カレンダーが忙しい管理者の「抜け」を防ぐに救世主になるか

介護施設の情報共有をLINEWORKSを使用し、活用方法・事例などをnoteに書きます。職種、年齢、電子機器に疎い人が働いてる介護施設でどうやってLINEWORKSを導入したか、導入した道のりをここに。

こんな人に読んでもらいたい
・LINE WORKS 導入検討してる人
・LINE WORKS 導入してる人
・介護施設で情報共有ツールを探してる人
・職場間で情報共有を効率的に行いたい人

これは秋田県の田舎町の介護施設がみんなで進める情報共有を書いたものです。商品の詳細、説明などはお手数ですが「LINE WORKS」を検索して下さい。

1.管理者は忙しい
2.管理者はこんな人
3.人力ではなくシステムで予防・改善
4.こんな感じで教えました

1.管理者は忙しい
とある日に全体会議の事前共有がまだだったので確認をすると・・・
管理者：「わ、忘れた〜」「それいつまでだっけか？」

まだ、事前共有がなかったので確認すると・・・
管理者：「あい〜、こら抜けてること。バタバタしてるとこんだ」

はじめに一言。忘れることは悪ではないと思ってます。
気づける「仕組み」や「体制」をどう作っていくかが予防になる。

期日までにやらないと行けないことができない。
突然の新規利用者案件の電話、ケアマネや家族の来客。
施設内のちょっとしたヘルプ、送迎、契約、来月までの更新作業。
報告書に目を通し返信、新しいことが上からも下からも押し寄せる。

管理者は忙しい。膨大な情報の激流に2本の足で立ってなおかつ前に進めねばならない。全ての管理者さん、お疲れ様です。

1日に10、20も情報と対峙する中で「1つ抜けてしまった」ことありませんか？ちなみに、私は管理者ではありませんが「良く抜けます」

2.管理者はこんな人
冒頭で起きたとある日に出てくる管理者は
50代の女性、スマホ所持、
仕事中はパソコンをメインにLINEWORKSを使用
人柄なのか情報が集まってきやすい人で結果
「抜けてしまう」「忘れてしまう」ことがあると先日話してくれました。

介護施設の管理者は情報の集まる場所。
多岐に渡る情報を「いつまでに、どこで、だれが、なにをする」を迅速に
判断し対応することが必須な立場。

3.人力ではなくシステムで予防・改善
「さっと書いとくんて〜」→書いた紙をなくす
「紙のカレンダーさ書く」→すでに予定がいっぱいで書けない
「頭さ覚えとく！」→次の日になれば情報の洪水に飲まれ、忘れてる

だったら人力ではなくシステムで予防・改善しよう。
LINEWORKSの機能で何か使えるものはないか…

カレンダーだ。

井上：「カレンダーに全体会議の日と事前共有の日とできてるかどうか確認する日の3つ入れましょう」

施設的に「全体会議」を行うのは第4木曜日14時〜、、、なので
1.(当日)第4木曜日14時全体会議を作成
2.(10日前)事前共有作成日を作成
3.(5日前に)リマインド用を作成

事前共有とは…
事前に会議で話す内容を記入→確認することで無駄な読み合わせをなくすもの

リマインドとは…
事前共有への記入がまだな場合は「記入するように」と再通知すること

4.こんな感じで行いました（PC編）
第４木曜日14時〜繰り返しにて「全体会議」を設定
1)カレンダーを押す

2)全体会議と入力

3)繰り返しを選択

4)毎月第4木曜日を選択

5)保存

同じ要領で「事前共有作成日」「リマインド用」を作成

さて、これで「抜け」が防げるか…実験です。

忘れることは悪ではない。

期日までにやらないと行けないことができない。
自分のtodoリストがどんどん崩れていき、新しいことが足される。
足すことで抜ける。あの瞬間に「危ないっ！抜けてた」と戻れる人間がどれだけいるだろう・・・

管理者は忙しい。膨大な情報の激流に2本の足で立ってなおかつ前に進めねばならない。全ての管理者さん、お疲れ様です。

自分の記憶力だけじゃなくLINEWORKSという記録で「抜けない」、「抜けずらい」、「抜けても気づける」仕組みや体制を作っていきましょう。

いいアイデアあれば、共有。大歓迎です！！