#017 ABookBizってどこで使えるの？④どうしても「紙」は捨てられない！
お世話になっております。株式会社エージェンテック、ABook推進部の星野です。
このnoteもかなりエントリーが増え、「どんどんABookが推進されているな～」と実感しております。
ここまでの投稿を読めばわかりますが、現在このnoteは4名体制で推進しています。四者四様の推進方法があります。かなり踏み込んだABookの使い方を紹介する者、業務効率化に最適なツールとしてABookを紹介する者、なぜか無駄に「推進」を強調する者などなど…。
私はこれまで「ABookBizを使ったペーパーレス化」について推進してまいりましたが、今回は「いや、どうしても完全ペーパーレスは難しい」「紙は使わなきゃいけない」といった方々に向けて、「それでも便利なABookBiz」といった内容の推進をしてまいりたいと思います。
文書のデジタル化
これをずっと叫んできました。この声が枯れるほどに。ABookができること、否、ABookにやらせてほしいこととしての「デジタル化」。ペーパーレス化ですね。しつこいぐらいに書いてます。しかし、しつこいぐらい言い続けるのが我々の仕事、すなわち「推進」なので仕方ありません。
それでも「紙」はなくならない
「ペーパーレスとか言われても、当社では紙をなくすことはできない」
そんな声もよく聞かれます。そうです。わかります。正直、私も紙はなくせません。使います（何て書いてあるのか自分でも解読できない手書きメモ、宛名のない手紙、16小節のラブレターなど）。
営業用の資料でも、カタログでも、社内で使う文書でも、どうしても紙で出さなければならない理由はあると思います。わかります。
紙で出す文書、それを作るのは
作成した文書を紙に出力するとは言っても、おそらくそれらはWordやPowerPointなどのソフトウェアを使って作っているケースがほとんどではないでしょうか？
さすがに「全部手書きでやってます！」みたいなことはもう、ほぼないと思います。私みたいに解読不能な文字を書く輩もいることですし。
PCなりスマートフォンなり、ソフト（アプリ）を使って作った文書をそのままアップすればいい、というのがABookです。ABookBizです。
ファイルをアップロードするだけのABookBiz
利用する文書が何十種・何百種、何バージョン、何ファイルあろうが、管理画面でアップロードしてしまえば瞬時にデジタル化して共有できるのがABookBizです。
社内・チーム内でファイルサーバーなどを使って共有していても、
結局ローカルにコピーして文書作成
ファイルが溜まりすぎてよくわからない
どれが最新でどれが古いのか、誰が作ったのかわからない
このように非効率的な運用をしてしまっているケースも少なくないと思いますが、ABookBizに入れてしまえば、一気に変わります。
誰がいつ作っていつ更新したか
誰と誰に共有するか
どんな用途で使用するか
どれくらいの期間共有するか
どの端末で見られるようにするか
ファイルサーバーやPCの中でぐちゃぐちゃになっていたものがスッキリ整理されます。その上、ファイルがどれだけ増えようとも必要なものだけを使えます。
さらに、デジタル化することで検索も可能になり、欲しい文書がすぐに見つかります。今後はAIを搭載する予定ですのでもっと便利に使えます。何なら、内容をまとめてくれたりしてくれます、AIが。
改めてもう一度。
もともとソフト（アプリ）を使って作成した文書を、ただアップロードするだけです。これだけでかなり便利になるのが、ABookBizなのです。
紙を使い続けるとしても
それでもなお「紙をなくすことはできない」、という方もいらっしゃるでしょう。仕方ないです、それはもう。
それならもう、紙で出しちゃいましょう。そういうルールは変えられなかったりしますから。
しかし、たとえ紙で出す運用だったとしても、先に挙げたABookの利便性、「作った文書を上げるだけ」の簡便性は、非常に有用だと思います。
10部刷っていた文書が1部で済むようになるかもしれませんし、何よりも、社内・部内・チーム内での文書管理・共有が非常にやりやすくなります。
あるいは、一度使ってみたら「もう紙を使わなくていいかも！」という決定打になるかもしれません。ぜひお気軽にお試しいただきたいと思います。
ABookBizによるデジタル化の事例
ABookBizをご導入いただいている企業による文書のデジタル化／ペーパーレス化の事例です。
鉄道会社 様
1000ページ以上の規程類・マニュアル類をペーパーレス化しタブレットで閲覧していただいています。これまで全て紙で携行していたものが端末に集約され、単純に持ち運びやすくなっただけでなく、資料を探す手間を省き、最新の文書をすぐに配信できるなど、メリットが多くあります。
不動産会社 様
WordやPDFで作る文書だけでなく、物件の数値データなどを確認するためのExcel、動画なども扱うため、ファイルが多岐にわたります。それらを同一プラットフォームで一元管理できるようになったことで、業務が効率化されました。
おわりに
今回はどうしても紙での運用をやめられない文書について、「それでもABookを使った方がもっと便利になる」という観点で推進してまいりました。どうでしょう、この譲歩のしかた。ちょっと前に「ペーパーレス会議が…」と書いていた人間と同一人物だとは到底思えません。否、この柔軟性が大切なのです。たぶん。
「どうしても紙での運用をやめられない」、これは本当によく聞く声です。
それでも、ABookを使えばもっと便利になりますよということが、今回最も押し出したかったテーマです。
ソフト（アプリ）で作成した文書をアップするだけ
作成者・更新者・バージョン管理も簡単
共有するメンバー、期間、端末の設定も自在
文書の管理・共有が抜群にしやすい、これが9年連続シェアNo.1のABookBizです。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
ABook推進部・星野でございました。