RPAとの出会い その②
全然RPAと関係ないですが、スリコのライティングボードを買いました。ここ数年、ノートを書くときに首が痛くて痛くて……、「これは早急に傾斜台を買わねば！」「しかしどこに売ってるんだ！？」と悩んでいたところ、ついにスリコに登場！
今は傾斜台って言わないで、ライティングボードって言うんだ、ふーん（知らなかった……）と思いつつ購入。2000円。ネットだと2万円近いものもあるので、いきなり高いのを買って失敗したら痛いなと思っていたので、2000円で現品見てから買えるなら◎。若干、木がザラザラしているけど、全然良し。夏休みは勉強するぞー。
と思ったら、今度は右腕が痛い……。
RPAとの出会い その② トップダウンをボトムアップする
そして、前回の続きのRPAとの出会いのお話。
なぜ2年もRPAで業務改善の成果を出せなかったのか。一旦、心を素直にして考えてみました。綺麗な言い方をしてみましたが、若干殴り合いのケンカみたいな感じです。
昭和気質な私なので、本音でぶつかったら解決の糸口があると考え、早速ノートを広げ、思いの丈を書き殴ってみました。
1.そもそも、優先度が違うのでは！？？
まずは、" 今、自動化しようとしていることは、本当に業務改善に繋がるのか " という基本から。
成果のない2年間、WEB作業の自動化を目指してきました。なんで？って、上からの指示だったから。WEB-EDIから注文書をダウンロードすることは、毎日決まった作業なんだから、RPAで自動化出来るのではないか？という判断から、このような指示が出ていました。（指示されたことしか取り組んでなかったんだ…とか言わないこと！）
わかる。
作業だから、自動化したい。
でも、問題点もありました。
■ 1社1フロー作成必須・使い回し不可
WEB-EDIはお客様が50社あったら、同じ構造のところは2社くらい。同じようなWEBでもボタンの位置やメニュー数が違うから、ほぼ1社1フロー作成が必須。フローの使い回しができません。
■1フローの使用者、たった1名
お客様の担当事務は1社1名。ということは、1社1フロー使用者1名…。確かに担当者が休んだときでも自動で動いてくれるのはありがたいけれど、ちょっと勿体ないのでは？と思いました。
全部作れれば良いですけど、私もRPA専任ではなく、普通の営業事務員なので、フローを作れる時間は、1週間で4～5時間程。1名しか使わないフローより、10名で使えるフローの方が優先度が高いはずです。
あと、しょっちゅうUI要素が変わって、作っても数日でエラーが起きてしまう状況……。実はPADを使っている今でもUI要素周りが苦手……勉強しなくては…。
■苦手な人多数！Excel加工はみんな共通作業
WEB-EDIよりも成果が見込めるもの……と、ぐるぐる考えて、閃きました。そうだ！納期回答用のExcel加工だ！！と。
受注残データから、不要な行・列を削除して、罫線とフィルターをつけて、日付を区切り位置でyyyy/MM/ddに変換して、セルに色づけ、csvからExcelに変えて、名前をつけて保存して……。多少、担当のお客様によって要望が違うことがあるものの、加工の基本形は同じ。
まったく複雑ではない加工ですが、地味に時間がかかるので、苦手としている人が多い " 作業 " 。まさしくこの作業は、自動化最優先案件なのではないかと思いました。営業事務員全員に展開することも出来るし、成果も出せるし、RAPの良さも伝わるし、最高の素材を見つけたぞ！と勝ち誇ったゆづさんでした。
2.そもそも、" みんな " でしょ！？
優先度確認の戦いに勝利しましたが、次の敵はちょっと手強い。一体誰に、RPAを使って貰いたいのか。これについて考えてみることにしました。
誰に使って貰いたい？
そんなの、" みんな " でしょ。
使いこなせるこなせない、得手不得手は別として、みんなで使って、みんなで改善して、みんなで楽したい。それが私の願いだし、会社としても同じ考えのはず。
でも実際は？
RPAが入ったパソコンは1台だけ。みんなで使うとなったら、この1台を使い回すしかない訳で…。当然フローを動かしているときにフローは作れない。他部署で使いたいときはリモートで繋ぐ予定なので、部署毎に使える時間割を作らないといけない。でもそうすると、使いたいときに、使えない。
これ、なんか違くない？
今使っているRPAソフトは、何か大きいドドンとしたものを自動化するのには最適だと思うけど、私たちが求めているものとは違う。もっとカジュアルに、みんなが誰にも気兼ねなく使える……それこそ、「自分専用のRPA」が持てる方が良いのではないか……そう考えました。
3.やっぱり自習できる環境が欲しい
これはもう自分のわがまま。
人に聞かないとフローが作れないのは、正直しんどい。
（本当にこれは私のわがまま。申し訳ない。出来る人はどんな環境でも頑張れると思いますが、当時の私が頑張れなかっただけ！今なら頑張れるかも…）
やっぱりある程度、自習環境が整っていた方が良いと思いました。毎日サポートに電話して、やっとフローを作れるようになったけれど、他の人がフローを作るとなったとき、私やサポートに聞くしか手がないのは、やっぱりモヤモヤする。聞くのが面倒だから、やりたくないって思われてしまったら、勿体ない！！
時は2022年。
RPAと出会った2019年には本屋に5冊くらいしかなかったRPA本が、棚2段に増えていました。" みんな " でRPAを使うなら、ここに本があるようなツールが良い！！そう確信しました。
4.やっぱり最後はお金問題
そしてやっぱり最後はお値段かなと。
正確な値段は教えて貰えなかったのですが、当社が導入したRPAツールはサポート・保守を含めて結構なお値段。こんなにお金がかかったものをやめて、別のツールを使いまーす！買ってほしいでーす！では、当然NG。
しかも、ひとりひとりがRPAを持ちたいと考えると、1ライセンス・1ヶ月いくらで、社員が何人で、うーんうーん…。安いに越したことはないけれど、安くて使い勝手が悪かったら元も子もないし、使っている企業が少ないツールだったら、自習できないとかまた私がワーワー文句言うだろうし…。
でも希望は、安いこと！！
承認して貰えるくらいの値段で、業務改善を進めることで、今のRPAツール代金を回収できる見込みがあるとアピールできるくらいの値段を希望。
こんな感じで、自分のモヤモヤを全部ぶつけてみました。しかし、こんな希望を叶えてくれるRPAツールがあるのか………。
時は2022年5月。
そうです、あのツールがあったのです。
Power Automate for Desktop－
初めて知ったとき、これは運命の出会いだと思いました。私の希望を全部叶えてくれる、こんなツールが世の中にあったのかと。
このときのことを思い出すたびに、私って運がいいなと感じるのです。2019年にRPAに出会って2020年から本格的にフロー作成をスタートさせて、すぐに躓く（笑）わけですが、もしすぐ諦めて他のツールを……なんて考え出していたら、Power Automate Desktopのリリース前だったので、新しく選んだツールで、また挫折していたかもしれません。
2020年・2021年を耐え、2022年という、人より遅い時期にPower Automate for Desktopと出会えたことで、本屋にもネットにもYouTubeにもたくさん情報があり、成功例もたくさんありました。もう舗装された道が出来ていて、私はその道をただ、てくてく歩くだけで良かったのですから。（考えるとちょっとずるいですね 笑）
そんなこんなで、Power Automate for Desktopと運命の出会いを果たしましたが、当然ながら、まだPower Automate for Desktopを使用する承認はおりていません。
トップダウンで降りてきたRPAを、ボトムアップで突き返すという、新たな戦いが始まったのです。
なんか、思ったより長くなってしまいました……。