ファシリテーションのノウハウ

会議を円滑かつ効率的に進めるためにはファシリーテータ―のファシリテーション力が重要です。今回は私がコンサル/PMOとして実施しているファシリテーターの基本的な役割と、想定通りに進まない場合の対処について紹介します。

ファシリテーターの役割とは

ファシリテーターの主要な役割には以下のようなものがあります。
・参加者の確認、会議を開始してよいかの検討
・目的(ゴール)の共有
・タイムマネジメント
・意見の吸い上げ(意見を持ってそうな人に話を振る)
・発言内容の確認、整理
・結論を整理/共有
・ネクストアクション(To Do)の整理/共有

参加者が揃わない場合の対処

会議の開始時間になっても参加者が揃わないことはよくあることです。
そのような場合にファシリテーターが黙って待つのではなく、どのように会議を進めるのか先陣を切って調整していきます。

会議を始めて良いかの検討

会議に出席されているメンバーに必須参加者が参加しているのか、今のメンバーではじめてよいかを確認します。

電話,チャット,スケジューラ,プレゼンス等で参加見込みを確認

どれくらい遅れるかによってその後の対応が変わってきますので、確認する方法があれば確認します。

必須参加者が参加するまでの時間の活用

会議の頭出しだけしておくとか、参加しているメンバーだけで議論できる議題に切り替えるなど、できることがあるかを検討します。

ゴールに向かっていない場合や、時間超過しそうな場合の対処

本来の目的とは別の方向に議論が進んでしまうことや、議論が白熱して想定以上に時間がかかる場合があります。

次の議題に行くかどうかの調整

今話してる会話の重要度、次の議題の重要度、他の議題のスキップ可否、会議延長の可否、別日の会議調整で間に合うか、などを検討します。
次の議題に行く必要がある場合は会話に割って入り、次の議題に行くように持っていきます。重要度や会議延長の可否などが判断できない場合は早めに参加者に確認を行います。

脱線した場合の調整

話が脱線してるときに元に議題に戻すことも重要です。

答えの出ない議論の中断

役者不足や情報不足で議論しても結論がでないのに推測で延々と議論が続く場合があります。そのような場合は早めに話を切り、別途議論するように促します。

(参考)ファシリテーターとモデレーターの違い

会議進行を行うという点ではファシリテーターもモデレーターも同じなのですが、その役割には若干違いがあります。私の理解では、モデレーターは自分の意見も述べつつ議論を結論に導きます。
ファシリテーターは参加者の意見の集約/とりまとめは行いますが、議論に参加して自分の意見を述べることはしません。