AsanaでOKRからタスク管理まで
2022年は乱立していた業務システムを色々と見直し、新しく入ってきたメンバーもすぐにチームに入れるようにすることを１つの目標にしています。
そこで、年始から取り組んでいたことが、日々の業務の中でも最重要な目標管理まわりのマネジメント方法の見直しです。昨年から色々と試行錯誤した結果、OKRからタスク管理までを全てAsanaに集約することにしました。
この記事では「なぜAsanaにした？」について、まとめてみました。少し長文になりますが、よろしければご参考まで。
2021年までは、どうしていたか？
私たちのチームでは、OKRとMBOをミックスした形で目標管理しています。2021年までは、下のような形で目標管理していました。
Miro：OKRの全体像をビジュアルで表現し、チーム・メンバーそれぞれの目標を見える化。
Notion：Miroで作成したものを、具体的なOKRの形に落とし込む。目標詳細やマイルストーン設定もNotionで設定。
Asana：日々のタスク管理。
なので、最初にMiroで全体像をビジュアル化した後は、NotionとAsanaを行ったり来たりで日々目標管理をしているような形でした。これはこれで良かったのですが、いくつか問題がありまた。
Notionでかなり設計をつくりこむ必要がある＝つまり運用が大変
期の更新作業が非常に面倒
Notion↔Asanaで行ったり来たりする必要がある
オンボーディングが大変
Notionは非常に便利なツールで今も利用しているのですが、OKRからタスク管理までは出来るだけ1つのツールに集約したいなと思ったのが今回の改善のキッカケです。
AsanaをBusinessプランへアップグレード
「どのツールに集約しようかな？」と考えた結果、タスク管理ツールとして最もメンバーが頻度よく使っていて慣れているAsanaに全て集約できないかと色々と試行錯誤をスタートさせました。
AsanaのBusinessプランではゴール機能とポートフォリオ機能があり、「これはOKRに便利そう」と思い、2021年末からBusinessプランのトライアルをはじめました。その結果、これは使える！となり、2022年からBusinessプランに正式アップグレードしました。
ここからはAsanaでOKRからタスク管理するまでのポイントを書いていこうと思います。
Goal機能を使って、OKRを表現
まず、OKRの全体像をビジュアルで表現するところはMiroのままにしました。全体像は最初にキッチリ作り込むと、更新頻度は少ないのでMiroが最適かなと考えています。
このMiroで作成したOKRをAsanaのゴールに入れていきます。私は、会社目標と部門目標までをゴールに入れました。Asanaのゴール機能は、サブゴールといった形で階層化できるのが便利。また、KeyResultsも設定でき、期間も年間・半期・四半期と設定できるので、シンプルにOKRを表現できます。
個人目標ごとにプロジェクトを作成
実は、この部分が最も悩みました。プロジェクトの粒度をどの程度にするかは、メンバーとも色々と話し合って決めました。
結果としては、個人目標ごとにプロジェクトを作成するに落ち着きました。次に出てくるのですが、これはポートフォリオ機能があったことが大きかったです。個人目標ごとにプロジェクトをつくると、こんなメリットがあります。
Overviewに目標に関する詳細を書ける（従来はNotionで対応）
目標ごとのマイルストーンを設定しやすい
目標達成に割いた時間を把握しやすい
1と2は想定通りだったのですが、3は運用してみて気づきました。日々のタスクは目標達成に向けた業務が全てになることは少ないと思います。特に私のチームはコーポレート部門なので定期タスクが多い。そのため、定期タスク用のプロジェクトもAsanaで作成しています。そうすると、定期タスクで日々の業務が埋まっているのか？目標達成に向けた活動がどの程度できているか？を把握しやすくなりました。
ポートフォリオで、ゴールとの関連性を見える化
Asanaのポートフォリオ機能とは、簡単に言うとプロジェクトをまとめるフォルダ機能のようなもの。ただ、これが便利。
私たちのチームでは、メンバー１人にだいたい目標が３つほどあります。上記の運用をすると、メンバーが10名程度でもプロジェクトが30個ほど出来ます。そうすると、プロジェクト数が多くてごちゃごちゃするのですが、このポートフォリオ機能でプロジェクトをまとめることで、１つ１つのプロジェクト＝日々のタスクが会社目標や部署目標にどう貢献しているのかが見えやすくなりました。これは、個人的にはとても重要な要素だと思っています。
最低限のルールだけは決めておく
ここまでで、OKRからタスク管理までのフレームは出来ました。あとは、いかに運用を浸透させるか？というところがポイントになります。そこで、私たちは、最低限のルールだけ決めました。
各プロジェクトに週1つ以上はマイルストーンを入れる
毎日1つは個人目標プロジェクトのタスクを入れる
始業時間から10分以内にタスク遅延はゼロにする
メンバー間のタスク依頼はAsana。Asanaになかったら、そのタスクはしなくていい！
ルール守れない場合は、評価を無条件に1段階下げる
5は少し厳しすぎるかなと思ったのですが、それだけAsanaに集約することを大切にしている！というチームとしての意思表示で入れました（ここは運用しながら見直すかも）。
日々の進捗は、レポートとワークロードで確認
ここはチームリーダーやマネージャーにとって特に大事かなと思います。日々の進捗の見える化ですね（もちろん、メンバーの人にとっても大事）。
私はレポート機能とワークロード機能がとても便利で活用しています。これは説明するよりもチャートの方が分かりやすいので、一例としてご参考までにしてください。
チームの全てのプロジェクトが入ったポートフォリオを作成しておくと、チーム全体の負荷状況をワークロードで確認できます。
AsanaにOKRからタスク管理まで集約した結果
実運用をスタートさせて1ヶ月ほどですが、非常に便利。
まず、NotionとAsanaの行き来がなくなったので、Asanaでタスク管理さえしていたら自然と目標達成に近づいていく感じがします。また、新しいメンバーが入ったときにもAsanaだけ説明したらいいので、オンボーディングが楽になりました。いまはオンボーディングもAsanaで作成しているので、他のこともどんどんAsanaに集約していきたいですね。
長文になってしまいましたが、もしOKRやタスク管理で悩んでいる方に少しでも役立てば嬉しい限りです。
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