システムエンジニア歴20年のSE女子がわかりやすく解説！進捗管理がうまくいく５つのポイント

こんなお悩みありませんか？

✔ 手帳でスケジュール管理をしているけどうまく進まない
✔ いつもスケジュールを詰め込み過ぎている
✔ 計画は立てるが、計画倒れ
✔ 予定から遅れが出てしまう
✔ プロジェクトの進捗管理ができない
✔ 進捗を管理するツールを使ってもうまくいかない

手帳や日報だけではスケジュール管理できない！？

手帳は日付が軸になるので
「今日は何する」「今週は何する」
と時間軸での管理になります

日報は日単位
週報は週単位
月報は月単位
の管理になります

そのため、
手帳や日報では
ひとつの作業に対して
いつからいつまでの期間が把握しづらくなります

進捗を管理するツールを使ってもうまくいかない！？

では、
進捗を管理するツールとしてよく使われる

● ガントチャート
● タスク管理ツール
● WBS図

などを使えば、進捗管理はうまくできるのでしょう？

これらの進捗管理ツールを使ったことのある人で

・ 必要な情報を入れることに時間が取られてしまう
・ 進捗状況を入力することが目的となってしまう

という経験はありませんか？

進捗を管理して、予定通りに進めるためには
進捗を管理するポイントを知らないとうまくいきません

これは、どんなツールを使っても言えることです

進捗管理をうまくする５つのポイント

進捗を管理する際に、抑えておくべきポイントが５つあります

✔ 作業は「期限」ではなく「期間」で管理
✔ 計画だけでなく、実績・現状を把握
✔ 予定は詰め込み過ぎない、偏らせない
✔ 振り返りが大切
✔ 作業同士、ToDoリスト同士の関連で管理
　（作業Aが終わらないと作業Bに進めないなど）

進捗管理をうまくする５つにポイントについて、ひとつずつ説明していきます

進捗管理をうまくするポイント１：
作業は「期限」ではなく「期間」で管理する

作業には必ず「期限」を設けましょう！

「期限」がなければ、一向に取り掛からないのが人というもの。

「なるべく早く」と言われた案件が、
なんとなく優先順位が下げられていつまでたっても完了しない
ということを経験した方は少なくないはずで、
「いつまで」という【期限】がなければ、ズルズルと後回しになってしまいます

「期限」だけでは始まらない！

「Aという作業の期限が決まりました
　さあ、今日から取り掛かりましょう！」

といって、すぐに取り掛かれるかというと
そうともいかない

なぜならば、
もっと目先のやらないといけないことがたくさんあるから。

「期限」が決まっているので、
その日までに完了はさせないと。と思いつつ
なかなか取り掛かれない

結果、期限ギリギリに着手して、突貫工事で完成させ、

もっと前から始めていれば、
もっとクオリティの高いものができたのに・・・

というモヤモヤと後悔を抱えつつ、完了させる

万一、何か不測の事態が発生していたら、
期限に間に合わなかったかもしれない

そういうことが起こり得ます

そうならないためにどうしたらいいのでしょうか？

作業は「期限」ではなく「期間」を設けましょう！

作業は、「いつから」「いつまで」という【期間】を設定します

つまり
開始日と完了日を設定し、
さらに、「着手報告」をするとなおよいです

開始日が決まっていないと、後回しにしてしまい
結果、ギリギリになって着手して何とか期限に間に合う
ということになりますので、
開始日を決める
は本当に重要です

進捗管理をうまくするポイント２：
計画だけでなく、実績・現状を把握

計画を立てて満足して、
実際にどうだったかの実績や現時点でどうなのかの現状を
把握しない場合があります

実績や現状を把握しないと、
立てた計画に無理があるのか
計画に余裕があるのか
計画を見直す必要があるのか
などがわからないまま進めることになります

進捗管理をうまくするポイント３：
予定は詰め込み過ぎない、偏らせない

「よし！計画を立ててやるぞ！」
と意気込む人にありがちなのが
予定を詰め込み過ぎるパターンです

また、チームで作業をするときに
一人の担当者に作業が偏り過ぎてしまうパターンです

予定を詰め込み過ぎたり偏らせてしまうと
ひとつのことが滞ると、それ以外のことにすぐ影響が出てしまい
取り戻すための労力や時間がかかってしまうことがあります

進捗管理をうまくするポイント４：
振り返りが大切

ポイント２の「計画だけでなく、実績・現状を把握」でも説明した通り、
実際にどうだったかの実績や現時点でどうなのかの現状を
把握しないと、
・ 立てた計画に無理があるのか
・ 計画に余裕があるのか
・ 計画を見直す必要があるのか
などがわからないままになります

計画通りに進んでいない場合、
その原因を早い段階で見つけて対処すれば、手戻りは少なく済みます

原因の特定と対処が後になればなるほど、手戻りが増え、
結果として期限通りに終わらないということも起きてしまいます

そうならないために、
実績・現状を把握するだけでなく、
「うまくいっているのか」という振り返りをする必要があります

進捗管理をうまくするポイント５：
作業同士、ToDoリスト同士の関連で管理

作業同士、ToDoリスト同士の関連で管理する
というのは
例えば、
作業Ａが完了しないと作業Ｂに取り掛かれない
ということです

つまり
ひとつの作業項目があって
その作業を細かく分解して、一つ一つの関連性も管理する
ということです

作業同士の関連を管理していないと
無駄な待機時間、待ち時間が生じたり
パラレル作業（並行作業）が発生して効率が下がったり
してしまうので
作業同士の関連を把握した上で、計画を立てていく必要があります

進捗管理がうまくいく５つのポイントまとめ

次の中で、

✔ 手帳でスケジュール管理をしているけどうまく進まない
✔ いつもスケジュールを詰め込み過ぎている
✔ 計画は立てるが、計画倒れ
✔ 予定から遅れが出てしまう
✔ プロジェクトの進捗管理ができない
✔ 進捗を管理するツールを使ってもうまくいかない

一つでも当てはまる方は、

作業が予定通り進む５つのポイント

1． 作業は「期限」ではなく「期間」で進める
2． 計画だけでなく、実績・現状を把握する
3． 予定は詰め込み過ぎない、偏らせない
4． 振り返りが大切。一日一回、「今日の振り返り」を
5． 作業同士、ToDoリスト同士の関連を書き出す

をぜひ、試してみてください！

・・・・・・・・

働く女性の困ったを解決！パソコンスキルデータベース

システムエンジニア歴20年で培ったITスキルをまとめた
パソコンスキルデータベース
公開中です♡

働く女性の困ったを解決！働く女性の困ったを解決！パソコンスキルデータベース