ビジネス文章の組み立て方はどのように書くか

私自身が、教わっていることや、自分自身で調べたりしたことなどを、まとめて行きます。


重要な5つをまとめて見ました。

1. 何を伝えたいかを考える

2. 最初に、結論を書く

3. 伝えたいことを、過不足なく書く

4. 重複したことを削る

5. 繰り返し読むことで、矛盾点を洗い出す

他にも、さまざまな書き方はありますが、自身では特に重要だと思っています。


まずは、
1. 何を伝えたいかを考える

これは、テーマとする文章を考える項目になります。
テーマがないと、どうなるかと言いますと。

例えば、道路がない道を走ることや、暗い道を進むになります。

つまり、伝えようとするときに、伝える内容がズレてしまい、相手に何を言っているのかがわからなくなります。

文章が多少雑になっても構いません。
ここでは、相手に一番伝えたいことを、意識しつつ、文章書きましょう。


2. 最初に、結論を書く

どの文章の書き方を参考にしても、一番出てくる言葉です。

最初に、結論を書くことは、相手にどこを見て欲しいのかをわかりやすくします。そして、相手からは、現在どんな状況下なのかを把握しやすくなります。

相手からしたら、結論だけを読み、必要か不必要かを、判断することができます。なので、相手が続きが必要と判断したら、この結論を知りつつ、どういう意図でこの結論に至ったかなどを、補足として、読み進めることになります。

例えば、結論があることで、地図の中に目的地が表示されることや、暗い道にライトを手渡されたようになります。


3. 伝えたいことを、過不足なく書く

過不足があっては伝えたいことも伝わりません。

相手は超能力者でも、ましてや、あなた自身でもありませんので、伝えたいことが抜けてしまっては、何も伝わらないことになります。

何を、伝えることが重要なのかは、特に重きをおき、考えて捻り出しましょう。

例えば、目的地へ向かう道が途切れてしまっては、目的地へ向かえません。

多少雑になっても問題ありませんので、文章の編集が簡単にできる、スマートフォンや、PCなどで、書けることを書いていきましょう。ですが、紙ベースでは大変かも知れませんが、必要なことを箇条書きにしてでも出し尽くしましょう。


4. 重複したことを削る

1〜3までこなし、文章をある程度にまとめたら、似たような表現を削っていきます。

削りすぎて伝えたいことを削ってはいけません。

伝えたいことの要点をまとめ、重複した文章を削りましょう。

例えば、目的地までの道があるのに、複数本あったり、ガタガタした道では、どれを辿ればいいかが、相手はわかりにくくなります。伝えたいことを、舗装してわかりやすく綺麗にしましょう。


5. 繰り返し読むことで、矛盾点を洗い出す

多少4.と被ってしまいますが、繰り返し読むことで、矛盾点や、同じ表現である文章、文字の誤字、抜けている文章、などを手直しすることができます。

例えば、道路を設計書通りに作り、完成したと思っていたら、違う方角や、違う曲がり角があったら、完成とは言わないと思いますので、繰り返し確認して、見直しをしましょう。

一度の確認では、気づかない点などが発生しやすいので、何度か読み返して見ましょう。

言葉に出して読んでみて、詰まった表現にならないか、変な文章はないかなどを洗い出します。

さらにいえば、1日置いて見て読み返してみると、客観的に読みやすいので、矛盾点などを見つけやすいです。それでも、1日置いておいてみるなんて、できないことが多いと思いますので、そんな時は、さらっと読むことで、客観的に読むこともできます。
ぜひ、使って見てください。

客観的に読むことで、どう読まれているかを考え、相手にどう伝えた方がわかりやすいかなど、さまざまな考察ができます。

それでも客観的に見れない場合は、他の人に添削をお願いするのが、手っ取り早いです。


まとめ

1. 何を伝えたいかを考える
　→テーマを考える。

2. 最初に、結論を書く
　→一番伝えたいことを書く

3. 伝えたいことを、過不足なく書く
　→必要なことを抜け目なく書く

4. 重複したことを削る
　→不必要な文章を削る

5. 繰り返し読むことで、矛盾点を洗い出す
　→文章を整える

以上が、現在自分が学習したことになります。

まだまだ私自身でも、できていないことがあると思いますが、文章は書けば書くほど上達していけるので、自分なりのやり方の中に、5つのまとめを取り入れていただけたらと思います。