仕事で一番大切なこと

#仕事について話そう

仕事で一番大切なことは、合意形成だと思います。スムーズに合意形成が行えると業務時間を短くできます。

上司との合意形成

上司に作成した書類の承認を貰うには、上司の考えにあった内容にまとめて了解を得る必要があります。上司の考えにそぐなわい書類には、当然、承認を貰うことはできません。書類を作成するときに、自分の考えるベストの書類を作成することを心掛けて作成している人は多いですが、上司の考えに則していなくて承認がもらえなかったことを経験した人は多いと思います。

自分の考えるベストではなく、上司が考えるベストの書類が何かを考えて作成する方が不承認のストレスを感じることを減らせコツです。
新入社員や異動後、初めて承認を貰う時は、上司の考えがわからないので一度で承認を貰うのは難しいです。不承認の理由を聞いて、どこに重きを置いてチェックしているか確認して、再提出時は、そのチェックをポイントを満たす書類を作成すれば、承認を貰える確率が上がります。

何度か書類を提出して、チェックポイントを聞いしたら、パターンが見えてきます。それらのパターン化したチェックポイントだけを満たす書類を作成してひな形を作ります。そのひな形ができれば承認を貰いやすくなります。

さらに、一歩進んだ肉付けをして書類を作成すれば評価を上げることもできますし、ひな形は他の業務の書類にも応用でき作成時間も短縮できます。
ゲームの攻略本を作っている感覚でひな形を作成すれば楽しくひな形を作成できます。

他部門との合意形成

担当者同士で、業務内容が他部門の業務内容なので、その業務を他部門にしてもらう場合、「そちらの業務なので、そちらでやってください」と依頼しても、「そちらでやってください」と回答されて、業務移管ができない場合があります。

更に業務移管を推し進める場合、お互いの上司を巻き込んでどの部門の業務かを切り分けのをしようとして更にもめてしまう場合があります。更に上にあげて共通の上司になるまで持ち上げて決めてもらうようになることがあります。これような方法で力任せに決めた業務割りは、あとでしこりが残りぎくしゃくする場合があります。

業務移管をする場合、同じ業務を大量に処理している部門を探して移管すると引き受けてもらい易いです。1日100件処理している部署に、1件追加で頼んでも業務負荷がほとんど変わらないので、比較簡単に引き受けてくれ安いです。

次に、引き受けてもらい易いのは過去の事例に基づいて一度でも業務を引き受けてくれた過去のケースがあれば引き受けてもらい易いです。上司や同僚に過去の事例がないか確認して、過去はこうだったのでお願いしますと依頼すると引き受けてもらい易いです。

大量に同じ業務を処理をしている部門も過去の事例もない場合、一からの交渉になりますが、必ず自分たちの大変で困っているので助けてもらえないでしょうかという形にします。そもそも自分たちの困っていない業務を他部門へお願いすることはないので何らか解決したい問題があるはずです。
一方的に業務移管をお願いするのではなく、問題解決を手伝うという解釈を引き受ける部門がしてもらえたら、業務を引き受けていただける確率があがります。

そもそも忙しすぎて引き受けれない部門もありますので、その際は無理に交渉を伸ばさずにさっと引いて、次回何かあればご協力をお願いしますと言葉を添えておきましょう。言葉を添えておくと、次回お願いする際に、前回断ったから今回は引き受けようかと思ってもらえる確率が上がります。

部下との合意形成

部下の考えを意識せずに、自分の考えに基づいて業務命令を出すと部下としては不納得な業務を無理やり押し付けられてやらされ感があり、悪くするとその部下が退職して自分のストレスの原因になったり、評価を下げることに繋がりかねないです。考え方は人それぞれなのに自分の考えを押し付けがちです。

基本的に、外国人と接するように接すれば、無理やり自分の考えを押し付けることは減ります。外国人と話をする際、文化的背景も考え方も異なる前提で会話しますよね。自分の話してる内容がどのように受け止められているか意識して話をしていますよね。

部下に対して業務命令を出す場合も外国人と話をするのと同じように、相手がどのように解釈するかを意識しながら業務説明を行えば、自分の目指す方向性を伝えるのに誤解が減ります。
年齢差が開けば開くほど共通認識の部分がドンドン少なくなります。その意識をすることが重要です。いっそのこと共通認識はゼロの認識で業務説明を行っ他方がいい結果になります。