらためて「中身(コンテンツ)」の重要性に気づかされました。
最後まで読んでいただきありがとうございました。では、またっ！
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