リモートワークで陥りやすい労務管理上の2つの課題！そのポイントと対策の紹介

こんにちは！白潟総研の吉本です。

新型コロナウイルス感染拡大により外出自粛が求められたことで、
多くの企業で導入されているリモートワーク。
業務効率の向上や移動時間の削減など、
その効果を実感した人も多いと思います。

白潟総合研究所もフルリモートに移行して丸１年、
生産性という面では、驚異の127%に向上することに成功しました。

とは言え、
良いことばかりではなく、取り組まなくてはならない課題もあります。
その代表的なものの１つが「労務管理」ではないでしょうか？

今回は、
この労務管理で陥りやすい3つの課題とその解決策についてご紹介します。

（※）白潟総合研究所のリモートワークのノウハウを
網羅的にいち早く知りたいという方は、
以下のページから資料を無料でダウンロードできます！
【『中小ベンチャー企業のリモートワーク下での組織づくり』特別資料ダウンロードページ】
https://peraichi.com/landing_pages/view/remotework-wp

１．陥りやすい労務管理の２つの課題

リアルの場合は部下は自分の近くにいますが、
リモートの場合は遠くにいます。
そのため、今まで何となく端から見ていて
気付けていた表情や勤務態度がわからなくなります。

労務管理をする上では、
この「物理的な距離」がかなりのネックになります。
今まで、雰囲気で何となく把握できていたことが、
意識して把握しにいかないと把握できないのです。
そのため、
リモートワークにおける労務管理には
大小様々な課題が潜んでいます。

白潟総合研究所でも全社員が、１年間フルリモートで働いてきました。
その結果見えてきた代表的な
労務管理上の課題を２つ紹介させていただきます。

①時間管理
リモートワークでは従業員が出社時刻を
タイムカードで打刻することができません。
そのため、労働時間を把握するためには、
タイムカードに代わる手段が必要となります。

日本労働組合総連合会が実施した
労働時間の管理方法に関するアンケートによると、
タイムカードの代わりに以下の方法で労働時間の管理をしているようです。

ネットワーク上での出退勤管理：27.6%
メールなどによる報告：18.7%
PCの使用時間のログ取得：16.7%

さらに従業員99人以下の小規模企業では、
時間管理をしていない企業が23.5%と突出して多い結果でした。

出典：日本労働組合総連合会　テレワークに関する調査2020　
https://www.jtuc-rengo.or.jp/info/chousa/data/20200630.pdf?4

②作業環境管理
リモートワークでは、働く場所が社員の自宅であることが多いです。

その一方で会社側は、安全配慮義務の観点や労災事故の防止のためにも、
積極的に作業環境の管理に取り組むことが必要となります。

厚生労働省からは、
「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」
という指針が示されており、
以下の図のような作業環境を整えるための支援を
会社が行うことが望ましいとされています。

出典：厚生労働省
　　　「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」
　　　https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_01603.html

ここからは、
この２つの課題に
どのように対応していくと良いかをご紹介します。

２．ツールを使うことが全てじゃない！？時間管理のポイントとやり方

リモートワークには、労働時間を柔軟に使えるメリットがあります。

厚生労働省のガイドラインによれば、
たとえば
「役所の用事を済ませるために休憩を1時間延長し、
その分終業時刻を繰り下げたい」といったことも
所定労働時間の変更で対応可能です。

リモートワークでは、
このようにイレギュラーな勤務状況が発生しやすく、
その都度記録をしなくてはいけません。

原則的に、会社都合であった場合は労働時間として、
自己都合であった場合は休憩時間として取り扱います。

この原則はありつつも、リモートワークの勤怠管理では、
臨機応変な判断を求められることが少なくありません。
導入に成功している多くの企業では、
始業・休憩・終業時間や作業状況の記録ができる
「勤怠管理ツール」を活用しているケースが多いようです。

ただし、機械的に記録を取られる
あるいは、
会社によってはGPS等で社員の居場所を追跡するというのは、
社員にとって大きなストレスになりかねません。
特にGPS等で社員の居場所を追跡するやり方は、
自宅の場所が不必要に他の社員にもばれてしまう可能性があり、
プライバシー保護の観点から望ましくない場合もあります。

ならば、どうすれば良いのか？

白潟総合研究所では、「朝」、「昼」、「夕方」の3回、
部下と1on1を行う時間を作ることで、
半日ごとに労務時間の把握を行っています。

記録は1日ごとに自己申告を行ってもらっていますが、
半日ごとの1on1を行うことで、
1on1時と申告時の差異が生まれた際にその理由をすぐに訴求し、
場合によっては修正を行うことができます。

半日ごとに労務時間を把握できるため、
変な残業を削減することができますし、
部下の突然の私用にもムリなく対応できることが可能なのです。

３．モチベーションにも影響大！？作業環境管理のポイントとやり方

リモートワークでは、多くの場合が自宅で作業を行う方が多いと思います。
そして、個々の家庭事情によって自宅での作業環境は大きく異なります。

小さなお子様がいる世帯では、
重要な会議や商談の最中にお子様の声が
ディスプレイの相手に伝わってしまう。

共働きで2人ともリモートワークをしている世帯では、
会議時間がかぶってしまってお互いの発言が、
他方の会議相手に聴かれてしまう。
などなど…

まずは、どのような環境で作業しているのか、
そしてその困りごとは何なのかをしっかりと把握することが重要です。

白潟総合研究所では、
まず若手社員から
リモートワーク下での仕事環境についてヒアリングを実施しました。
その結果、一律でリモートワーク手当を支給しています。
個々の事情によって整備しなくてはならない環境が異なるため、
公平性を保つため、支給金額を一定額とし、
「自分で必要なものを自分で揃える」というスタイルを採りました。

また、日々のマネジメントにおいて
5分1on1（1日1回実施）を通して、
部下の「睡眠」「食事」「体調」と
「作業環境を含めて悩んでいること」を確認しています。

そして、その環境を改善するためには
どのような取り組みが必要なのかを
上司・部下でしっかりと話し合います。
お互いに納得できる方法を模索することが重要なのです。

これらの話し合いは、
「ちゃんと事情を把握してくれている」という点でも
モチベーションを維持することにつながります。

逆に相手の事情を把握せずに
「世間的に言われてる標準的な作業環境を整える」
という対応をしてしまうと、
「こちらの事情を考えていない」
と取られてしまい、
折角の取組みがモチベーションダウンにつながる場合もあります。

くれぐれも通り一辺倒でなく、
個々の事情を勘案した対応を心掛けるようにしてください。

いかがだったでしょうか？
リモートワークはリアルに比べて、
とにかく「お互いの顔が見えない」もの。
ぜひ、コミュニケーションの頻度を意図的に増やしながら、
個々の事情に合った労務管理を行っていただけると幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございます。

以下のページで白潟総合研究所のリモートワークでのノウハウを集約した資料を無料ダウンロード可能です。
労務管理以外のリモートワークにおけるポイントも網羅されていますので、ぜひ一度、ご覧いただければ幸いです。

【『中小ベンチャー企業のリモートワーク下での組織づくり』特別資料ダウンロードページ】
https://peraichi.com/landing_pages/view/remotework-wp

吉本に直接話を聞いてみたいという方は、
気軽に
Twiiter : https://twitter.com/YusukeYoshimoto
からDM
あるいは、
Facebook : https://www.facebook.com/yusuke.yoshimoto
からメッセンジャーをお送りください！