時間厳守の教訓 - 発表と執筆で学んだこと

先日、社内でプレゼン発表会がありました。自分はタイムキーパーを務め、
発表者全員の時間管理を行う役割を担っていました。
テーマは「業務改善」で、所属グループから4名が発表者として参加。

発表時間は1人10分、パワーポイントは5〜10枚という条件が課されていました。

事前準備として、自分は部下とも時間を作り、資料の内容や構成をしっかりと確認。
発表の要点を絞り込み、分かりやすく伝えられるよう心がけたつもりでした。

しかし…、当日の結果は1人あたりの平均発表時間が15分と、予定時間を大きく超過してしまいました。

全体のスケジュール運営に支障をきたし、発表会終盤は大幅に遅れが生じるハメに…。

そのため、発表後の質疑応答の時間もカットせざるを得ない事態となり、
プレゼン発表会は最終的に雨あがれ的な形で終了を迎えてしまいました。

この失敗から、いくつかの反省点が浮き彫りになりました。

第一に、事前のシミュレーションが不十分だったこと。時間制限を意識して本番さながらのリハーサルを行い、
発表内容のブラッシュアップを重ねる必要がありました。

第二に、発表者個人個人が「伝えたいポイントの絞り込み」を怠っていた点が大きな問題。

あれもこれもそれも話そうとするあまり、
本来伝えたかった中核のメッセージから逸れ、脱線し、時間を無駄にしてしまいました。

第三に、時間制限を意識せずに
資料を作成してしまった点が上げられます。パワーポイントの枚数は制限されていましたが、一枚一枚の内容がいつまでも続く構成になっていたため、
結果的に長時間の発表になってしまったのです。

つまり、この失敗の原因は、発表者一人一人が「時間を守る」という基本的な心構えを軽んじ、「ポイントの絞り込み」と「論理的な構成」を怠ってしまったことにあります。

この反省点は、noteの記事執筆においても同様に当てはまります。

読者に対してメッセージを明確に伝えるためには、ただ漫然と書き連ねるのではなく、以下の点に十分留意する必要があります。

・伝えたいメッセージを明確に絞り込む

・論理的で分かりやすい構成を意識する  

・冗長な表現は避け、コンパクトに
　要点を伝える

文字数やボリュームで読者を惹きつけるのではなく、「時間を守る」という基本に立ち返り、コンパクトかつ要点を得た内容でなければ、読み手に伝わりません。

このプレゼンの失敗を通して、人前で発表する場合のみならず、文章を執筆する際にも、「時間を守る」ということがいかに重要かを改めて実感。

発表や執筆では、あくまで聴き手や読み手の立場に立ち、分かりやすさと伝わりやすさを心がける姿勢が何より大切なのです。

今回の経験を生かし、次こそは！
時間を厳守し、ポイントを明確に伝えられるよう、発表力や文章力の向上に努めていきます！

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