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Photo by maru2umebachimon

手帳を使ったタスク管理術【仕事を漏らさない方法】

秘書が教える仕事術

私のような秘書の仕事は、高いマルチタスクスキルが求められます。
そのため、適切なタスク管理方法を確立することが不可欠です。

今回は、手帳を使った私のタスク管理術についてご紹介します！
タスク管理が苦手な方や、手帳選びに迷っている方は参考にしてみてください。


タスク管理に手帳を使う利点

手帳を使ったタスク管理の利点は、主に以下です。

  1. 一覧性があり、全体像を俯瞰しやすい

  2. 書き込みの自由度が高い

  3. 手書きすることで記憶に残りやすい

  4. 必要なときにすぐに書き込める

  5. メモや付箋などとは違って、履歴を残しやすい

  6. スマートフォンなどとは違って、会議や接客の際にも使いやすい

  7. デザインやフォーマットのバリエーションが豊富で、好みに合わせて選ぶことができる

仕事の性質や自身のニーズに合った手帳を見つけましょう。

タスク管理術①細分化による作業プロセスの可視化

タスクを手帳に記入する際は、それぞれのタスクを箇条書きにしてチェックボックス形式にするのがおすすめです。タスクが完了したらチェックを入れることで、進捗を視覚的に把握できます。

私が特に重要視しているのは「細分化」です。
これは、一つのタスクを細かく分解し、最小の単位に分割するアプローチです。例えば、「資料作成」という一つのタスクを以下のように細分化して手帳に記入します。

  • 情報収集

  • 草案作成

  • 上司への方向性確認

  • 内容修正

  • 最終校正

  • 上司への報告

  • 印刷

  • 配布

このように、具体的な手順をイメージすることで全体像をより把握しやすくします。その結果、作業の漏れが少なくなり、タイムマネジメントも向上します。

また、この細分化はチームでの作業分担にも役立ちます。
例えば、「資料作成」を完全に後輩に委託するのは早すぎると感じる場合でも、「情報収集」や「印刷」などの一部の作業を委託できるかもしれません。

「校正作業は詳細な確認が得意なあの人に依頼しよう」「あの人は今手が空いているから、この仕事をお願いしてみよう」といった、それぞれの能力と作業量に基づく分担が容易になります。

タスクを細分化して手帳に記入する作業は初めは手間に感じるかもしれませんが、このプロセスを一度踏んでしまえば、後はチェックボックスを１つずつ埋めるだけです。
途中で「次は誰が何をするんだっけ…」と悩むこともなく、作業をスムーズに進めることができるようになります。

全てのタスクを細分化する必要はありませんが、不慣れな非定型業務、長期にわたるプロジェクト、複数人で協力したいタスクなどには特に効果的です。

タスク管理術②逆算思考による配分

前述の細分化に加えて、タスクをスケジュールに組み込む際にもう１つ重要なポイントがあります。それは「逆算思考」です。

細分化したタスクを締切日から逆算し、各ステップをスケジュールに配置していきます。この際、実際の締切日の前日（例えば金曜日の締切なら前日の木曜日）から逆算してスケジュールを組むことをおすすめします。

これにより、作業が遅れた場合に調整する余裕をもつことができます。
また、この方法を習慣化することで「常に締切日前に仕事を終わらせる人」という印象をもたれやすくなり、周囲からの評価も高まります。

タスク管理術③昨年同時期のタスクを一覧化

もう１つの有用なアプローチは、昨年の同じ時期に発生したタスクを一覧にして手帳に貼ることです。

例えば、あなたが上司から社内イベントの準備を指示されたとしましょう。

会場の手配や資料の準備、参加者の管理などをこなし、上司に準備が完了した旨を報告して、イベント自体も無事に終了したとします。

達成感たっぷりに「終わったぁー！」と伸びをしたくなるタイミングですが、ここで満足してしまっては不十分です。

もし、この社内イベントが毎年行われるものであれば、来年の同時期にも同じ対応が必要になることが予想されます。そのときに同じ対応ができるよう（もしくはその必要性についてこちらから上司に伺いを立てられるよう）手帳に履歴を残しておくことが大切なのです。

方法は簡単です。

  1. １年間、Excelなどに履歴を蓄積します。「〇月：△△イベントの準備」といった具合です。

  2. 年度末になったら、１年分の一覧ができあがっています。その一覧を月ごとに切り分けて、手帳に貼り付けます。貼り付けるのは、その仕事が発生する月の1〜2ヶ月前のページが最適です。より計画的なタスク管理が可能になるからです。

２年目以降は、１年目に作成した一覧を追加・修正するなどして更新していけば良いです。

このように、今年実施したことで、来年も同じ時期に同様の仕事が発生する可能性がある場合、その履歴を一覧化しておき、来年の同時期にも確認できるような仕組みを整えましょう。

おすすめの手帳：Quo Vadis（クオバディス）

最後に、私が愛用している手帳を紹介します。
フランスのダイアリーブランド「Quo Vadis（クオバディス）」の「エグゼクティブ」モデルです。

この手帳の魅力は、週間バーチカルのフォーマットです。

縦にスケジュールを書き込むことができ、細分化したタスクをチェックボックス形式で整理するのに適しています。

見開き2ページで1週間分の予定が一覧でき、逆算思考によるスケジュール配分も容易です。

シンプルで洗練されたデザインであり、ビジネスの場でも違和感なく使用できます。

まとめ

適切なタスク管理方法とツールを見つけることで、仕事の効率は劇的に向上します！

ぜひ参考にしてみてください！

#私の仕事

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