ZOOMとか　一人でもできる議事録の取り方

今更ながらですが、オンラインでの打合せが最近増えてきました。

複数でミーティングに参加する場合もあれば、こちらが一人だけでミーティングに参加するという状況も皆さんよくあるのではないでしょうか。

職業がら私の場合は、だいたい、初見ではじめましてのクライアントさんとの打合せが多いです。

時間は選びますが、場所は選ばないというのがオンライン打合せの良さですよね。

そんな時に、我が身に課せられる使命は、といったら大袈裟ですが、次の3つの事をやらざる負えなくなります。

1.しゃべる(いいなと思ってもらう)
2.書く(内容を忘れちゃいかん)
3.いい感じ(映っちゃうから印象とか)

45分から1時間の間のはじめましての機会に、最低でもこのあたりは押さえないといけないと思っています。

みなさんは、オンライン打合せどのようにされてますか。

今回は、ZOOMでもgoogleミートでも最近やってみて良かった議事録の取り方をご紹介します。

議事録とりますか？

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議事録とりませんという方ももちろんいると思います。ましてや、こちら側から一人で参加しているなら、自分でちゃんと記憶できればなんの問題も無いんだと思います。

誰かと複数人でシェアしたり、打合せの後に上司にちゃんと報告できれば、たぶん、問題ないでしょう。

しかし、ですよ。単発なら出来ます。私でも。では仮に、一日に3件、午前、午後、夕方と打合せがあったらどうでしょう。

それでも、スラスラ、サラサラとやってのけてしまう優秀なTHE会議マンは世の中にはいるでしょう。

私はダメです。数が増えるとちょっと混乱したり、どこか抜け漏れが出てしまいます。

にんげんだもの

議事録 誰にとってもらいますか？

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いや、まあ、二人以上いれば良いんですよ。そりゅあ、ねぇ。ウチにだって優秀な後輩がおりましてね。二人で打合せに出る時には、ちゃーんと何も言わずに、ZOOM閉じたら、数分後に「あ、これ今日の議事録です。一応」て、googleドキュメントのリンクがポーンと飛んでくるんですから。

そりゃ楽ですよ。そして、毎回、感謝してますよKくん。いつもありがとう。

と、いった場合はいいんです。

それは全体の2割くらいで、残りの8割はだいたい私一人か、または、わたしより上の上司or社長が一緒なので、そりゃ困ります。

そんな時に議事録があった方がいいか、無い方がいいかと言ったら聞くまでもありませんね。

誰が議事録とるか、誰でしょう。私、ですよね。

そんな時に思いついたのです。

画面録画くんにまずは頼もう

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そうだ、京都に行こう！そんな風に現実逃避が出来たら苦労はありません。

もちろん、京都には行けませんし、仕事はしないといけません。はて、どうしよう。

オンラインの利点に気付きました。画面に映ってるという事は、メリットなんじゃないかと。

えーい、録画してしまえい！これで内容を聞きとりながら書くという行為は軽減されました。

これは皆さんもやってるかもしれません。

デメリットは、録画してもいいですか？と聞くこと。これはこれでいいですし、みんな優しいから嫌とは言わないんですが、私はなんか、あのZOOMでいう「レコーディングスタート」というTHE機械音声が嫌いです。

声は悪くないし、最近は合成音声にも慣れました。きっと嫌ななのは、録画するぞ！いいな！と言ったあの上から目線と冷たいしゃべり方です。

私も大人なので、先方に録画してもいいですか？と聞かれると、いいですよ。と笑顔で答えます。でも、次の瞬間あの声を聞いて、内心ちょっと嫌な気分になります。

ZOOMさん、あれ変えてください。もし、あの声が関西弁で録画したろか、ええやろ。という感じに変わったら、私の答えは、え〜で〜です。

さて、その辺は個人差なのですが、画面録画にはもうひとつデメリットがあります。

報告に向かないんです。あと、データ容量も食います。上司に録画したデータを渡した事はあります。たぶん、見てません。

見たかも知れなくても早回しか、二倍速です。ちょいちょいっとスキップしながら見て、まあ、あいつが内容把握してるだろうから、こっちは雰囲気わかった。オッケーてな感じです。

まあ、それでもいいんですよ。報告はしたんだから。でも、動画の容量は食うし、見返すときもどの辺であの話ししてたっけなんて、再生バーが行ったり来たりなんです。

画面録画は優秀です。でも、これだけでは必要十分条件は満たさないのでした。

音声入力くんに頼もう

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そんな中で思いついたのが、googleドキュメントの音声ツールです。いわゆる、動画も含めた音声を文字起こししてくれる機能です。

ここまで、茶番で引っ張ってソレかよと思う方はそれでも結構です。

私は思いついた時、これだ！と思いましたし、現に便利です。

音声の文字起こしの精度も上がりましたし、オンラインだとだいたい相手もパソコンの前なので、音声もそれなりにマイクが拾っています。

打合せというんだから、相手も静かな場所にいがちですし、ノイズが少なければ、音声認識の精度もある程度保てます。

そして、googleドキュメントも結構早いです。だいたいしゃべりの速度と同等のタイピングスキルで文字化してくれます。

少なくとも寿司打(タイピング練習ソフト)で低い得点しか出せないブラインドタッチのできない私よりはめちゃめちゃ早いです。

そんなわけで、録画した打合せのデータを再生して、音声入力しちゃえば、一人オンライン打合せでも議事録が取れるというわけです。

画面録画くんと音声入力くんという優秀な助手を二人雇えば、解決です。どちらもうまくやれば無料で手伝ってくれます。

だから、たまにはお礼を言いましょう。

そして、実時間の45分が音声入力にかかるなら、山田くんソレ、一枚持ってってという感じで、動画を再生して読み込んでもらいながら、私は別の作業をすれば良いのです。

具体的には、動画を再生できる準備をして(PCのマイクの設定はお忘れなく)次に、新規googleドキュメントを開いて、「ツール」から「音声入力」、「マイクのボタン」をクリック。後は動画を再生して動画の終わりと文字起こしの完了を待つだけです。

精度はあがりますたが、もちろん、誤字脱字、聞き間違いはあります。それでもだいたい意味はわかります。記録のためなら充分です。

いわんや、自分がオンラインで話しながら書き殴った紙のメモより数倍解読が容易です。
私の場合、メモは会議直後に見直さないと解読できません、直後は頭で覚えているので読めますが、後日読むと紙の上のミミズのような線からは意味を読み解けません。

その点、文字起こしならだいたい意味がわかるし、間違ってる箇所は録音状態か滑舌が悪かったのだと納得ができるし、たまにある聞き間違いは機械のせいじゃないので、思わぬ変換ミスなんかでクスッと笑えたりして、心がホッと落ちつきます。

○ 洗濯物取り込んできました　
× 洗濯物と離婚できました

どうでしょう、なごみませんか？

その辺は人間もまだまだ、AIにも負けていないので前後の文脈で、こんなミスは笑って過ごせる大人の上司になりたいです。

Z世代を超えたAI部下の画面録画くんと音声入力くんと仲良くやっていくには、そういう視点も必要なのかも知れません。

そんなわかで、私なりの一人議事録を取る方法をお伝えしました。

メリットのおさらい

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というわけで、ここまで読んでいただいた方は、もう立派な、ぼっちオンライン打合せマスターです。

一人議事録の場合のメリットをおさらいしておきます。

1.手動入力の手間が省ける
2.会話に集中できる
3.テキストにしたら容量を減らせる
4.情報共有がしやすい
5.勝手に進めてくれる

です。

皆さんも機会があれば、試してみてはいかがでしょうか。

ちなみに、弊社でもドキュメンタリー要素のある動画制作の場合は、インタビューの部分だけ事前に文字起こしをして、OK、NGを精査したり、言い間違え部分をさがしたりします。

プレミアやブリューなんかの文字起こし機能を使いながらテキストに落としたり、テロップにしたりしてもいいんですが、ドキュメンタリーなどは素材の尺が長くなりがちなので、編集前に素材のクリップごとに文字化してしまうのも一つの手です。

文字化して俯瞰で全体像をみることで、あのテイクのあそことあそこのOK部分をつなごう。あそこでいい間違ったところは、インサートで別の映像を繋いで、その分話の結論まで一気に会話を飛ばそうなんていうように、構成がしやすくなります。特に会話ベースの動画の構成を考える時には役立ちます。

そんなわけで、今回は一人文字起こしの方法についてお伝えしました。

noteの記事を書くときでも、例えば活用できる方法かも知れませんので、皆さんも取り入れてみてはいかがでしょうか。