ひよっこ営業企画 3ー無料SaaSメインで作った全体運用
こんにちは、ゆれ(@yr_sales)です。
このシリーズは、1人の営業、1つのチームリーダーを兼任しながら、オフィス全体の営業企画に挑戦するひよっこのリアルタイム記録です。
この1週間でマスクが随分減りました。日常のサイクルでティッシュを買いに行ったのに買い占めが起きていました。通りすがりのおばあさんが「みんなしてティッシュ、ティッシュって…」とぼやいていて、なんだか申し訳ない気持ちになっちゃいました。早く落ち着くことを願うばかりです。noteも週に一度書いてるので前回の投稿を見るとこの1週間で随分状況がかわったなあ、とも思います。
さて、今回は現在進行中の営業企画について使用しているツールとその運用を簡単に書いていきたいと思います。構想から運用スタートをして、足りない部分を補う2月となり、一番最初の全体図がようやくできてきたので。
◆全体運用図（施策編）と2月のつまづき
使っているツールのご紹介です。
・Salesforce
→会社導入。売上や活動記録をレポート機能で抽出
・slack
→オフィス導入。雑談・PJ管理・なんでもここにあつまる。案件のクローズ日リマインドにも利用。
・Trello
→オフィス導入。タスク管理、サポートに利用。
・Hubspot
→オフィス導入。訳あってSalesforceが使えない案件の管理に利用。
・Zapier
→Trelloとslackの自動化に利用。
・GAS(Google Apps Script)
→TrelloからSpreadSheetへのデータ抽出に利用。
まず、ひよっこ営業企画 1ー全体運用、はじめました。でも紹介した取り組み全体での施策の回し方イメージです。
1on1は分析パートなのか、ちょっと位置付けが微妙なところもあるかなと今は思います。EnablementとOpsの間かな。
◆2月のつまづき
各種収集データはGoogle Spread Sheetに集められデータ掛け合わせや整頓された上で1枚のダッシュボードとなり、週に1度の更新で全メンバーに展開される予定な、の、ですが。集められないデータがいくつかあり、その解消にバタバタしたのが2月でした。
▼ここ！
◆[今日のキモ]スタート時点で集められていなかったデータ
実際2月に取り組みを始めるスタート時点で収集できていたデータは、
・顧客接点
→Salesforce顧客への活動登録より
・売上高・内訳
→社内システムより
の2点でそれぞれの商談については、ほぼノータッチ。そのため商談数や受注数などはすべてブラックボックスでした。
日々の行動についても各々がバラバラの管理をしており、さらに常駐MGもいないため定期的な面談機会などもなく、キャパオーバーしていないか様子もみれる環境もなしでした。
よってスタート時点での課題は、
①商談状況の見える化（売上予測（forecast）の意識づけのため）
②タスク管理ツール（追客キャパオーバー防止＋手元管理）
となってました。
◆[商談見える化]Saleforceとhubspotの二足わらじに
こちらはひよっこ営業企画 2ーSalesforceとHubspotの二足わらじを履くことになりました。でも執筆した通り、二足わらじを履きます。先行して自分のチームで運用をして、問題がなかったので3月から全体運用スタート予定。内容を簡潔にまとめると、
・弊社の営業は複数の商品を扱う。（例：A,B,C,D,E）
・salesforceの案件機能の使用はA商品にのみ許されている（全社方針）
・仕方ないのでhubspotでB〜E商品の案件管理を補う。
・salesforceからはレポート、hubspotからはCSVでデータをエクスポートし、Google Spread Sheetでまとめて管理している。
といった感じです。A商品がクローズ期間が他に比べて比較的長いから案件管理したいのかな。でも他の登録してもA商品だけデータ抽出すればいいんじゃないかな。妄想しても変わらないのでもうhubspotで。笑
顧客情報などはすべてSalesforceで管理しているのでhubspotは本当にコンタクト情報も使わず、B〜E商品の進捗・パイプライン管理にのみ利用しています。
案件についてのフェーズは、SaaS商品もあれば、そうでない商品もあるため画一にするのは難しいのですが走り出しの段階では、このように。
▼hubspot導入時の社内説明資料から抜粋（真ん中の商談部分）
Salesforce社の受注フェーズを参考にしました。ん、パイプライン2本立てればいいのでは？そうなんですけど、タイトル通り予算が出ないのでhubspot無料の範囲で使っているのです…。パイプラインは1本までしか作れないんです。始めずに悩んでも仕方ないのでまず、この運用で行こうと思っています。
これで全体運用で収集するデータは、
・顧客接点
→Salesforce顧客への活動登録より
・売上高・内訳
→社内システムより
・商談記録←New!
→hubspotより
となりました。
◆[商談見える化]slackとの連携（今後の展望）
hubspotのクローズ日が過ぎた案件については、情報更新を促したいんですが、現状は後輩くんにお願いしていて、週に2回hubspotをcheck、クローズ日オーバーしているものは、アプリ連携済みのslackからカード情報を呼び出してリマインドをしてもらっています。（結構アナログ）
最近GAS（Google Apps Script）をお勉強中なので、hubspot→Spread Sheetへ書き出し→データ整理してslackにbotとして投稿できないかなあ。と考えています。（Zapierでできるか見たけど希望通りのフローが作れないような雰囲気でした…。ただの力不足だったかな？）
※このnote執筆中にいい記事みつけたのであとで読んでみます…。
◆[タスク管理]TrelloとZapierで連携
これは、ちょっと前になりますが【Part2】職場を動かした2019年を振り返るー新人3人との営業を「見える化」で進めた話。の「4.日々のタスク管理」に当たる部分を全体展開しました。簡潔にまとめると。
※こちらのnoteを参考にして導入しました。
・追客todo漏れがいるようだけどわからない。
・キャパシティー管理ができていない。
・Trello（タスク管理App）を導入してそこからサポートも呼べるように。
・自動化ツールZapierを利用して、Trelloのカード作成時に特定のラベルを貼ることで案件協働のお願いや、同行依頼がSlack自動連携されBotが投稿。
こちらは2月より全体導入済み。
先日開いた座談会では、メンバーから予想以上の好評を頂いて、終始にやけている気持ち悪いやつになっていました。タスクを忘れないようになった。とか全員がみれるボードに登録するのでやらなきゃ！という気持ちになり、以前より効率が増している感じがする。などいろいろプラス効果が出てきています。
◆[タスク管理]JSONデータの整理とslackとの連携（今後の展望）
Trelloも無料版利用のため、データをCSVでダウンロードすることができません。（有料版だとできる）JSON形式では可能なんですが、ノンプログラマーの私にとっては摩訶不思議アドベンチャーだったのでQiita始め、Google先生各位にご相談。
Trelloからデータを抽出することは、
こちらのありがたい記事を参考にさせていただき実現できました。
期日データも欲しかったのでTrelloのリファレンスを読んだり、日本語翻訳とかもみたんですが、最後はGASいじったらすごく簡単にできました。（取得データのところに'due'入れるだけだった）
そして今はここからhubspot同様に期日管理を自動化すべく…
こちらを参考に絶賛勉強中です。slackのトークン種類たくさんでハマりました。
◆まとめ
様々な諸先輩の活用方法やSaaSの恩恵を受け、無事にスタートは危なげなくも切ることができました。今後は1on1や収集データから見えたボトルネックを解消すべく行なった第1回勉強day（Enablement施策）、データをどう分析していくか、調べながら挑戦していきたいと思います。
▼物事を浸透させるためにのラーニングピラミッド。この間Twitterで拝見しました。
コミュニティでのアウトプットが目的になっているのはどうか？
— しげの_インサイドセールス (@insidesales_job) February 29, 2020
という記事を見たが、そんな人にラーニングピラミッドという言葉を送りたい。
自己高揚感とか承認欲求とかそんなチープな話じゃない。知識は出すから入るし、共有するから集まる。
学習定着立とは↓ pic.twitter.com/OWhLJDb95q
ナレッジは実践してなんぼ。データ収集から始まる施策も最後は一人一人が実践できる場を作らねばなりませんな。気持ち新たに頑張ろう。
◆あとがき
がむしゃらに動いた2月はもう終わっちゃいました。
ただこうやって振り返ってかくことはいいですね。今後自分がどこに行っても自分の歩んだ道がすぐに再現できる粒度で書かれている、そんなnoteをかけるように頑張りたいと思います。
さて、この取り組み、1on1の理想は週1や隔週なのかと思いつつ現状準備と実施に時間がかかり、月1ペースです。もっと増やしたい。
そして、最近こんなnoteを見つけて読みました。
読んでみて最初の感情が「すごい…」。今生じていること→理想とのギャップ→ギャップを埋める施策を的確にかつ徹底して行なっているのが読んでいて伝わってきました。尊敬。
営業プロセスを分解して…はところまでは現在着手できていますが、ボトルネックを見つけるためにデータ同士をかけ合せるところまでできていません。（素直に言うと、どういう組み合わせがいいかと悩んで、まずやってみる！というところが抜けていた）
人によっては取れなかったデータなどの収集が徐々に整いつつある局面に差し掛かってきたのでここから先は定量データを安定的に収集し、周期ごとに分析、インサイトを発見していくことですね…。
奥が深いけど、データを整え分析し、結果につなげる快感は何にも形容しがたいやりがいと楽しさがある！今週も頑張ろう。
では、また次のnoteでお会いしましょう！
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