ナレッジ共有イベント「イイシゴト共有会」本番までの企画・準備プロセスを公開！イイシゴトを届ける舞台裏に迫る🔥
はじめに
こんにちは！ゼロイン広報の服部です。
本記事ではゼロイン社内のナレッジ共有イベント「イイシゴト共有会」の企画・準備プロセスをお届けします！
※イベント当日レポートはこちら
イイシゴト共有会とは？
ゼロインの企業理念「すべての“働く”を元気にする」を体現した仕事や取り組みを共有し学び合うナレッジ共有イベントです。社内で生まれた“イイシゴト”を部署や年次・役職を越えて共有することで、「顧客への価値提供」や「仲間のスタンス・熱量」といった“ゼロインらしさ”を感じられます。また、ロールモデルとなるシゴトを知ることで、これから働くうえで目指したいキャリアや獲得したいスキルのヒントを得る機会にもなります。
ゼロイン社員は本社、お客様のオフィス、イベント会場など、さまざまな場所でお客様に価値を提供し、“働く”を元気にしています。
そんなゼロイン社員のイイシゴトを社内で共有しないなんてもったいない…！そうした想いからイイシゴト共有会は始まりました。
8/29の本番に向けていよいよ準備開始
コーポレートブランディング室を中心とした3名が事務局となり、イイシゴト共有会の準備を進めました。
事務局メンバー紹介
こうたさん：コーポレートブランディング室 室長。過去にコミュニケーションデザイン事業部でイベント企画を経験。イイシゴト共有会の全体設計、全体ディレクション、会場設営全般を担当。
なみけんさん：社内広報・インナーブランディングに長く携わるアイデアマン。プレゼンテーションの磨きこみを担当。
服部（筆者）：コーポレートブランディング室の広報担当。イベント準備の進行管理、プレゼンターとの調整、事前・事後の広報施策、イベント当日の司会を担当。
イイシゴト共有会の全体スケジュール
＜スケジュール＞
6月中旬 イイシゴト共有会2024のコンセプト、コアターゲット整理／会場下見、会場申し込み
6月下旬 各部の部長とイイシゴト選出ミーティング、イイシゴトの決定／プレゼンターへのフィードバック
7月上旬 イベントの演出、仕立ての企画・設計
7月中旬 スケジュール作成／社内広報
7月下旬 プレゼンターとプレゼン企画（構成、要点の整理）ミーティング
会場レイアウト、設営機材確認
8月上旬 プレゼンターとプレゼン内容すり合わせ（最大4回）
8月中旬 懇親会準備
8月下旬 事前広報施策
8月29日 本番🔥
9月上旬 事後広報施策
という流れで準備を進めました。
プレゼン準備は2か月弱で、イイシゴトが社員に伝わり、未来のイイシゴトにつながるように準備を重ねていきました。
当日までのプロセス
6月中旬：イイシゴト共有会2024のコンセプト、コアターゲット整理／会場下見、会場申し込み
毎年開催しているイイシゴト共有会ですが、コンセプトやコアターゲットは会社の状況や全社メッセージに応じて開催会ごとに少しずつ変化します。事務局でコンセプトを整理し、経営陣や部長とすり合わせながら方向性を定めます。
6月下旬：各部の部長とイイシゴト選出ミーティング、イイシゴトの決定／プレゼンターへのフィードバック
今回のコンセプトにもとづいて、社内からイイシゴトを選出します。各部長と個別にミーティングの場を設け、前回のイイシゴト共有会以降に生まれたシゴトの中から適したものを協議して決定します。経営会議で承認を受けた後、本人にフィードバックされます。
7月上旬：イベントの演出、仕立ての企画・設計
今回のイベントは、社内会議室から外部の貸し会議室での開催に変わり、コンセプトやコアターゲットも微修正が入っています。そこで、どのようにすれば効果的な場になるのか、当日の演出やプログラムを検討します。プレゼンテーションの長さや映像の活用、質疑応答や講評の有無など、全体構成を検討して設計していきます。
7月中旬：スケジュール作成／社内広報
イベント本番に向けて、必要なタスクを洗い出します。
イイシゴト共有会は、プレゼンター、イベント会場スタッフだけでなく、当日運営をフォローする総務チームなど、関係者を巻き込みながら準備を進める必要があります。スムーズに準備を進めるためにも、各所への連絡のタイミング、タスクまでスケジュールに落としこみました。
社内広報
イイシゴト共有会では、プレゼンテーションにくわえて、社内交流を深める懇親会を行うことに決まりました。より多くの社員に参加してもらえるように、メールで全社広報をし、周知を重ねました。
7月下旬：プレゼンターとプレゼン企画（構成、要点の整理）ミーティング/ 会場レイアウト、設営機材確認
今回のイイシゴト共有会は、バックオフィスデザイン事業、コミュニケーションデザイン事業、ファシリティデザイン事業、IT推進室から、4つのイイシゴトが選出され、4組7名がプレゼンテーションを行います。
まずは事務局がプレゼンターにイイシゴトの取り組みについて1時間かけてじっくりとヒアリングを行い、プレゼンのストーリーラインを作成しました。
プレゼンターは入社2年目の若手社員から、社歴20年以上のベテラン社員まで、幅広い層で構成されています。各プレゼンターと事務局で打ち合わせを重ね、このシゴトのポイントは何か、何を社員に共有したいのか、メッセージは明確に伝わるのか、プレゼンに肉付けを行っていきました。
会場レイアウト、設営機材確認
会場のスタッフと、必要機材の確認、投影資料の見え方、音響、座席レイアウトの確認を行いました。今回のイイシゴト共有会は、会場での対面参加をメインとしつつ、オンラインでも参加できる仕立てにしました。オンライン参加の社員も問題なく視聴できるよう、何度もテストを行いました。
また、会場が縦長のレイアウトであったため、一番後ろの人も十分に投影資料が見られるように文字のサイズを確認しました。
8月上旬：プレゼンターとプレゼン内容すり合わせ（最大4回）
各プレゼンターと事務局で、それぞれ3～4回ほどプレゼンテーションを磨きこむミーティングを重ねました。プレゼンターに暫定的なプレゼン資料を持ち込んでもらい、冒頭で実際にプレゼンテーションしてもらいます。以前決定したストーリーラインが破綻していないか、伝えたいメッセージは伝わるのか、プレゼンテーションの中身に過不足はないか、といった観点で事務局からフィードバックを行い、プレゼンターと対話しながら中身をブラッシュアップしていきます。
プレゼンの内容を、部署を問わず全社員に分かりやすく伝えるため、構成、表現、用語を細かく改善しています。
8月中旬：懇親会準備
懇親会の参加者数を把握するためにアンケートを実施し、60名分の料理と飲料の手配を進めることになりました。過去のイベントで社員から好評だったケータリングサービスを今回も利用することに決定しました。
参考に、発注したオードブルのリンクを載せます。オススメです。
【参考】肉と野菜のスーペリアルプラン 14品 2,970円
彩りが豊かで、懇親会にピッタリな料理でした。お肉、野菜、ご飯やパスタがバランスよく入ったセットになっています。
8月下旬：事前広報施策
イベントの前の事前広報＆巻き込み施策は、社内イベントの効果を最大化させるためにも、とても重要です。
今回は2つの施策を行いました！
・メルマガ配信
・社内のオンライン配信（ZEROIN HOT LINE）を活用した広報
それぞれについて、詳しくご紹介していきます。
・メルマガ
4つのメルマガを配信しました。
①プレゼンター、プレゼン概要の紹介
②過去のイイシゴト共有会のプレゼン紹介
③当日の詳細（会場案内＆オンライン参加URL共有）
④本番直前のリマインド
特に②は、初めてイベントに参加する社員が、他事業への理解を深めた上で当日を迎えられるように、オススメのプレゼンを厳選し、録画映像を共有しました。
ゼロインではeラーニングサービス「AirCourse」を活用しており、社内イベント以外にも、Excelの使い方講座、事業理解を深めるオリジナル映像まで、オンラインでいつでも、さまざまなお役立ちコンテンツの閲覧ができるようになっています。
AirCourseに公開されている、過去のイイシゴト共有会の録画映像はどれもが素晴らしい内容なので、ぜひ全部の映像を見ていただきたい…！というのが本音ですが、特にオススメのプレゼンを厳選して配信しました。
・社内のオンライン配信「ZEROIN HOT LINE」を活用した広報
ゼロインでは毎週、全社員向けにトップメッセージ動画を配信しています。この配信の機会を活用し、全社広報を行いました。
文章だけでは伝わりづらいこともあるので、イイシゴト共有会の目的と概要を映像にまとめて配信しました。イベントのイメージが湧くように、スライドを投影しながら、事務局の私がトークをする仕立てになっています。
イベントに興味・期待感を持ってもらうために、映像の中でプレゼンターの紹介を行いました。事前にプレゼンターから写真を集め、プロフェッショナルな雰囲気のプレゼンターの紹介画像を作成しています。
どんなプレゼンになるのか、ワクワクしますね！
8月29日：本番🔥
いよいよ本番です。当日は、開場の2時間前から、事務局メンバーで会場準備、機材テストを行い、プレゼンターとの直前リハーサルも行いました。
開場時刻になると、会場に続々と社員が集まってきました。
どんなイベントになったのか…。
当日の様子はこちらの記事をご確認ください🔥
9月上旬：事後広報施策
2つの事後施策を行いました。
・アンケート収集
・録画映像の配信
アンケートを実施したところ、社員から嬉しいコメントをいただきました！
マネージャーからのコメント：「間違いなく過去一のイイシゴトだったと思います！プレゼンのレベルが上がり、雰囲気も最高だったのではないでしょうか。」
スーパーバイザーからのコメント：「今回、ハッとさせられるプレゼンが多かったような気がします。 中間層がどう成長しどう組織を発展させるか、が大きなキーとなっていると思うので、タイミング的にもすごく勉強になった時間でした。今までは環境要因や個人スキルによったプレゼンが多かったと思うので、アクションのテクニックや顧客への向き合い方は色々な場面で刺さったような気がします。」
次回のイイシゴト共有会で、どんなイイシゴトが発表されるのか？
とても楽しみです🔥🔥
当日のイイシゴト共有会の様子はこちら