Googleカレンダーの便利機能一覧

最近のGoogleカレンダーのアップデートは使える機能が多いので、特に便利に活用している機能を2つご紹介。状況によっては使えないというものもあると思いますが、ご参考まで。

議事メモ機能

議事録は、どんな風に管理したらいいか困るものの大きな１つでした。
顧客別？日付別？検索しやすくするには？などなど、目的によって保管方法やツールを都度決めていた感じでした。

なんとなく「Googleカレンダー連携する議事録ツールあればいいなぁ」と思っていましたが、ついにGoogle標準機能として搭載されました。

どんなものかというと、

・Googleカレンダーを作成する
・カレンダー内の「Take meeting notes」というボタンをクリックすうる
・Googleドライブのマイドライブにドキュメントで「議事メモ」ができる
・Googleカレンダーで招待した人がデフォルトで参加者になっている
・Google標準アプリなので、議事メモの本文まで検索できる

ざっとこんな感じです。

これがとても便利で、さっと議事録を書けて、あとで検索もしやすい。
この議事メモ機能はどんどん進化してほしい機能ですね。

Focus Timeでカレンダー登録

GoogleカレンダーにはTime Insightsという会議を分析してくれる便利機能があるのですが、正直使いにくかったです。
使いにくかった理由は大きく2つです。

1つ目は、集中したいときは「Out of office」にしてカレンダー登録していたのですが、その時間中に社内の人からメールが来ると「不在通知」が届いてしまう仕様だったから。
2つ目は、移動時間などもGoogleカレンダーに入れたりするのですが、それも会議時間として集計されてしまうからでした。

これが、直近のアップデートで解消されました。
特にFocusTimeが設定できるようになったのが大きいです。
集中したいときはFocusTimeでカレンダー登録しておくと、
・会議NGという意思表示を出しつつ
・不在通知が届かない
・Time Insightsで会議時間とは分けられる
ということが出来るようになりました。

Time Insights 機能

FocusTimeのところでも軽くふれましたが、GoogleカレンダーにはTime Insightsという会議時間を分析してくれる機能があります。

どんなことが分析できるかというと、
・今日の会議時間数は？
・会議時間の種類は？
・誰との会議が多いか？
・3人以上の会議が多いか？
・曜日別の平均は？
みたいなものもすぐに見れるようになっています。

リモートワークになって会議が多くなったことが色々と弊害を生みそうだったので、Time Insights機能も活用して会議の生産性向上につながったらいいなと思っている次第です。