Slackマスターへの道のり vol.2 課題とその改善策を探る。
当社ではチャットツールとして、Slackを導入しています。今回は、Slackマスターへの道のりと題して、チャットツールを活用した働き方をまとめていきます。vol.1はこちら。
先の記事で記載した通り、わたしは転職をして初めてSlackを使い始めましたが、業務効率化に寄与していると実感しており業務においての必須ツールであると感じています。しかし、チャットツールもメリットばかりではないと感じることがあり、社内アンケートでも課題を収集してきました。
今回は、課題とその改善策を公開します。
長すぎて読めない！お願い、わかりやすくまとめて！
テキストのデメリットとしては、口頭であれば伝わりやすいニュアンスも、テキストとなると冗長になってしまうことです。特に、前提・質問背景・相談事項・・と伝えたい内容が多くなるとまとめきれないことも。口頭での説明に数分かかるものをテキストで表現するのはとても難しいと思います。
また、「改行が無さすぎて読みづらい」「結局何を確認したらいいのかわからない」など、テキストでまとめるには人のスキルに依存するところもあります。改善策を以下のようにまとめました。
相談する際のフォーマットを決める（ルール化する）
【相談】【共有】など目的を記載
結論（相談したいこと）は先に書く
【前提】【質問背景】として簡潔にまとめる
Slackのワークフロー機能を利用する
定型で依頼するものは、必要な項目のみを簡潔にまとめられるワークフロー機能がおすすめ
まとめきれない場合は、別途会議やハドルミーティングを設定する
アレもコレも見ていたら何をしていたかわからなくなった
Slackでは、チャンネルと呼ばれる専用の場所で会話をします。
チャンネルには、以下の2種類があります。
オープンチャンネル
誰もが検索して閲覧できる情報を共有するプライベートチャンネル
メンバー全員に公開する必要のないディスカッションを行う
※「#」がオープンチャンネル、「🔒」がプライベートチャンネル
当社では「（事業部名）_（チャンネルの内容）」のように命名しているパターンが多いです。話す内容や調整先に応じてチャンネルを分けて利用しています。
「業務上必要なチャンネル」と「念の為入っておいた方が良さそうなチャンネル」に招待してもらうのですが、多くのチャンネルに入れば入るほど、通知が増えたりみるものが増えたり、とにかく情報量が多くなってしまいます。※わたしも100以上のチャンネルに参加しています。
入社当初は通知が来るたびに確認をしていたのですが、作業の手が止まってしまったり、チャットを見たことで別の業務を始めてしまう、なんてことも。洗濯物を干すつもりが、キッチンにある食器の山が目に入って洗い物を始めてしまう、そんな感覚。
業務上必要のないチャンネルはミュートにする・閲覧頻度の低いチャンネルからは退出するなど、定期的な見直しが必要です。
知らないところで話し合われていてもう何もわからない（号泣）（DM）
個人に向けて直接メッセージを送ることができるDM（ダイレクトメッセージ）。Slackのヘルプページでは以下のように定義しています。
ダイレクトメッセージ（DM）は、Slack においてチャンネル外で行われる小規模のやり取りのことです。 DM は、チャンネル全体のメンバーに知らせる必要のない、一度限りの会話を交わしたい時に便利な機能です。 例えば、一緒に仕事をする人に会議日時の変更をお願いする場合などに使用します。
当社では人数の多いチャンネルだと300名以上が参加しているものもあります。「質問したいけど、聞きづらいからDMで聞いてみよう」なんて使い方もあります。
DMの課題は、業務の一部をDMで実施することで重要な決定が後から他の人が検索できないこと、です。「DMで話し合われていたからわからないね」とブラックボックス化してしまいます。
DM利用への解決策としては、業務に関すること（特に情報共有が必要なものや、後学のために残しておくもの）はDMを利用しないなど、ルールを設ける工夫が必要です。一方で、「DMを使わないで！」と伝えてもなかなか浸透は難しい。チャンネルでも気軽に質問や相談ができるなど、そもそもDMを使わなくても良い環境を作ることが最優先かもしれません。
そんなつもりなかったのに。テキストコミュニケーションの難しさ
テキストでややこしいのは、表情がわからない・表現が伝わらないことです。「そんなつもりはなかったのに」伝えたいことがうまく伝わらなかったり、言い方によっては相手を傷つけてしまう場合もあります。
テキストで冷たい表現をする人だなぁ・・と思って初めてお話をしてみると
、とても優しい人だった！なんてこともよくあります。その人の人柄や性格を知っていると、そのテキスト表現でも納得できるのですが、関わりの少ない相手に対しては、テキストコミュニケーションの配慮が必要と感じます。
Slackではリアクション（絵文字）が使えるのでリアクションを使ってみたり、言い回しを柔らかい表現にするなど意識して利用しましょう。
最後に
今回は、チャットツールの課題と改善策について公開しました。課題も把握した上で、うまく使いこなせるようにしたいですね。
次回は、縛りすぎない・Slackのちょっとしたガイドラインを公開したいと思います！
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