【業務プロセス】業務プロセスを改善する方法とは！？よくあるフレームワークは役に立つのか？
こんにちは！
花粉症の話ばかりで恐縮ですが、最近暖かくなり、猛威を奮っていると思いきや、個人的にはなぜか回復傾向にあります！笑 周りを見ると悪化する人が多いですが・・・
さて、本日はよく見るワードに思われる「業務プロセスの改善」をテーマとして、記事を紹介したいと思います！なぜこのテーマがよくある悩みのタネなのかというと、おそらく「部署が縦割りで部署間連携が取れていない」「効率性が求められるためミスや失敗が許されない雰囲気（で意見しにくい）」みたいなところが、代表的なところでしょう。
以下では、業務プロセス改善のための実務的なアプローチと組織風土的なアプローチ、さらにはよく見るフレームワークの考え方について紹介します！
1. 業務プロセスの「改善」ではなく「問題解決」
まず業務プロセスとは何かというところから認識を合わせるところから見解を述べていきたいと思います。
一般的に業務プロセスは、企業や組織の販売や生産管理などの広い範囲のつながりのことを指しています。企業の事業範囲にもよりますが、研究・企画、調達、生産、品質管理、マーケティング、販売、顧客フォローなど一連の流れと捉えることもできれば、それぞれにも業務プロセスがあるはずです。
マイクロな視点で見れば、ルーティン業務もあるかもしれませんが、一連の流れと捉えると、それは外部環境なども絡む複雑な流れであり、ルーティン業務ではない「複雑な業務」であると言えるでしょう。この場合、改善といった既存の効率化を図るといった取り組みというより、課題を特定して現在のベストプラクティス（今の形は多くの取り組みのものベストなものと仮定し）をアップデートする「問題解決」と呼ぶ方が本来の形に近いと考えています。
もちろん、改善活動も必要だとは思いますが、業務プロセスを見直そう、という時には、それぐらい大胆な視点で一旦視点を広く持つところから始めるべきでしょう。
（実際の進め方は一部、別記事で紹介していますので、是非参照ください！）
https://note.com/yht_consulting/n/n7a4fc88def19
あともう一つ大事なのは、業務プロセス全体の目的が何のか、明確にすることです。製造業を例にとると、研究・企画はより最先端で新しいものを研究する、生産はローコストを追い求める、販売はとにかく売上を増やすために何でも要求を受け入れてとにかく売る、などが個別で見るとよく起きがちです。また、これらが間違っているわけでもありません。
しかし、それは独立した部門にとってであり、本来は自社のケイパビリティの中で顧客ニーズに即した商品を顧客に届けること、といったようなことが本来の目的として一貫しているべきです。この辺りの足並み揃えも大事です。
2. 日々のアップデートを積み重ねるための組織作り
前章では広い視点で、かつ大胆な業務プロセスの問題解決の視点で紹介しましたが、業務プロセスは生き物であり、常に同じであってはすぐに問題が発生するものです。
それよりは、日々の業務活動の中で、問題を提起し、解決を図る（あるいは改善）仕組みがあると、常にアップデートが行われる理想的な形になります。
これは仕組みというより、学習する組織づくり、もっと現場に近い言葉で言うと「チーミング（teaming）」によって、チームとして組織として常に小さな問題でも共有し、実行し、振り返ることができる体制を構築することにより実現できると考えています。
（学習する組織については別記事でも紹介していますので、ご興味あれば是非ご覧ください！）
https://note.com/yht_consulting/n/n5746f500f359
このように、業務プロセスは単なる定型業務の改善にとどまらず、より大胆でチャレンジングな問題解決であり、組織作りまで絡むチャレンジグだけど、中々難しいテーマなのです。というより、もっとエキサイティングなものとして捉えて頂く方が良いかと思います！
3. フレームワークに頼るな
ここまで上記の1,2章で紹介したポイントを踏まえて業務プロセスの「問題解決」というテーマに挑む際に、（これに限りませんが）ググったりすると多くのフレームワークなるものが出てきます。
正直、私も知らないものがいっぱいあったのですが、これらは特に重要ではありません。
重要なのは、しっかり現状を把握して整理し、課題を特定する、当然のことを当然のように実行することがまずは何より重要です。その上で、抜け漏れがないかのチェック機能として、フレームワークを活用するのは有用と言えるでしょう。
中々陳腐ではありますが、フレームワークはまずは無視して、情報を収集する（データやインタビューなど）ことから始めましょう。
本日の記事はいかがでしたか？
業務プロセスという聞き馴染みのあるワードだったと思いますが、今までの過去記事で紹介した、組織変革やイノベーション記事でも紹介した概念が所々現れたのがお分かりかと思います。
業務プロセスにまつわる相談や問題解決、あるいは小さい変革から大胆な変革を考えている方は是非お気軽にお問い合わせください！
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