RFP（提案依頼書）の作り方
コーポレートサイトのリニューアルを行うことになったが、どう進めて良いのかわからなくて困っているWeb担当者様は多いと思います。
今回はコーポレートサイトのリニューアルを長年支援してきている弊社の実績から、まず取り組むべき「RFP（提案依頼書）の作成方法」について解説します。
今回の記事は次のようなコーポレートサイトリニューアルの担当者の方に向けたものになります。
会社として久しぶりのサイトリニューアル
前回リニューアルを担当していた方に頼ることが難しい
担当するよう指示を受けたけれど、何から着手して良いか分からない
とりあえず検索をしてみてRFPを書いたほうが良いようだと分かった
この記事では、次のような効果があります。
RFPの大切さを理解できる
軸のある、相手に伝わるRFPをつくることができる
リニューアルプロジェクトのチームが同じ意識で取り組める
依頼する制作会社も意図を汲んだよい提案をしてくれる
RFP（提案依頼書）とは
RFP（提案依頼書）は、Webサイトを制作する際に、必要な要件を纏めて伝える文書のことです。
「Request For Proposal」の頭文字をとってRFPといいます。
RFPはとても大切です。
発注側が作成し、制作を依頼したい会社へ、実現したいことや叶えたいことを伝え、提案の方向性を認識してもらい、コスト面ふくめた希望に沿った提案、より良い提案をしてもらうための書類になります。
RFPを用意しておくと、依頼するWeb制作会社は制作する目的や流れを理解しやすくなります。
何を叶えたいのか、どういう目的なのか、いつまでに、どのくらいの予算で制作したいのか知ることができます。
もしRFPが無い場合、依頼するWeb制作会社から制作する目的等について一つひとつヒアリングすることになります。
準備がないと答えられないことも多く出てきてしまうので、事前準備として各要件の整理をしておくことをお勧めします。
RFP作成で大切なこと
RFPの雛形（テンプレート）は検索すると数多く出てきます。
掲載すべき項目も大体同じことが書かれています。
まずはそれらに沿って情報を集め、作成していくのがはじめやすいです。
社内の同じプロジェクトに関わる人や、主要な役割の方に相談をして、情報を取りまとめることでひとまずは作成できると思います。
ここで1つ意識したい大切なことがあります。
それはRFPを作成する根本的な目的を理解することです。
目的は既にお伝えしている通り、「希望に沿った提案、より良い提案をしてもらうため」なのですが、本当に大切なことは「自社サイトをより良いものにするため」「リニューアルを成功させるため」に作成するという意思を持つことです。
情報を集めることでRFPを作成することはできますが、担当者をふくめたプロジェクトメンバー、ひいては会社として良いものにしよう、成功させようという意思を持っていることで、集まる情報の質が変わり、より良いプロジェクトになる確率が格段に上がります。
そのような考えの元で作成されるRFPは、単なる情報集めではなくなります。
Webサイトの目的を明確にする
コーポレートサイトのリニューアルにはいくつかの困難な壁が待っています。
その壁が現れる理由は、「Webサイト」には多くの情報が詰まっていること、「Webサイト」というものが、その会社に関わるすべての方に関係あるものであるからです。
コーポレートサイトは会社の顔になります。
掲載される情報は、会社概要、社長メッセージ、事業や製品の情報、採用情報など多岐にわたります。
事業や製品サービスの説明には各部署の意向があるでしょう。
その中で、コーポレートサイトを通じて何を達成したいのか、誰にどのようなメッセージを伝えるのか、多くの関係者がそれぞれの立場で様々なことを実現したい中で、どうプロジェクトが進んでもブレない軸を持つことが大切になります。
そのためには会社や事業をできる限り理解し、抱える課題を把握し、会社の発信するメッセージを理解する必要があります。
プロジェクトを進めるための環境を整える
コーポレートサイトのリニューアルにとって大切なことは、プロジェクトを進めるための環境を整えることです。
まずは良いプロジェクトチームを作ることです。
以下のような特徴を持つチームです。
会社（自社の事業、社会的な役割など）の理解がある
自社の持つ課題を理解している
関係者が同じ理解の上で、Webサイトの役割を考えている
情報をオープンに共有し合える
率直に伝え、会話をすることができる
このようなプロジェクトチームは、制作会社ともワンチームになって共通の意識を持ってプロジェクトに臨むことができます。
プロジェクトチームのメンバーは自社のプロとして、制作会社は制作のプロとして、そのプロジェクトを成功に導くために努力をする関係が作れると、良い結果にたどり着くと思います。
次に、プロジェクトチームが関わる人との関係を築くことです。
Webサイトのリニューアルでは、社長をはじめとする役員、システム管理者、各部署の責任者など多くの方が関わります。
一人ではRFP作成をすることもできません。
このプロジェクト推進の土台になる社内のチームと関わる人と共通認識を持つ作業がその後のプロジェクト推進に大きな影響を与えます。
弊社でプロジェクトが成功するときには、必ず協力し合えるプロジェクトチームの存在があります。
最後に
必ずしも理想通り、すべてが良い状態で整わないと思います。
それでもそれに近づけるように取り組むことが大切です。
パートナーとなる制作会社には良いところ、気を使う部分などをきちんと伝えられると、良い制作会社であれば進め方を工夫してくれるでしょうし、一緒に考えてくれるでしょう。
是非、RFPの作成をきっかけにして、良いプロジェクトチームづくり、良いWebサイトづくりに繋がればと願っています。
弊社イーツーでは、今回紹介したRFP作成の支援ふくめ、Webサイト制作以外にも、以下のようなコンペ実施の際のご支援が可能です。
RFPの作成支援
制作要件の整理
コンペ時の制作会社選定のアドバイザリー
Webサイトをリニューアルしたいがどう進めて良いか悩んでいる方は、是非一度弊社へご相談いただけますと幸いです。