1週間の会議を見直したら、チーム全体が週明けから気持ちよくスタートできるようになった話
※こちらは、2023年11月にrootさん、リンクアンドモチベーションさんと3社合同で実施したLT会にて発表した内容です
自己紹介
はじめまして！SHE株式会社 デザインユニット プロダクトデザイングループの林愛実（はやしめぐみ）と申します。社内では「めぐみん」と呼ばれています。
SHEは「一人一人が自分にしかない価値を発揮し、熱狂して生きる世の中を創る」というVisionのもと、働く女性のためのキャリア支援プラットフォームSHElikesを運営しています。
LTの概要
今回の対象と得られた効果
今回の取り組みで行ったことは、タイトルにも記載の通り「1週間の会議を見直した」ことですが、対象にしたのは「定期的に行われる会議」のみで、それ以外の突発的に行われる会議などは対象外としています。
また、具体的に得られた効果としては、以下の通りです。
この取り組みを行った理由
そもそも、なぜこの取り組みを行うことになったの理由ですが、その当時「会議が分散していることによって固まった時間が取れない」「その影響でスイッチングコストが高い」などの悩みを抱えていました。
また、自分を含めて3名だった社員が倍の6名になり、プロダクトデザイングループとコミュニケーションデザイングループという体制の変更もあり、実施する定例も増えるなど、見直すにはいい機会だと思いました。（2023年5月時点）
取り組む際のポイント
ここからは、今回の取り組みを振り返ったときに大事だと思った3つのポイントを挙げていきます。
①目的の整理
SHEデザインユニットでは、以下をゴールとして設定しました。
これだけだと抽象的で分かりにくいと思うので、さらに具体的にゴール達成に向けてやれるとよさそうなことを挙げておきます。
まず一つ目に、SHEデザインユニットの中でも、いくつかの粒度やメンバーごとの定例があるのですが、それらを週の前半に実施してやることをすり合わせた上で、週の後半で動ける時間確保できるとよさそう と考えていました。
また二つ目に、実際すでに効果があった取り組み（＝オンライン合宿）を拡張したい、という思いもありました。
このように目的や達成したいことを整理したことで、自分やメンバーのスケジュールを見て「う〜ん、どう整理するべきか分からんな〜🤔」と唸っていたところから、ざっくりと「こんな感じで整理できると良さそう」がイメージできるようになりました。
もし固まった時間を確保したいのであれば、できるだけ曜日や時間を限定し、スキマ時間が生まれないようにする。逆に、会議が特定の時間や曜日に集中してしまっていることによる負荷を軽減したいのであれば分散させる。
当たり前のことかもしれないですが、目的が異なればやり方も変わるので、最初に「何を達成したいのか」を定めることで取り組みの指針が定まりました。
②タイミング
取り組みを実施するタイミングとしては、体制変更が行われる期初やプロジェクト始動時が絶好のチャンスでした。
設定した当初はみんなにとってもバッチリだと思っていた1週間のスケジュールでも、知らず知らずのうちに形骸化してしまうことがありますが、上記のタイミングであれば会議体が消えることにも気付きやすく、また新たに生まれる場合も調整がしやすいため、よりスムーズに進めることができました。
③会議の内容
最後のポイントは、会議の内容を踏まえて判断することです。
例えば、意思決定がメインの会議と共有がメインの会議があったのですが、上記の赤枠の曜日にそれらの会議を収めるだけではなく、意思決定されたものをすぐに共有できるように、以下の順番を意識して再設定しました。
もしこれが逆になると、タイムラグが発生したり、別途共有するなど手間がかかってしまいます。
その他にも、レビュー会とオンライン合宿を同じ曜日に実施することで、レビュー会前後に作業時間を確保でき、スピード感のある対応ができるようになったりと、会議の内容を踏まえて見直すことで、さらに全体最適に繋がりやすくなりました。
以上の3つのポイントを抑えて会議を見直した結果、SHEデザインユニットにとって最適なスケジュールを組むことができ、さらに安心感を持って業務に取り組むことができるようになりました。
ちなみに私はNotionを使って、ゴールや動かせそうな会議体を確認しながら進めました。メンバーにも共有しやすく、とってもスムーズに取り組むことができました。
最後まで見ていただきありがとうございました🙇♀️✨
SHEデザインユニットでは「SHEデザインよもやま」というPodcastを配信しています。仕事の現場でのやりとりや感じていることなどをそのままお伝えしていくので、私たちの普段の会話を盗み聞きしているような感覚で聞いてくれたら嬉しいです。面白いと思ってくださった方はぜひフォローもお願いします！
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