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Photo by shunji_yamakawa

わたしのNotionの作り方

ダルマさん

Notionは、思考であり、生産であり、生活

Notionは、「第二の脳」と言われることがあります。情報をまとめてNotionに記録することで、生活そのものが変化したと、大袈裟ではなくそう思っています。
Notionは、膨大な情報の中から、必要な情報を、必要な形で抽出して参照することができます。
興味やタスクを一覧表示したり、カテゴリ別に表示したりすることができます。これは、データベースのごく一般的な機能ですが、Notionは、データベースとノートブックが統合されており、記憶と記録を全て一体的に管理する、脳という表現が、確かにしくりきます。

私のNotionの使い方

1.ノートブック（メインのデータベース）

私のNotionの設計のポイントは、全ての情報を、ひとつの「ノートブック」にまとめることです。これにより、全ての、中身のある情報を一元化管理しています。全ての情報とは、具体的には、メモやタスクを指します。メモの中には、生活、仕事にかかわらず、記録や、記憶の書き出しなど、すべての情報です。

2.タグのデータベース

検索や抽出のトリガーとなる、いわゆる「タグ」です。Reiさんの、こちらのテンプレートを購入し、アレンジして使っています。動画を観ていただければわかると思いますが、基本的には、このデータベースの中にある1ページ1ページが、ひとつのタグとして、ノートブックにリレーションされる仕様です。なお、それぞれのページに具体的な情報を持たせず、あくまで、タグとして機能させる見出しだけが規定されたページとして管理しています。

3.名寄せ用のデータベース

こちらは、タグと同じように、検索や抽出のトリガーとして管理するデータベースですが、タグデータベースと違い、固有のプロパティを持ちます。
具体的には、次のとおりです。

  1. 予定DB　スケジュールを規定し、カレンダーに表示させるデータベース

    • 件名

    • 時間など

  2. 人物DB　家族、友人などの名寄せキー、アドレス帳を兼ねるデータベース

    • 氏名

    • 連絡先など

  3. 団体DB　相手先などの名寄せキーを定義するデータベース（仕事柄、人物と団体を区分する必要があり作成）

    • 団体名

    • 連絡先など

  4. プロジェクトDB　プロジェクトを名寄せキーとするデータベース

    • プロジェクト名

    • 期間

    • 担当者など

以上のようなデータベースと、プロパティを規定して運用してます。
ポイントは、上記の、ノートブックDB、タグDB、4つの名寄せ用のDBを、全て互いにリレーションさせて連携していることです。

すべてのデータベースのリレーション　ひと組作ってコピーすれば、簡単にできます


例えば、次のとおりです。

  • 人物DBから、他のDBへのプロパティとして「担当者」や「関係者」などが規定される
    つまり、ある予定を一緒に行動する人や、お祝いや贈答に関係する人物、タスクの担当者、プロジェクトの責任者などを、人物DBからリレーションさせています。

  • プロジェクトDBから、他のDBへのプロパティとして、「プロジェクト名」が規定される
    つまり、メモやタスク、関係者など、プロジェクトに関する情報の抽出のために、それぞれのDBにプロジェクト名をリレーションさせています。

4. データベースをリレーションさせたダッシュボード

以上のような運用より、次のことができるようになります。一言で言うと、自分がリレーションされた他のデータベースのからのリンクドデータベースを集めてダッシュボードを作ることができます。
例えば、プロジェクトDBに「プロジェクトA」というページがあり、このページが、それぞれのDBにリレーションされているとします。そうすると、予定やタスクなどのリンクドデータベースを作成し、「リレーションプロパティが『プロジェクトA』」で抽出したものを「プロジェクトA」のページに掲載すれば、プロジェクトに関するカレンダーやガントチャートを表示させることができます。
また、関係する団体DBや人物DBからは、関係する連絡先、ノートブックDBからは打ち合わせの記録や仕事のWikiなどをプロジェクトAのページにうまく配置すれば、全ての必要な情報を網羅したダッシュボードができるというわけです。
この方法を使うと、情報が断片化せず、全体像を把握しながら作業を進めることができます。

5.その他の工夫

また、この他に、次のようなことも行なっています。

  • 名称とURLのプロパティをリストにして　ブックマーク集

  • 名称と添付ファイルのプロパティをリストにして　オンラインストレージのような使い方

  • 取扱説明書の一覧

  • チェックボックスプロパティを「ピン」にして、ソートの上位に配置する　いわゆる「ピン留め」　など

アイデアを思いつけば、簡単に試せることが、Notionの良いところですね。

データベースを分ける理由

もっとも、私のような運用は、わざわざデータベースを分けなくても、同一データベース内でセレクトプロパティでタグを設定すれば簡単に実行できるようにも思います。それも検討しましたが、6つに分けることとした理由は次のとおりです。

  1. ひとつにまとめると、プロパティの数がとても多くなってしまう
    データベースのあるある…かどうかはわかりませんが、情報をまとめればまとめるほど、定めておきたい属性が増えてしまいます。そこで、ある程度の区切りの中で、同一の属性で管理できそうなものはまとめ、そこに入らない固有のプロパティを持つものを分けるという考え方です。

  2. ダッシュボード管理がしたい
    もうひとつの理由は、ノートブック以外のそれぞれのDBのページを、それぞれのページのダッシュボードのように管理することができるようになるからです。先ほどはプロジェクトAの例を挙げましたが、例えば、人物DBの子どもに関するページは、子どもが生まれてから今までの記録や写真、通院の記録やライフイベントなどが、ノートブックから自動的に蓄積するページになっていますので、とても便利です。

  3. その他の便利機能
    この他にも、次のようなことが便利です

    • 会議の予定を開いて、ノートブックのリレーションプロパティーから、新規ページを作成すると、ノートブックの中に、予定と紐づいた会議録のページを作ることができる

    • 逆に、日程調整のメモを取ったら、予定DBのリレーションプロパティから、会議のスケジュールを入力することができる。

    • 通院や美容院のまとめページをノートブックに作っておけば、予定DBとのリレーションで記録できる。など

ところで、Notion AI

Notion AIは、試しに使っています。その感想を少し。専門的な知識はないので、あくまで主観的な感想です。
プロンプトの理解力や、問題解決能力は、正直、Chat GPT、Copilot（いずれも無料バージョン）に劣る印象です。
ただし、文章の体裁や文法の確認については、そこそこ活用できるレベルではないかと思います。具象化、抽象化など、きちんと言語化した上で投げてあげれば、そこそこのアウトプットをしてくれるかなという印象です。

最後に

情報と情報を繋ぐのがNotionの最も重要な利点だと理解しています。私のデータベースのリレーションが、Notionそのものをあらわしている…かどうかはわかりません。
ただ、生活のそれぞれの場面においても、例えば、時と出来事をつなぎ、出来事と思考をつなぎ、その時の思考と、何年か後の出来事とつなげて…と、これまで「記憶」の中で行われ、それゆえ難しかった行動が、「記録」の中で意識的に再現できることが、Notionではないか、と思っています。

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