フルリモートワークのチームビルディングの工夫 ＃BYARD採用note
こんにちは。BYARDの創業メンバーであり、現在はCSの責任者を務めている鈴木高太郎です。
今回はBYARDで取り組んでいるフルリモートワークでのチームビルディングの工夫を紹介したいと思います。BYARDは創業から2年ほどが経ちましたが、創業当初からエンジニアだけではなく、バックオフィスやビジネス部門も含めて全ての従業員がフルリモートワーク👩💻を実施しています。オフィスは六本木一丁目🗼のSmartHRを利用していますが、フルリモートワークのため、東京以外に居住地🗾がある従業員も1/3ほどいるため、基本的には出社していません。最近は多くの方々と面接でお話をする機会が増えてきて、求人票でフルリモートワークをアピールしているが、本当にリモートワークが可能なのか、また、チームによっては週に何回かは出社が必要なのではないかという質問が増えています。そこで、ここでは私たちの取り組みについて紹介したいと思います。
フルリモートワークだからみんなが意識していること
即レスは期待しない
BYARD社はフルリモートで、さらにコアタイム無しのフルフレックスです（ただし、6:00-22:00の間での勤務）。このような状況では、自分が業務をしているタイミングで話したい相手が必ずしも同じ時間帯で働いているとは限りませんし、PCの前にいるからといっても、別の業務に集中していたり、打ち合わせ中である可能性が高いです。
したがって、即レスは必要とされていませんし、依頼者側が段取りをすることで対応します。必要であれば即レスが必要な場合は、その業務の仕組みができていないことがあるため、その問題に対して改善していくことを考えます。
フルフレックスの働き方について
それぞれ自由に時間を使っており、私の場合は平日にオンライン診療🏥を受けたり、定期検診に歯医者🦷に行ったり、髪を切りに💇行ったりしています。業務に余裕がある場合は、子供の送り迎えをしたり、妻が平日に家にいる時はランチデート🍽などもしています。
平日の時間の使い方が自由になったことにより、週末は子どもたちや家族に対しての時間が十分に取れるようになったのはとてもポジティブと感じています。以前より子供が私に頼ってくれるようになったのも嬉しいですw
テキストコミュニケーションについて
BYARDテキストコミュニケーションはズレが生まれるのは当たり前！
リモートワークを行っているため、テキストコミュニケーションが非常に多くなっています。たまにオンラインで会話をすることもありますが、それはディスカッションや壁打ちをしたいときに利用しています。普段の業務連絡については、テキストコミュニケーションが主になってしまいます。
リモートを一度でも経験されたことがある方は共感いただけるかと思いますが、テキストコミュニケーションの難しさは、行間を伝えることです。もちろん、文章を丁寧に書けば解消できますが、限られた時間でやり取りしなければならない場合もあります。そういった場合に、文章を雑に書くとズレが生じてしまいます。
テキストコミュニケーションでは色んなズレが生じます
BYARDのメンバーはズレが生じることを許容しており、文章を読んで悩んだ時は、積極的にズレを埋めるためのコミュニケーションを取っています。必要に応じて、5分程度の軽いミーティングを設定することもあり、柔軟にズレを埋める作業をしています。 ズレることを前提に会話することで、ライトにメッセージを送ることができます。また、誰も嫌な顔をせず、背景からちゃんと説明してくれるため、僕が気に入っている文化の一つでもあります。
ドキュメントや動画を全て残す
これは創業からずっと行われていることですが、外部との打ち合わせ、必要に応じて社内での打ち合わせを録画して動画を保存したり、打ち合わせのドキュメントを一箇所にまとめています。
これには大きく2つの目的があります。まず、新しいメンバーがいつでも過去の情報をキャッチアップできるようにするためです。先輩メンバーに確認しなくても、過去の情報をいつでも確認できるように準備しています。 2つ目は社内の情報をオープンにすることです。同じ場所で働いている場合は、誰が誰と話をしているかは何となくわかるかもしれませんが、リモートワークではカレンダーを見ない限り、その情報にアクセスすることができません。そのため、30分以上の社内打ち合わせでは、基本的にアジェンダと議事録を全て保存しています。こうして保存することで、周りのメンバーがどのようなことで動いているのか共有できるようになり、この文化を継続していきたいと考えています。自分が出席したミーティングも後から見返すことができるので、自分自身にとってもとても助かっていますw
定形業務は全てBYARDで管理をする
BYARDを使うと、他のチームや自分のチームがどんなことをしているのか、進捗状況がわかるため、業務進捗のコミュニケーションが最低限で済みます。また、業務時間外でも状況がわかるため、社内からの問い合わせ時間を最小限にするためにも、ストリームに情報を落として運用しています。さらに、BYARDのおかげで人に仕事をお願いするコストが最小限で済むので、有給休暇を気軽に取得して遊びに行くことができるというライフハックとしても私は活用していますw
フルリモートワークだから始まった仕組み
ALL HANDS🙌
月1回の全社会議には、最初のアジェンダとして「Good&New」という時間が設けられています。この時間では、全社員が一人ずつ、直近1ヶ月間で身近に起こった良い出来事を共有します。人数が増えるにつれて、1人あたりの時間は30秒程度に短くなっていますが、普段はあまり交流のない人々とも交流することができ、お互いの人柄を知ることができる、愛される時間として全員が楽しみにしています。このGood&Newの導入は、全社員が集まる機会を大切にし、コミュニケーションを促進することを目的としています。人数が増えるにつれて、難しくなる取り組みですが、できる限り続けたいと思っています。
旅するキックオフ制度🛫
全社員が一泊か二泊で合宿を行うペースは、3ヶ月に一度です。この合宿では、半日ほどを各チームからの3ヶ月間の振り返りや学びに充てます。週次や月次でも報告はしていますが、3ヶ月間を体系的に振り返ると個人的に大きな学びがあるため、資料作成には時間がかかって大変ですが、とても好きな時間です。また、全員で開発のロードマップを見直したり、数年先を話し合ったり、マーケティングのメッセージを見直したり、採用要件を考えたりする必要があるため、その時に必要なことをみんなで話し合っています。ランチや夕食も一緒にいることで、普段話しにくい人とコミュニケーションを取って、信頼関係を築いています。キックオフも東京ばかりで開催すると、東京以外に住んでいる方からするとフェアではないため、各地で開催しています。過去には、福岡、名古屋、大阪、石垣島での開催実績があります。次は北海道か広島や長野に行きたいと考えています。
最近は参加人数が増えて会場の手配が大変になってきたため、3ヶ月に1回ではなく半年に1回になるかもしれません。ちなみに、録画用のカメラと三脚、編集はCEOの俊介さんの仕事です。誰もお願いしていないにもかかわらず、チャプターもテロップも入れてくれています。
お茶会, Daily Stand Up
ビズとバックオフィスでは、毎日9:30-10:00にお茶会を開催しています。この時間は超任意で、忙しい場合は不参加でも構いません。途中から参加しても大丈夫であり、途中で退出しても問題ありません。雑談を交えながら、ちょっとした業務相談などを行います。オフィスに出社して、近くの人に話しかけるような感覚で参加してくれています。皆さん気軽に相談していて、パソコンについてやライフハックのアイデアなども話し合っています。また、普段の業務についても相談ができます。この時間は、Slackで文章を書くのがちょっと面倒な悩みなども気軽に相談できるため、私はとても助かっています。
一方、エンジニアは「Daily Stand Up」と称して、相談事やお困りごとなどを11:30-11:45の間に実施しています。
メンター、サポーター、コーチ制度
ここ数ヶ月前から実施し始めた制度ですが、個人的には最近のお気に入りです。メンター制度は以前からあったのですが、新しく導入したサポーター制度がとても良いものとなっています。
この制度を導入したきっかけは、従業員の数が増えたため、小さな悩みなどが聞こえづらくなってしまったことです。以前は、誰かが悩んでいるとすぐに気づくことができましたが、相談を受けてから気づくことがあったため、急遽3名で課題解決に向けて動いて作りました。
サポーターは社内ネットワーキングの機能も持たせて、意図的に同じチームの人ではなく、定期的にローテーションをするようにしています。これにより、今まで深く会話できなかった人にも、色んな自由な発想が生まれてきています。全社雑談会も企画され、近日中に実施される予定です。また、お互いにフィードバックし合ったりして、客観的に自分がどのように見られているかを確認することもできます。
さらに、外部のコーチやカウンセラーもつけており、いつでも個人的な不安や悩みを相談することができます。中には目標設定の壁打ちに利用している人もいます。実は、この目標の壁打ちが非常に効果的で、目標のクオリティが大幅に向上しています。
いかがでしたか？完璧ではありませんが、日々試行錯誤しながら、私たちは本気でフルリモートワークで成長しようとしています。この時代、顧客も訪問せずに受け入れてくれるため、成功するために全力を尽くすべきだと思います。私たちは、ここで成功しなければならないとの気持ちで取り組んでいます。当然、リモートワークをするためには紙を一切排除し、すべての業務をSaaSで行っています。私たちに共感してくれる人と一緒に働きたいと考えています。興味のある募集職種があれば、ぜひカジュアル面談からスタートして、すり合わせをしていきましょう。
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