withコロナ ”オフィス再開”に向けて、今のオフィスに求められることとは？
新型コロナウィルスを終息させることは難しく、ワクチン開発にはしばらく時間が必要と言われる。発症前の潜伏期間にもウィルスが広がる可能性があり、社内で感染を広げないために”今あるオフィス”を見直す視点と工夫を整理してみました。
新型コロナウィルスの特徴
新型コロナウィルスは、感染者が咳をしたり、喋ったりしたときに生じる飛沫を吸い込んだり、飛沫が付着したものを触れた手で目や鼻、口に触れることで感染する。この感染プロセスを遮断するため、１）手洗い・手指消毒、２）飛沫防止、３）換気、４）清掃と消毒の対策がある。特に４）清掃と消毒について、ステンレスやプラスチックの表面でもウィルスは3日間生存するため、拭き取りによる消毒が重要。
１）手洗い・手指消毒
２）飛沫防止（マスク着用、ソーシャルディスタンス）
３）換気
４）清掃と消毒
【参考】新型コロナウィルスの全般的な理解に https://www.pandaid.jp/covid
”今あるオフィス”で、すぐ実践できる運用面での工夫
メンバーに感染予防行動を促すこと、新たな生活様式を浸透していくために、今のオフィスのままでも対策に着手する。
【手洗い・手指消毒】出社時に手洗い、手指消毒
オフィスエントランスにサイン掲示をするなど、出社時の他、外出から戻った際など手洗いを促す。
【飛沫防止】オフィス内ではマスク着用、ローテーション勤務
飛沫を防止する上でオフィスないではマスク着用。使い終えたマスクなど捨てるための蓋付きゴミ箱。在席人数が座席数の半分以下になるよう２〜３チームに分かれたローテーション勤務を導入することで、１席おきに着席する、対面では座らないなどソーシャルディスタンス（対人距離2m）を確保しやすくする。１席おきに使用禁止サインを設置。在宅勤務とオフィス勤務を１日または半日単位で使い分けて、業務が滞らないようにする。通勤においては、時差通勤、自動車通勤など、人混みをさける。営業においては、オンライン商談。名刺交換もオンライン。エレベーターもできれば一人づつでしょうか。。
【換気】１時間に２回の換気
換気設備がない小規模のオフィスビルでは、対角にある２箇所の窓を開けることで空気を入れ替えるが、チャイムを導入して換気を忘れないようにしたい。
【清掃・消毒】終業時の清掃と消毒
ウィルスはものの表面上で３日間生存するため、手が触れる場所（机、ドアノブ、スイッチ、電話、キーボード、タブレット、リモコンなど）、トイレや洗面所などの共用部の清掃と消毒を終業時に行う。手が触れる場所にサインを配置して、手洗いや消毒に気を配る。
withコロナ ワクチンができるまで、感染を広げないための”今あるオフィス環境”の見直し
メンバーの行動変容以外にも、感染を広げないためにオフィス環境を見直すこともできる。
【飛沫防止】レイアウト変更による席間距離の確保、窓口業務パネル
一般的な島型対向レイアウトでは対面や左右との座席間隔は1.2〜1.4mのため、距離を確保しにくい。スクール形式にして座席を離し、距離を確保することもできる。ただし、レイアウト効率が下がるため、席数確保が難しい場合にはデスクを共用することも合わせて必要になる。経理など対面で書類受け渡しのある業務では、透明のデスクトップパネルやシートを設置する。
【清掃・消毒】フリーアドレスによる机上面清掃、清掃しやすい床仕上
机を共用する場合には、机上面を清掃しやすく整頓しておく。床仕上はタイルカーペットの場合は掃除機をかけるほかないが、木目調など塩ビタイルにするとモップがけなど床の拭き掃除がしやすくなる。
これからの働き方と”今あるオフィス”の役割見直し
今後、緊急事態宣言解除に向けた準備が進められていくが、第２波、第３波と感染の広がりに応じて再度活動自粛が求められる可能性もある。そのため、状況に応じて柔軟に事業活動を継続できるようにオフィスの役割を見直ししていくことも必要になるだろう。
１）在宅勤務
活動自粛の際には、在宅でのリモート勤務が中心になる。その場合、デスクワークしやすい環境を確保すること、家族や同居者との空間的距離の確保が問題とされることが多い。現在はホテル出勤なども行われている。今後ソロワークを在宅で行う機会が増えることを想定すると、住宅の中での執務環境を整えることも重要になってくるが、少し広い部屋に住むメンバーの経済的な負担をどう考えるか。
２）職住近接
個人での執務環境確保や組織コミュニケーションの不足など、在宅勤務の抱える問題を解消する方法としてサテライトオフィスを居住地近くに分散する考え方もある。感染者が発生したときにオフィスを分散しておけば全面閉鎖を避けることもできる上、職住近接することで、活動自粛による影響を減らすことができる。最低限の本社機能を継続するためには、コーポレートスタッフが本社近くに居住していると対応の選択肢が増える。
３）afterコロナを見据え、”今あるオフィス”の役割見直し
リモート勤務によって最低限の業務遂行ができる環境が整い、再度活動自粛が求められる可能性がある中、安定的に全員が出社できることを前提としたオフィスはどうなるか。個人作業と会議はリモートでできるようになったとして、緊張感を持ちつつも働きすぎを防がなければならない。日常的な業務知識やアイデアの交換、気軽な相談、体験の共有による組織文化の醸成、新しいメンバーとの信頼関係の構築といった潜在的な関わり合い、現場現物に関わる業務はリモート化されにくい。このような状況の中で今後、オフィスにどのような役割を持たせていくか。自粛が緩やかになる中、その組織にはどんなオフィスが必要なのか見直しが必要になるだろう。個室会議室はリモート商談の用途に変更する、執務エリアをゆとりある打ち合わせスペースに用途変更する、オフィスを都市部にある作業の場ではなく郊外にある研修トレーニングの場とするなど、単純にオフィスをなくすこと以外の選択肢も視野に入ってくる。このオフィスの見直し方についてはリンク先にて。
オフィスにおけるコロナ感染対策の参考サイト
【参考】厚生労働省 新型コロナウイルス感染症について
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000164708_00001.html
【参考】pandaid 新型コロナウィルスの全般的な理解に： https://www.pandaid.jp/covid
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