【求人】服部国際奨学財団事務局員募集【業務内容・職場環境の紹介】

2023年12月26日 20:22

服部国際奨学財団は、優秀な大学生・大学院生に対して、国籍や研究分野を問わず、月額10万円の給付型奨学金による修学研究支援を行う公益財団法人です。毎年新規奨学生を採用し、さまざまな行事・イベントを運営している当財団では、それらに関わる業務全般を担う機関として "服部国際奨学財団事務局" が置かれています。
この度、奨学生支援のさらなる充実化と円滑化を目指し、2023年12月より事務局員求人募集を開始しました。そこで今回は、奨学生を支える "事務局" の仕事にフォーカスし、業務内容や職場環境について取りあげます。
なお、要項等の詳細については採用特設LPをご覧ください。

事務局の仕事

奨学生対応・サポート

業務のメインは、奨学生の対応とサポートです。奨学生が毎月記入するレポートや、イベントの感想文を読み込むほか、個人面談やイベント等で直接会って話したりすることで、学生が日々どのように過ごしているか、悩みを抱えていないかなど、提出物や活動を通して学生を見守ります。

奨学生をデータで管理するというより、もっと身近な距離感で、一人ひとりが学業や研究に専念できるよう、学生と事務局員の心を通わせながら、思いやりの行き届いたサポート対応を心がけています。

奨学生OBOGの対応・サポート

大学・大学院に通う現役奨学生だけではなく、OBOGとの継続したつながりが強いことも、服部国際奨学財団の特徴のひとつです。事務局員として、OBOGイベントの企画・運営を担いながら彼らの活躍を把握することで、現役奨学生とどのような接点が持てそうか、どのような交流の場があれば奨学生の進路決定の一助になるかを考えます。

2023年末現在、服部国際奨学財団のOBOGは計676名。今後どんどん増えていくOBOGとつながりを持ち続けることは、奨学生にとっても先輩のたくましい背中を見るきっかけとなり、数多くの社会人とのつながりを生む大切な機会となるはずです。

行事やイベントの企画・運営

服部国際奨学財団では、年間を通してさまざまな行事やイベントを開催しています。服部奨学金授与式、研修旅行、文化講演会、修了式といった公式行事のほか、研究発表会や各種セミナー、勉強会などの企画・運営を、奨学生やOGOBと手を取り合いながら進めます。留学フェアや就活説明会など、奨学生が主催するイベントのアシストを行う機会も多いです。

事務局所在地である名古屋市の魅力を再発見するイベントから、日常的には触れる機会の少ないアートや伝統文化の体験まで、多彩な行事やイベントを通して、奨学生はさまざまな経験を積み、社会人として羽ばたいていくための教養を深めます。

そのほかの事務・庶務作業

来客対応や電話対応、書類の管理や保管、郵便・宅配の受付や発送業務といった、事務・庶務作業も中心業務のひとつです。また、年数回開催する理事会や評議員会の資料作成や運営も行います。奨学金の振込データ作成や会計ソフトの入力といった、経理関連業務を担当する事務局員もいます。

また、事務局で年1回発行している機関誌の作成に関わることもあります。そのほか、イベントや業務にかかわる物品調達など、時期によってさまざまな業務に関わる機会があります。

業務にはMacを使用しており、Slack、Google Workspace、kintoneなども活用します（Microsoftは使用しません）。Macの操作に不安がある人でも、過去にiPhoneやiPadを触ったことがあれば、きっとすぐに慣れて使いこなせるようになると思います。

オフィス環境

エントランス

1~2階が吹き抜けになっており、多くの光が差し込む気持ちのいい空間になっています。階段横のグリーンも爽やかで、開放感のあふれるエントランスです。休憩ソファのほか、応接テーブルも。

ワーキングスペース

平時の業務を執り行うスペースです。個々の机は電動昇降式になっており、好みの高さに調節可能。立って作業することもできます。オンラインミーティング用の個室も完備。

応接スペース

中２階には一枚板のテーブルを置き、応接スペースとして利用しています。来客のない日は、ここで作業を進めている事務局員も。

交流ラウンジ

２階には、事務局内の全体ミーティングや、奨学生へのガイダンス、各種交流イベントなどを開催する、広々としたラウンジスペースが設けられています。人数や目的に応じてテーブルとイスをレイアウトでき、様々な用途で活用可能。ランチタイムの休憩スペースにもなっています。

アイランドキッチン

２階で一際目を引くアイランドキッチン。冷蔵庫や、電子レンジ、湯沸かしポットのほか、トースターも用意されているので、ランチにパンを焼いて食べることもできます。また、デロンギ社のコーヒーメーカーも設置しているので、挽きたてのコーヒーをいつでも自由に楽しめます。

イベントの際は、オードブルやケーキを並べたり、奨学生が料理やお菓子を作ったりと、食を通じた交流の場として利用しています。

ミーティングルーム

事務局内の比較的小規模なミーティングや、来客との会談、取引先との打ち合わせ等に利用する小会議室です。

カンファレンスルーム

事務局内の重要な全体会議や、服部奨学金面接選考の際に利用する大会議室です。

おわりに─求める人材

最後に、弊所が求める人材について、採用担当者である事務局長・米山からのメッセージを紹介します。

奨学生を支えるこの仕事は、究極の裏方仕事だと思います。
人の成長を、心から支えることができる人、そしてそれを心から喜べる人が、この仕事に向いていると思っていますし、実際にそこに喜びややりがいを感じて輝いている事務局員が、財団を力強く支えてくれています。

でもそれは、自分を犠牲にすることとは違います。人を支える仕事ではありますが、どんな時でもそこにはぜひ「あなた」がいてほしい。私はそう、強く思っています。

興味のある分野や、得意なことを発揮しながら、これまで触れてこなかったことにもぜひ、果敢にチャレンジしてください。たくさんの人と関わり、多角的な視野を手に入れることで、自分自身のキャリアアップにもきっとつながるはずです。
職員の中には、学業と両立している人や、副業を持つ人、ボランティアや趣味の時間をしっかり確保しながらうまく働いている人もたくさんいます。職員それぞれの理想の働きかたを実現するため、勤務体制も柔軟に対応しています。

裏方の仕事のやりがいを心から楽しみながら、自分の人生にも潤いを感じられる、そんな人と一緒に、手を取り合って楽しく働きたいと思っています。

事務局長・米山正弘

2024年2月9日に、事務局オフィスでの説明会・職場見学会も予定しております。詳細が決定次第、公式HPとnoteブログで告知いたしますので、ご確認ください。皆様のご応募をお待ちしております。

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