【幹事必見】旅行の幹事になったら知っておきたい旅行準備〜当日までのポイントとは？

2023年12月18日 10:46

（この記事には一部プロモーションが含まれます）

旅行は素晴らしい思い出を生む一方で、計画と準備が必要です。特に、グループ旅行の場合、幹事の役割は大きな責任を伴います。ですが、「いきなり幹事を任されても、何をすればいいかよくわからない、、、」「ちゃんとみんなが楽しめる旅行プランを立てられるか心配、、、」という方も多くいらっしゃると思います。そんなみなさんのために、この記事では、幹事を任されたときに意識すべきポイントと必要な準備について詳しく解説します！

1.意識すべきポイント

1-1.参加者のニーズを理解する

幹事の最初のステップは、参加者のニーズを理解することです。旅行の目的や予算、興味を考慮して、メンバー全員が楽しめるプランを立てましょう。アンケートやミーティングを通じて、意見を集約し、適切な行き先を選択しましょう！

1-2.予算を管理する

旅行の予算管理は成功の鍵です！参加者が納得できる予算内で、最高の体験を提供することが求められます。宿泊、交通手段、食事などを効果的に計画し、予算オーバーを防ぐための工夫をしましょう！

1-3.準備をするときにチームで動く

旅行の準備から運営まで、全てを一人で行うのはとても大変です！協力者を募り、チームで行動する事によって、作業の負担を減らすことができます。また、スケジュールの調整ミスや、予約のし忘れなどのミスを防ぐためにも、チームで管理者と作業者を分けて、都度チェックをしながら準備を進めていくことが大切です！

1-4.余裕のある旅程を立てる

予期せぬ問題が発生する可能性があるため、旅程に柔軟性を持たせることが重要です。天候や交通の遅延などに備え、スムーズな対応ができるようにしましょう。

1-5.旅行先ならではの要素を盛り込む

訪れる地域の文化や慣習を理解し、参加者に紹介しましょう。地元の食事や独自の体験を取り入れると、旅行がより豊かで特別なものになります。

1-6.緊急時の対応策を考える

万が一の緊急事態に備え、連絡先や緊急時の対応策を確立しましょう。現地の緊急連絡先や医療施設の情報を把握し、参加者にも共有しましょう。

1-7.参加者同士のコミュニケーションを促す

幹事はグループ内のコミュニケーションを促進する役割も果たします。事前に、LINEやSlackなどのコミュニケーションツールを設け、情報の共有をスムーズにしましょう。グループアクティビティやゲームを組み込んで、参加者同士がより深くつながる機会を提供することも大切です。参加者同士の交流を促進することで、旅行がより楽しいものになるでしょう。

1-8.サプライズを企画する

予定には組み込まれていないサプライズを用意するのも参加者を楽しませる良い案です。例えば、特別なディナーや現地でのアクティビティなどが挙げられます。

1-9.思い出を共有する

LINEアルバムやGoogleドライブを使って共有の旅行アルバムを作成するのもおすすめです。思い出を共有することで、メンバー同士の結束力を深めることができます。

2.必要な準備

では、実際に幹事を任されたときに行うべき準備について、順番に見ていきましょう！

2-1.～3か月前

2-1-1.協力者の募集
旅行の幹事を任されたときにまず初めにするべきことは、旅行を一緒に運営してくれる協力者を募ることです。旅行の幹事を一人で務めるのは非常に大変です。旅行プランの作成、バス、ホテル、レストランの予約、スケジュールの管理等々、行うべき作業は大量にあります。もし可能ならば、できるだけ多くの協力者を募るべきでしょう。作業を分担することで、自身の負担を軽減させることができ、旅行の運営もスムーズになります。

2-1-2.参加者情報の収集
メンバーの予算、好み、制約などの情報を収集しましょう。旅行に関する期待や希望を理解することで、より満足度の高いプランを立てることができます。特にアレルギーや病気についての情報は、レストランの予約や宿泊地の選定の際に必要となるので早めに集めましょう。

2-1-3.目的と予算の確定
旅行の目的やテーマを確定し、それに基づいて予算を設定します。
2-1-4.行き先の選定
メンバーの希望や予算に合わせて、最適な行き先を選定します。現地の気候、観光スポット、文化について調査し、プランに組み込みましょう！

2-2.3か月～2ヶ月前

2-2-1.旅行会社への相談（大人数での旅行の場合のみ）
大人数での旅行の場合、ある程度の予算や行き先が決まったら旅行会社に相談するのが良いでしょう。大人数での旅行の場合、団体客としてのホテルの予約やバスのレンタル、予算の作成など必要な工程が一気に増えます。旅行会社を通せば、これらの作業をスムーズに進めることができるうえ、各ホテルの評価やおすすめの観光スポットについて旅行会社の担当者から詳細に聞くことができます。

2-2-2.具体的なスケジュールの決定
日程を作成し、各日の活動や観光スケジュールを詳細に計画します。予定外の事態や渋滞などを見越し、余裕のあるスケジュールを組みましょう。具体的なスケジュールを立てられたら、それぞれの項目ごとに予算配分を行いましょう！

2-2-3.交通手段の確保
スケジュールが決定したら、それをもとに交通手段（航空券や、バスや列車の一日乗車券など）を確保しましょう。予想される混雑や交通の乱れに対応できるよう、余裕をもたせることが重要です。

2-2-4.宿泊先の手配
参加者の好みや宿泊条件に合わせて、宿泊先を手配します。宿泊先を選ぶときは値段だけではなく、安全性やアクセスの良さ、旅行サイトの口コミなども考慮すべきです。

2-3.2ヶ月～1ヶ月前

2-3-1.支払い
旅行会社、バス会社、宿泊施設などへの料金の支払いは1ヶ月前までには済ませておきましょう。

2-4.1ヶ月前～

2-4-1.緊急時の対応策を確立
現地の緊急連絡先や医療施設の情報を収集し、参加者に提供します。緊急時の対応策を確立し、参加者の安全を確保しましょう！

2-4-2.グループ内のコミュニケーションツールの設定
コミュニケーションを円滑に進めるために、LINEやSlackなどのコミュニケーションツールを設定し、旅行参加者のグループを作成しましょう。

2-4-3.各種レクリエーションの計画
バス内や宴会でやるレクリエーションを予め考えておきましょう！良く行われるレクリエーションとしては、クイズ大会、ビンゴ大会、カラオケ大会などが挙げられます。楽しいレクリエーションを計画して旅を盛り上げましょう！

2-4-4.参加者との情報共有
持ち物、日程表、現地の天候や主な交通手段など、旅行前に参加者が必要とするであろう情報をまとめて、参加者と共有しましょう！大人数での旅行の場合は参加人数の増減も発生しやすいので、キャンセル料も忘れずに共有しましょう。余裕がある場合はしおりなどを作ると便利ですし、参加者の旅行への期待感も高まります！

2-5.前日

2-5-1.幹事の挨拶
団体旅行の場合、旅行の出発時や、宴会の初めに幹事挨拶を行うのが一般的です。その時になって焦らないように、予め台本を考えておきましょう！

2-5-2.最終チェック
最後に最終チェックを行います！スケジュールの流れや集合場所はもちろん、各種施設のチケットやレクリエーションに必要な道具なども忘れないように必ず再確認しましょう！

3.具体的な旅行プラン例

最後に、私が考えた具体的な旅行プラン例を少人数での旅行の場合と大人数での旅行の場合に分けて2つお見せします！行き先はどちらも私が長年住んでいて、旅行にもおすすめな淡路島です！この例を見て、実際にご自身で旅行プランを立てる時の参考にしてみてください！

3-1.少人数での旅行の場合

前提:友人との旅行の場合。参加者：6名。行き先：淡路島

Day 1:

9:00 - 11:00: 大阪駅から明石駅に電車で移動し、明石港からフェリーに乗り　　　　　　淡路島へ。
11:00 - 13:00: 市街地を観光。淡路市内のレストランで地元の海産物を楽しむ。
13:00 - 18:00: バスで淡路ワールドパークOnokoro （公式サイト）を訪れる。
19:00 - 　　ホテルにチェックイン。ホテル内で夕食バイキング。

Day 2:

9:00 - 10:00: ホテルで朝食をとり、チェックアウト。
10:00 - 14:00: バスでニジゲンノモリ（公式サイト）を訪れ、アトラクションを楽しむ。
14:00 - 16:00: バスで地元の日帰り温泉に寄り、旅の疲れを癒す。
16:00 - 18:00: バスと電車の乗り継いで大阪駅へ移動、到着次第解散。

上記の旅行プラン例で登場したニジゲンノモリについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。気になった方は是非ご覧ください！
https://note.com/awaji_travel/n/nffa7ac182568

3-2.大人数での旅行の場合

前提:社員旅行の場合。参加者：25名。行き先：淡路島

Day 1:

9:00 - 11:00: 会社近辺の駅から貸し切りバスで淡路島へ移動。
11:00 - 13:00: グループに分かれ市街地観光。グループごとにランチをとる。
13:00 - 15:00: 貸し切りバスで福良港に移動。うずしおクルーズ（公式サイト）に乗船し、鳴門のうずしおを体験する。
15:00 - 17:00: 貸し切りバスで淡路島フルーツ農園（公式サイト）を訪れ、果物狩りを楽しむ。
17:00 - 18:00: ホテルにチェックインし、自由時間。
18:30 - 23:00: ホテルの大広間で宴会。宴会終了次第、各自就寝。

Day 2:

8:30 - 10:00: ホテルで朝食バイキング。
10:00 - 14:00: ホテルをチェックアウトし、貸し切りバスであわじ花さじき（公式サイト）へ。到着次第、グループに分かれ行動。 14:00 - 16:00: 貸し切りバスで会社近辺の駅まで移動。到着次第解散。

淡路島の観光スポットや旅行プラン例についてはこちらの記事でも詳しくご紹介しています！淡路島への旅行を計画する際には是非ご覧ください！
https://note.com/awaji_travel/n/n815dbfe1075a

以上、幹事を任されたときに意識すべきポイントと必要な準備について解説しました！旅行を成功させるために入念な準備をして、素敵な思い出を作りましょう！

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