どんなタスクをタスクシュートに作る？
はじめに
最近、タスクシュート協会理事のjMatsuzakiさんの著書（同じ理事の佐々木正悟さんが共著）が、2月19日に発売されるということで楽しみにしているやまもとです!!
とても素晴らしい予約特典もありますので、
ぜひお薦めします!!
さて、今回は、
タスクシュートで自分なりに工夫して
タスクを登録するときに迷う点について、
「迷う自由がある」という意味で、
・どんな準備タスクでも設けられる自由
・どれくらいの粒度のタスクでも作成できる自由
・どんなタスク名でもつけられる自由
について記事にしました。
例として、
先日、シャワーを使っていて
お湯の出が弱くなったため
温水器を修理した案件で
説明します。
１．どんな準備タスクでも設けられる自由
私は温水器の修理当日、
タスクシュートでプラン作成時に
「特に準備タスクを作る必要はない」
と思ってました。
なぜかというと
すべて業者まかせで
やってもらえると
思い込んでいたからです。
ただやってもらうのを
みて、お金を払って
終わりみたいな。
ところが実際は、
事前に機器の周辺を
掃除したり、
置いてあるモノを
邪魔にならないところへ
退避したり、色々準備が
必要でした。
こういうことは
プラン作成時には
わからず、直前に
わかるものなのです。
また、
工事については、
業者の都合で
当日10時頃になるまでは
何時に始まるのかわからない、
機器の状況を調査してみないと
費用もどれだけかかるかわからない、
という案件だったんです。
というわけで
私は
業者任せでいいという思い込みと、
業者都合でどうなるかわからない
事柄が多いという事で、
無意識のうちに
準備タスクは不要という
判断をしていました。
実際作成したタスクは、
「温水器工事」
というタスクを１つだけ
120分の見積時間で
10時頃に作成しただけでした。
こういった条件の案件は、
細かいタスクを作るよりは、
案件名で長めの時間を見積もった、
ざっくりしたタスクを作って
進めるしかないと考えていました。
前回の案件「健康診断」は
外出するイベントでしたが
今回の「温水器修理」は
外出しません。
外出すると
忘れ物のリスクがありますが
今回はすべて実家の中で完結する内容
だったのでアクシデントが
発生しなかったのかもしれないと
感じました。
しかしながら、
準備タスクの要不要は
外出するしないだけで
決まるものではありません。
例えば
在宅勤務でおこなう
WEB会議などでは
準備タスクを作って
ネットやアプリの状況を
確認しておかないと
通信不良によって
会議が中断してしまう
リスクが高まりますよね。。
なかなか
「このタスクは準備不要だ」
と判断するのは難しいですね。
このあたりは
引き続き試行錯誤していきます。
２．どれくらいの粒度のタスクでも作成できる自由
一日の終わりに
記録されたログをみると
タスク名は「温水器工事」で
①②③のタイミングで
計３回、同じタスクを実行していました。
①工事前：温水器周辺のものを退避
②工事中：工事立ち会い
状況説明、原因と対応、再発時対応手順ヒアリング。
料金支払い。
③工事後：退避したものを元に戻す
振り返ると、①から③のタスクは、
事前に3つに分けられました。
でも実際は、
ざっくりしたタスクを1つ「温水器工事」
を作っただけでした。
後から振り返ると、
影響は特にありませんでしたので
分けずに進めても
問題ないんだと感じました。
でも
「じゃあどんな時、
このタスクは分けるべきだ
と判断するのか」
については
これだというのが難しいです。
強いて言えば
「自分がやりやすい粒度にする」
ということでしょうか。。
このあたりも
引き続き試行錯誤していきます。
３．どんなタスク名でもつけられる自由
ここまで例にしてきた
「温水器工事」はとても
タスク名がつけやすかったです。
ここからはタスク名がつけにくい
タスクについてみていきます。
私は普段、
「メールチェック」や「ブログ確認」という
タスクを作って実行します。
実行時、
毎回やってることが微妙に違います。
「メールチェック」していたら、
いつのまにか1つのメールに
集中していたり、「自分のブログ
を確認」していたら、
いつのまにか他の人のブログを
読み込んでいたり、、
もう少し具体的な名前で
「Youtube」や「Tiktok」という
タスクを作って実行したことも
ありますが、今はほとんど使ってません。
今、
「Youtube」や「Tiktok」などの
動画やSNSは、「メールチェック」の
タイミングでみています。
なかなか
自分のやっていることに適切なタスク名を
つけるのってセンスが必要だと感じます。
でもちゃぶ台を返すようですが
あまり困ってなくて。。。
適当なタスク名でも
快適に過ごせているので
問題ないといえばないですね(^▽^)/
重要なのは
タスク実行中に
快適に過ごせているか、
豊かな時間を過ごせているか
ということなので。。。
おわりに
今回は、
私の実家で対応した温水器工事を振り返り、
どのようにタスクシュートで実行したかを書いて
タスクを作成する時の自由さについて
記事にしてみました。
突発的に発生したタスクは
その時のフィーリングで
タスクに名前を付けて実行するで
いいとおもいます。
でも、
予めプラン作成時に登録するタスクは、
名付けるセンス、細分化するセンス、
準備タスクを設けるセンスなど、
自由にできるため、自分なりの最適解を
試行錯誤する楽しみがあるんだと気づきました。
参考になれば幸いです！！
付録．今回のプロジェクトノート
今回の温水器工事という案件は、
日をまたいで進捗を確認しながら
進めていくことが必要な案件であるため
プロジェクトノートを作成して対応しました。
私は、
プロジェクトノートとして使っているNotionを、
領収書など、記録に残したほうがいい
書類や写真を保管する場所としても
使っています。
今回もタスクシュートからプロジェクトノートへ
実行結果を「棚あげ」するタイミングで
後で記録に残した方がいい情報も
記録しておきました。
※ルーチン化は、特に周期的に発生するタスクではないため必要ないと考えました。
※レシピ作成つまり、後で同じように実行できるように手順書をつくる事は必要ないと感じました。
タスクシュートについて
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