契約書の写しの保管を担当者任せから、本社で必ずPDF保管するようにした話

こんにちは、jojo太郎です。
中小企業で経理・財務の仕事をしています。

２年前の2022年に私が経理・財務部署に来て、しばらく経った頃
社判の押印を担当することになりました。
（印鑑登録をした実印とは別に、簡易的な契約のために作成された丸印、角印についてです）

週２回、決められたタイミングで、総務の方がまとめて持ってこられるので、一つ一つ押印申請の内容を確認しながら、押印していきます。多いときで週に15~20通、少ないときでも週に10通ほどあります。
で、ふと気になりました。「あれ？正副の2通あるけど、片方は当社用だよな。それはどこで保管してるんだろう？」と。
総務の方に聞くと、「申請した担当者に渡してます」との回答。
え？？？？？？それおかしくない？社外の会社との契約書の控えだよね。
その担当者がどういう保管しているか、会社は分からないでしょ。その担当者が紛失する可能性があるし、担当者が異動した際に引き継がれないこともあり得るよね。もっと言えば担当者が退職した時に引き継がれなかったら、完全に会社はその契約内容が分からなくなるでしょ？取引先と揉めた時、どうするの？揉めてる相手に契約内容を聞くの？どういうことになってるの？？
と聞くと、「さあ、ずっとこのやり方でやってきたんで・・・」「各担当者も契約書の控えを持っていたいと言われるので・・・」という回答。こりゃだめだ。経理・財務の人に聞いたら「経理財務では銀行との契約や、不動産についての契約など、重要な契約は別に保管してます」との回答。うーん、まあ、それはひとまず良かったけど、それ以外の契約書だって、重要な契約があったんじゃないの？自分の管轄だけ大丈夫、と言われても・・・。

でぇ、埒があかないので、ルールを決めて、保管することにしました。
「本社で押印する全ての契約書は、押印後すぐにスキャンしてPDFを特定のGoogleドライブに保管。インデックスをつけて、一覧表で管理する」

中小企業は、リスク管理が弱い、のかも知れませんが、当社はその中でもヤバい状況でした。その中でそだった社員にとっては、そのヤバさに気づかないことが、ヤバいんですけどね。

ひとまず今押印するものは、記録が残っていくようになりました。ふぅ。
過去のものも、なんとかしなきゃ・・。