仕事を漏れなく進める！【タスク管理三銃士】
日々新たな仕事が舞い込んでくる中、どのようにタスクを管理されているだろうか？
私の場合は、
【手帳】
【リマインくん】
【Notion】
タスク管理三銃士と勝手に呼んでるこの3つで今のところ管理をしていて漏れなく進められている。
チームで仕事をしていてかつ諸々の担当を兼任しているので、他の人への進捗確認とか、先方への連絡とか自分で進める業務とかでてんこ盛り。新人時代は、うっかりが多くてどうすればいいんだ…と頭を抱えていた。だから今日に至るまで自分に合ったタスク管理方法を試行錯誤して、たどり着いたのがこのタスク管理三銃士だった。
以前、ちらっとnoteにも書いたけど↓この時より若干今の業務内容が変わったので、改めて書いてみようかと。
⚫手帳は、未来の自分を助けるアイテム
ほんとにもう手帳がないとお手上げ。大切なものはそこに置いてきたという社会人になってからずーーーーーーーっと私の片腕である。マンスリー形式と横書きのウィークリーごとのページそれぞれを使って管理している。
だから、毎年毎年違う手帳を使おうと思っても書き慣れてるNOTLYさまさまの手帳に戻ってきてしまうのだ。私にとってめちゃくちゃ管理しやすい。
こちらの手帳は、マンスリー形式とウィークリーごとのページ、罫線だけのページで構成されてる。
この手帳1冊あれば、私のタスク管理が完成する。まず、マンスリーの欄は、シンプルに月々の予定のため。「15:00 〇〇打ち合わせ」みたいにただ予定を書き込んでいく。パッと見、その日にどのくらい予定が詰まってるか、新たな予定を入れる時どこに入れれば無理ないかを大切にしてるのでマンスリー形式は欠かせない。月ごとの上下に余白があるから、その月にやらねばならないこととかさらっとメモ出来るのも良い！
そして、横書きのウィークリーページは3つの事柄を記入用として活用してる。
「その日にやること、締切」
「その日にメール・電話で連絡すること」
「その日にリマインド・報告すること」
どんな仕事でも締切はある。その日までにやっておけば安心！を分かった時点で先々の日程の欄まで書き込んでおく。この分かった時点でというのがポイントだ。「書くこと多いじゃん…」て思われた人も少なからずいると思うけど、その時点でサラサラっと書いておけば特に1,2分で終わる。１ヶ月先とかザラだ。書き込んだ1,2分が未来の自分を助けることになる。書き込んだ日程が近くなると「あ、そろそろか」と余裕もって準備できる。
今年は、もう一回り小さくてもいいかなと思い始めたので、重い腰あげて手帳の新規開拓します📒
⚫リマインドしてくれるってめちゃくちゃありがたいね
手帳で完璧！と思われるけれども、石橋を叩きまくる性分なので、もうひとつ仕込んでおく。
それは、LINE公式にてある「リマインくん」の存在だ。
LINEでともだち登録をして「リマインドして欲しいこと」「リマインドして欲しい日時」を送るだけでその時間にきっちり通知を飛ばしてくれる優秀マンである。
この時間に「〇〇の資料作る」とか「手帳を開く」をやりたい！と思って、リマインくんに投げておく。そして普段から私は、LINE通知が飛ぶように設定してるスマートウォッチ「fitbit」くんという強い味方がいるので、リマインくんが飛ばしてくれる通知は欠かさずキャッチできるってワケだ。
まさに最強コンボを日々キメている。
忙しさかまけて手帳開かなかったら、「これやるはずだったのに〜」と後悔はしたくないし、実際したことがある。だから、リマインくんにも手伝ってもらって漏れのない布陣を完成させている。
⚫一覧でタスクだけがバッてみれたら楽だよね
またまた石橋を叩きまくる性分は、今度は日程関係なくタスクだけを一覧にしてNotionでも管理してる。
仕事と言うと、毎日起こるものもあれば、週に1回起こるものもある。さらに、１ヶ月に1回、半年に一回、一年に1回…と、大抵そんな感じ。だから、その日に限らず毎回手帳に書かなければならん仕事がある場合は、書かずに「毎月やること」「毎週やること」「半年に1回気にすること」みたいにNotionのタスク管理表で一覧にしてる。
そうすることで、毎度手帳に書く手間も省ける。だいぶ助かる。毎週何曜日に確認するとか、月末月初にNotionみて進めるとか、予め自分で決めておけばあとはNotionを見るだけ。
さらに自由度の高いNotionちゃんは、備忘録としてメモ残したり、よく出張で使うホテルのサイトとかレンタカーのサイトとかのURLをペって載っけて保存できたりするのでとっても助かってる。
Notionに出会う前は、メモはメモアプリ、定期タスク管理はToDoリストアプリとバラバラなアプリを使って管理していた。専用アプリは特化した使い方出来るから良かったんだけど、いちいち別のアプリを開かないといけない煩わしさが個人的にあって。だから、Notionに出会ってからはほぼ一括して諸々を保存するようにしてる。
まさにNotionさまさまだ。
石橋叩きまくった結果、生まれたのがこのタスク管理三銃士。タスク管理は本来、多方面にバラけてる仕事を漏れなく遂行するための1つの方法であるので、タスク管理して満足しないことに気をつけないといけないけれどもようやくやりやすい管理方法が見えてきたような気がする。
1つの仕事でも、なるべく細分化して記録しておいて、一日の中でどれだけ出来るか、他の誰かに依頼するか、どのくらい日数見積もれば出来るかのスケジュール管理も見えてくる。余裕を持ったスケジューリングは、タスク管理で成り立っている。ありがとう三銃士。
しばらくは、現状の三銃士に頼りきって乗り切ろうと思ってる。これだけ石橋叩いていれば問題ないだろう。業務内容が変わってまた新たな管理方法との出会いがあったらその時はまたnoteに記していきます。
気になる書籍📖を購入させてもらってnoteで更新もしくはnote執筆で訪れるタリーズ☕代として使わせていただきます😋