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手探り技術広報1年目の記録

honchang

こんにちは。株式会社Helpfeelのhonchangです。2023年の3月に開催されたYAPC::Kyotoの前日祭で「スポンサーブース担当レベル1からの足跡」というタイトルでLTをさせていただきました。その時に「最初は何にも考えずにとりあえずでやっていたけど、今は色々狙い所を考えてブースを作っているよ！」という話をしたのですが、そこからさらに10ヶ月近い月日が経った今改めて振り返ってみようと思います。

書き忘れましたがこれは技術広報 Advent Calendar 2023 Day8の記事です。なんと同日公開で会社でやっているアドベントカレンダーも書きました。よかったら読んでください。「Helpfeelの採用担当って何するの？」


自己紹介

初めての人もいると思うので簡単に自己紹介をします。
株式会社Helpfeelで採用担当という立場にいるhonchangです。関西からフルリモートで就業しており、時々イベント会場に出没しています。
採用と技術広報の業務割合が直近4:10くらいまできていましたが、なんとか持ち直してきたところです。
ちなみに社内に「技術広報」というポジションは今のところないので勝手に自称しているだけだったりします。

ちょっと自信がついてきた1月〜3月

2023年1月〜3月は自分なりにスポンサーの方向性やどういった見せ方をしていくか、という思考が身についてきた時期でした。
特に3月に開催された言語処理学会では、技術要素をまとめたポスターなどを作成したり、学術要素をまとめたりと、それまでのスポンサーブースではあまり取り組んでいなかったことにも挑戦しました。

  • 「誰」にアプローチしたいのかを明確にした

    • エンジニアに対し、技術的な情報をまとめた冊子をお渡しすることで弊社のエンジニア組織と技術それぞれに興味を持っていただけるよう準備しました

  • 参加するイベントと弊社のアピールポイントを整理して見せ方を検討した

    • 学会に参加する際はその学会に関連した技術的要素をまとめるなどしました

  • アイキャッチになるものを準備できた

    • A0のポスターを背面に掲示し、遠目からでも「掲示されている」ということが見えるように

過去からのプレッシャーに苛まれた4月〜6月

この季節にあるイベントといえば、そう、RubyKaigiですね。今年、弊社は会場4階にハックスペースを作らせていただきました。
ハックスペースに関して、弊社は2019年の福岡開催時にもハックスペーススポンサーとして電源と休憩コーナーを提供していました。
社内外問わず、この記憶が残っていたこともあり
「2019年のクォリティは担保しつつ、設営撤収含めミスなく進めなければならない」というプレッシャーが重たくのしかかっていました。
Ruby Kaigiでハックスペースを作った時の取り組みはRubyKaigi2023のまとめの方をお読みいただけますと幸いです。

自社Tech Confにかかりきりだった7月〜9月

株式会社Helpfeelは8月にHelpfeel Tech Conf 2023 Summerを開催しました。
準備スタートが5月後半という、某Tech Confマスターが聞いたら呆れそうな準備期間で会場選定/登壇内容確定/登壇者調整/ノベルティ、グッズ制作/告知/スタッフ準備などをこなしました。
弊社にはありがたいことにカンファレンススタッフ慣れしたメンバーが在籍しているので、裏方の動きなどはほぼそのメンバーにお任せしつつ、私は全体準備の進行を行なっていた形となります。
合間に技術広報の集いが挟まったり、8月末、9月前半の協賛イベントの準備も並行して行なったりと、今思い返すとそれ以外の業務って何やってたっけ？となる程度にイベント準備にかかりきりでした。
Helpfeel Tech Conf 2023 SummerについてはYoutubeにてアーカイブを公開中です。

怒涛すぎてこれまで培ってきた何もかもを無にした10月〜11月

そうしてやってきたカンファレンスの秋。
「秋はイベントいっぱいあるよ」と事前に聞いてはいたものの、ここまでとは思っていませんでした。
弊社がこの秋参加したイベントは下記です。

  • PyCon

  • Kaigi on rails

  • Product Leaders 

  • RubyWorld Conference

  • アクセシビリティカンファレンス福岡

  • JSConf

  • 技術書博覧会

  • PM Conf

  • WISS

上記に加え他社コラボイベント、勉強会などが4件ほど加わりました。
こうなってくると何が大変かというと

  • ノベルティの残数管理ができておらず、発注が間に合わない

  • どこのイベント会場にどのグッズを送付したか把握しきれない

  • 返送された荷物をオフィスで受け取り、その2時間後に詰め直して発送する作業が発生

  • 着払いの建て替えでお財布パニック

  • 自分が行かないイベントの設営、返送マニュアルの作成、送り状用意

細々した対応が必要になり、これまでスポンサーをする中で分かりかけていたブースの見せ方を全部ふっとばしてしまって、とりあえず形ができれば良い、という状態になっていました。
その結果、背面パネルやロールアップスクリーンの準備が間に合わず。遠目から見たときにアイキャッチになるものがない、という状態でした。
苦肉の策で100均のワイヤーネットなどで高さを出したり、ダンボールの切れ端で台座を作ってなんとか目立たせようとしましたが、やはり他社に比べると見劣りする状態でした。
1月〜3月の頃にはできていたことが、忙しさにかまけて疎かになっていたと実感しています。

そして、パッケージへ、12月

11月のラッシュでぼろぼろになった私をみかねたデザイナーakikoyさんとエンジニアpastakさんが「パッケージ化してしまおう」と提案してくれて、ブースセットパッケージ化計画がスタートしました。
松竹梅に分けて準備物をセットしておくイメージです。
ノベルティの種類などは適宜変更が入りますが、ベースのグッズ（テーブルクロスやバックパネル、ロールアップバナーなど）は毎回持っていくセットを作っておくことにしました。
こちらの計画は現在進行中で、出来上がってしまえば来年は楽になるはずです。

まとめ

YAPC::KyotoでLTを行ったのが技術広報っぽい業務を始めて半年くらいというタイミングで、少しずつ慣れてきた！という時でした。
本当ならそこから順調にレベルが上がって、12月にはレベル20くらいになっていたはずでした（レベル20あったら遊び人でも賢者になれるのに）
振り返ってみると自分のレベルはあの時から5くらいしか上がってなさそうです。
でも経験値はいっぱい積めました。来年はもっと余裕を持って、かつ立ち寄ってみようと思える、来訪してもらって記憶に残るようなブース作りをしていきたいと思います。

ぜひ来年もいろんなイベントでお会いしましょう！！！
ブース作る上での苦労話できる仲間はいつでも募集中です！！！！！


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