サイバーコネクトツーのミーティング時間は30分

サイバーコネクトツー執行役員の山岡です。

サイバーコネクトツー社内で実施されているミーティングは原則30分に設定されています。（クライアント様やパートナー企業様とのミーティングは別です）議題が多いミーティングやブレストミーティングなどは1時間枠で設定されることもありますが、原則30分以内がルールです。

しかも、残り5分は次のミーティングの準備等（場所の移動やトイレ休憩とかもある）もあるので、実質使える時間は25分間になります。時間内に終わらなければ、いったん終了して、改めてミーティング枠を設けるルールになっています。

■なぜ30分なのか

理由は2つあります。

①クリエイティブが本業

クリエイターは付加価値のあるゲーム制作、コンテンツ制作の為に最大限、頭を使い、考え、手を動かすことが必要です。つまりクリエイティブのための時間を最大限、捻出することが重要です。

ミーティングが1時間枠だった場合と30分枠だった場合の1年間にミーティングに掛かる時間を比較すると、1日3回ミーティングあったとして、1年間で30分×3回×240営業日＝360時間＝45人日(8時間/日)＝約2ヶ月もの差が出るのです。

3Dモデルだったらそこそこのキャラクターモデルが1体作れるし、アニメーションだって、エフェクトだって十分クォリティアップ出来ちゃう時間を捻出できるのです。

さらにミーティングは複数名参加するので、仮に平均3名参加しているとしたら、年間45人日×3名＝135人日（約7人月！）もの差がでるのです。

上位クラスの管理者、リーダーだとミーティング回数はさらに多く1日中ミーティングということもざらにあるので、さらに差が出ることになります。

長いミーティングがダメだという訳では無く、短く終わらせることが出来るミーティングはしっかり終わらせて、その分クリエイティブに時間を使って、良いものを作りましょうということです。

②ほとんどのミーティングは30分で完了できる

サイバーコネクトツーではほとんどのミーティングは30分で完了できると考えており、そのために各スタッフが以下のことを行っています。

・開始時間に遅刻しない
遅刻者がひとりでもいると参加者が揃うまでの待機時間や遅れてきた参加者に再度同じ説明をするなど無駄が発生してしまいます。

各参加者は開始時間に間に合うように事前のスケジュール調整や対応を行っています。

・報告や相談内容を準備しておく
報告の情報が足りないと「あれどうなってる？」「これどうなってる？」が頻発してしまいます。手元に情報がまとまっていればまだ良いのですが「把握していないですね…」「どうなってましたっけ…」となると時間を食いつぶしてしまいます。

その日の議題や前回のミーティングの内容から、自身がどのようなアウトプットを求められているかを理解し各自が情報や内容を準備をしてミーティングに臨んでいます。

・ミーティング時間を意識して参加する
報告や議題の半分しか進行していないのに、すでに設定されたミーティング時間が無くなってしまっていることって多いと思います。結果、いつ終わるかわからない延長戦に突入したり、本来相談したかった議題が後日相談になったりします。また、次のミーティングがある参加者が途中で抜けて相談できなかったり、次のミーティングが実施できなかったりします。

どうしても報告相談したい議題や長引きそうな事案があれば、冒頭でその旨をファシリテーターに伝え、進行を調整してもらう。議論が長引きそうであれば、別枠でのミーティングを相談するなどを行っています。

・アジェンダや説明資料を準備しておく
議題の物量や内容がわからない状態でミーティングが始まると、参加者が制限なく報告相談してしまい、アンコトローラブルな状態になり、時間内での着地ができなくなります。

CC2では資料を見ればわかる報告は不要なので、問題の無い進捗等は細かく報告せず進捗報告資料を準備することで時間の節約を行っています。（問題や課題、相談事項に絞って報告相談を行っています）

■5分以上の立ち話はミーティング

CC2のルールでは無く、私が部下に言っているローカルルールになるのですが「5分以上の立ち話はしない。必要ならミーティングを設定しましょう」と言っています。

長い立ち話は、される側からすると予定外の対応になります。その分をどこかで取り戻す必要があるし、やろうとしていたことが出来ずその日の予定が狂ってしまうこともあります。あらかじめミーティングとして設定されているとその日の予定や手順を組み立てられますし、準備や情報収集も可能です。また、その日が立て込んでいる場合は別日にしてもらうなどコントロールすることができるのです。

もちろん、ちょっとした報告や確認、共有なんかは「いま3分だけいいですか？」と言ってササっとやってしまった方が良いです。20分も30分もかかってしまうような立ち話は、議論してしまっているケースがほとんどですので、しっかり準備や情報を整理をして臨むか、ライトな内容だったらランチとかで話した方が効率的ですよという話です。

■まとめ

以上、今回は「サイバーコネクトツーのミーティング時間は30分」というお話でした。

すべてのミーティングを30分で納めるということではありません。緊急を要したり、重要度の高いミーティングにはしっかり時間を掛け、方針や結論を明確にしなければいけない場合もあります。また、クリエイティブにはアイデア出しやブレスト、意見交換などどうしても時間が掛かってしまう、時間を掛けなければいけないこともあります。

私自身も会社の利益損失につながるような緊急かつ重要な事案の場合は「決まるまで終わりませんミーティング」や「決まるまで毎日やりますミーティング」をよくやっています。関係者の皆さん、巻き込んでしまってすみません。

かといって、30分で終わらせようとして問題を議題にしない、報告せず先送りにするなど、内容の薄いミーティングであってもいけません。ミーティングの本質は問題の解決や方針の確認、決定です。その為に複数の部署や関係者が集まって実施する訳ですから、言いづらくとも参加者全員が問題や課題に向き合っていくことも重要です。

ミーティングは参加者ひとりひとりのちょっとした意識や工夫の積み重ねで大きな差がうまれます！クリエイティブの時間を絞り出すためにも、しっかり意識していきましょう！

サイバーコネクトツー　執行役員
山岡　寛典