介護施設でLINEWORKS「トークルーム」の使い方

介護施設の情報共有をLINEWORKSを使用し、
業務効率がどれだけできるかをnoteに書きます。

こんな人に読んでもらいたい

・介護施設で情報共有ツールを探してる人
・介護施設の情報共有をなんとかしたいと思ってる人
・LINE WORKS 導入検討してる人
・LINE WORKS 導入してる人

結論
まずは委員会からやるべし

理由

・介護施設に大体、存在する
・定期的に集まって活動してる（無駄と無理がある）

実例　

ショートステイ　従業員対象20名
どんな感じでやったか一部抜粋、個人情報などを伏せてます。

委員会（実際にある委員会）月に1回以上開催

リハレク委員会：日中のレクレーション・誕生会・施設内装飾
ケア向上委員会：事故報告書を議論、利用者へのケアを議論
リスクマネジメント委員会：事故報告書を議論し今後の対応を検討
研修委員会：施設内研修の開催・運営
環境委員会：車いす清掃・施設内の環境の運用
給食委員会：食事全般（行事食、食事形態）
感謝感激委員会：夏祭り・敬老会・その他利用者への提案（外出・外泊）

↓管理者側（井上弦）がやったこと

1.委員会トークルーム作成
・このトークルームで行うこと説明（詳細は2.共有にて）
・前月の紙媒体での会議録をファルダに入れる

2.共有
質問、会議で話したいこと、画像、動画、事前共有、会議録へ
助言、解答し運用を促す

3.確認
・運用できている/できていない
・通知があればレスをする、質問があれば返信する

メリット/デメリット

メリット：
集まらなくて良い（オンライン上でやりとり可能◎）
→16時から会議！一局化だったのが準備、質問が事前共有できるようになった
紙がいらない
→トークルーム内での質問を事前情報とすることで紙を削減できる

デメリット：
差が出る
→トークルームが活発的委員会とそうでない委員会がある

課題

1.会議録の自動化/簡素化
→現状、1人（井上）が共有、準備、会議録の作成を行なっている。負担が大きい
会議録をテンプレート化し、少ない労力で会議録へ変化できるよう考える
アイデア：事前共有に変更点、補足、質問などを加えて会議録とする
（まっさらな状態から会議録を作成しないように）

2.原因追求
→なぜトークルームを使わなのかを考えて改善
活動的、非活動的な委員会メンバーへヒアリング

感想

見る専（おばちゃん職員、機械に疎い職員）がいるので全て活動的は難しい
が、内容把握（トークルームで見たものを直接会って話す）としては活用可能◎
何もない状態から説明して考え意見するという流れから、事前に確認しているので考える、意見出しまでレスポンスが早くなった（気がする）

井上：
「LINEWROKSのあれなんですけど〜」

職員：
「それならこうしていて〜」

トークルームに委員会を入れて、決断までの準備のやりとりの回数が減った。
直接会っても、会わなくても物事が進められる。これって介護施設ではすごくありがたい。日勤、早番、遅番、夜勤の中でピンポイントに複数にアポとりするのはハードルがある。オンライン上で可能な範囲を済ませて自分の業務、やりたいことに勤務中は時間を使おう。

委員会をただやるものではなく最大限効果がある集まりに
そのために非効率な対人と無理な調整は、LINEWROKSで解決できる


最後まで読んで頂きありがとうございました。
次回はトークルームでの嬉しい誤算について書く予定です。
LINEWROKSの説明はお手数ですが「LINE WORKS」を検索しご確認下さい。

LINEWROKS入門編
https://note.com/yuzuru0201/m/m9bc6fa3f860f

LINEWROKS運用編
https://note.com/yuzuru0201/m/mdadb2eafd8c6