山﨑拓哉

地方都市で大学職員として働いています。公私共に気の向いた時にぽろぽろ書いていきます。

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地方都市で大学職員として働いています。公私共に気の向いた時にぽろぽろ書いていきます。

MS365 Formsの基本（私見）

私が思うMS Formsをつくるときに必須なこと。 １．他の職員も編集できるようにする →編集リンクを共有 ２．他の職員も回答の進捗を閲覧できるようにする →2-1．課やグループのteamsをSharePointで開き、そこに作成したリストに更新していく →2-2．Formsの回答のExcelを共有する 　これが一番手っ取り早いでしょうか。リアルタイムで更新されるので。 Google formの場合は上記の2-2のパターンでOKですね。 いつの間にかMSでも対応されてた。

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    • とある総務系職員とのやりとり

      久々の投稿です。ちょっとインプットが溜まってきたので、 インプットしてきた内容を記録する場所として使っていきます。 私「給与明細、PDF印刷して送るの手間だし郵送費も時間（作業時間＋届くまでの時間）もかかるのでPWつきでメール送付等楽な方法でおねがいします」 とある総務担当「他の人多数も郵送なので、郵送でおくります」 私「えっ・・・」 なんかやりきれないので試作とテストしました。 まずは現状。（対象を100人想定） ①システムから明細をPDFを一括出力　20分くらい ②

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      • ネタめも

        東京出張で前乗りしてます。 休み挟んだり職場離れると忘れそうになるので、 ここでめも。 ・紙申請の電子化ブレスト ・要綱改正 ・そもそもの改善フロー設定 ・教務のQAまとめ ・ナレッジ共有 ・チャットボットナレッジ修正 明日から大学職員との研修会なので、 各大学での取組も聞いて参考にしよう✍️ 事例は別の投稿で。

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        • 就職祝い

          今年入職した県職員のお祝いしてきました。 地元とは縁のない、港町での勤務とのこと。 一年目から一人暮らしと覚えながら行う 日々の業務と、初めて続きで大変そうだった ので、少しでも発散してくれたのならいいな。 一年目を思い出すと、鬼コーチにしごかれ、 何かミスするとなんでこんなこともできないんだ と罵られ、倉庫で肩パンされ、けつ蹴られ、 毎日怯えながら通勤してたな。 確かに許されない失敗もあるかもしれないけど、 失敗から学ぶことってとても多くて、 何かあってもリカバリする

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        MS365 Formsの基本（私見）

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          身近なDX-業務時間外メール自動応答フロー-

          やっとできました。 Power automateを使った自動化… 以上の画像が全体像。 ①メールが届く ②受診時間を日本時間にする ③取り出した日本時間から必要な 数値を取り出す ④祝日・休校日を呼び出す ⑤祝日・土日・時間のフィルターをかける ⑥該当した場合に定型分メールを送信する これが実装できれば休日は メール気にしなくて良さそう（´-`）.｡oO 個人設定はOutlookのアプリ内でした方が 良さそうね。

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          SD1回目終わりました

          今日は職員でもできる業務DXと題して、 SDにて話題提供と演習を行いました。 素人から玄人まで幅広い参加者15名でしたが、 わかる人はヘルプしてくれ、 わからない人はじゃんじゃん聞いてくれて、 自然と意見交換しながら手を動かす機会は貴重だと思った。 各人の学ぶ意識も大事だけど、 学生と同じで学ぶ場も大事だと痛感しました。 序盤は私の持論を喋り通したわけですが、 次回以降は各人が体得できる機会になれば いいなと思います。 写真撮り忘れたのが唯一の悔い。 詳細と次回の話は

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          明日からSD企画やります〜

          昨年度、香川大学さんのDX事例にどっぷり浸かり、現場で現物見て本学の現実を思い知らされたわけです。 本学でもできるところからということで、 現包括契約しているMicrosoft Officeで試行錯誤しているところです。 学生用のポータルサイトとチャットボットを組み合わせたり、履修に関する届出もフォームにしたりと、窓口に駆け込む学生や電話が減ってだいぶ負荷を減らして来たわけです。 今年に入って向かいに座っている先輩が、 「〇〇先生が作ったフローさっぱりわからん！！」 と

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          SD（職員研修）のこと

          研修と聞くと、どこか「やらされ」「言われたから」「勉強したくない」 「やっても給料上がらない」などなど耳にする。 我々は学生がいる環境で働いているし、日々学び続ける学生、学びを教授する教員と共に働くには、我々職員も学び続けることが必要と思う。 時間外なのにふと隣を見ると、テキストにかじりついて読む職員の姿が。 彼女は学部の教務事務を担当していて、教員からの信頼は厚く、 見習わなくてはならない職員の1人。 1冊のテキストを回し読みしただけでは個人のインプットに終わる。 そ

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          SD（職員研修）のこと

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          休日や時間外の対応について

          長い夏季休暇を終えて、本日より出勤。 上司から一言、 「業務時間外にグループメール宛てに来たメールを自動応答できる？」 私「Outlookは自身のメールアドレスだけしか自動応答できなそうなので、 　　Power autemateでできそうじゃないですか？」 来たメールに対し、日時を判定して業務時間外であれば用意したテンプレメールを送信するといった安易な考え。。。汗 先人がいたので参考にしながら進めるとしよう。。。 Power Automateで祝日や土日、業務時間後を判

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          他のコミュニティで投稿したものを引用して初投稿。 業務の備忘録に残しておきます。

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