web会議のやり方に対する考察と本音

すっかりテレワークが当たり前になり、会社の人と対面で会うことがほぼなくなりました。笑

いいことも悪いこともありますがやはりいいことは

・仕事の場所を選ばない

・仕事に使う時間をある程度コントロールできる

・変な気を使わなくていい(気がする)

などが働く側のメリットでしょうか。

そして当たり前になったweb会議。私の会社のバックオフィスの人たちはとにかく会議が多い印象です。

営業部長もやたら会議を入れてきます。

Salesチームはチームマネージャーによって会議の頻度や時間が異なっていていろいろなスタイルが見えて考えることがたくさんありました。

「インビテーション送ってくるのはいいけどその会議もっとうまくやれませんか？」

「昨日やった会議意味ありましたか？成果は？」

あまりにも残念な会議が多く、コミュニケーションを取りたくて連絡しても会議だらけでコミュニケーションも取れません。

とにかく効率が悪く生産性が低い。

そんなこと感じませんか？笑

私だけですか？笑

そんなことないと信じてweb会議をやる上で抑えて欲しいと上司にお願いした内容をまとめたいと思います。

webでも対面でも会議は会議

会議には必ず目的がありますよね。その目的と会議の進行は常にリンクしている必要があります。

会議のインビテーションを送る前に考えて欲しい。まずは大きく2つ。

・目的を達成するために皆の時間を使うこと

・何をもって目的を達成するのか

時間は有限、他人の時間を尊重しよう

確保した時間内で一定の成果を出すためにタイムラインを前もって考えておきそれを参加者全員に共有する。

その時間設定が適切なのかどうかをちゃんと考える。私は7時間のweb会議のインビテーションが来たときに絶望感でいっぱいになりました。

会議前にできることは全て終わらせておく。せっかくテレワークで時間を自由に使えるのだから資料や情報は前もって共有し、スタートした時点で不要な説明を無くす努力をしましょう。

人間の集中力はだいたい1時間前後で限界きます。大学の授業も90分ぐらいで1度切られるはずです。

長く時間がかかるなら会議をしっかりと小分けにできるように考えて複数回実施した方が圧倒的に生産性も高くなるし他のタスクへの影響も少ない。

目的を明確に認識し、伝えるクセを

いつも会議途中で話が脱線する人がいます。くだらない話で誰かと盛り上がって回線をジャックします。もはや新手のテロですね。

そして時間が来て次の会議があると言って嵐のように去っていく忙しいアピールと生産性を落としている認識もないまま永遠に価値の低くなっている会議に数珠参加していくのです。

忙しい感じがして仕事をした感じがするだけで全く自分は何もしていない事が多い現代版テレワークテロリストです。

目的が明確であればまず、その会議に参加すべき人が正しく選定できます。

その目的達成のためにだれがタスクリードしていくのかもはっきりします。

チームを持っている人は正しく権限を委譲し、ゴール達成を応援する側に回りちょっかいを出さないで頂きたい。

チームでの共通ゴールを達成するために細かいタスクが存在します。共通ゴールにつなげるためのタスクゴールがあることを正しく認識すれば

・不要なコミュニケーションや会議を減らせる

・タスクをこなす事が仕事と捉える輩が減る

・なぜ、それをしているのかを意識できる

報告会のような会議をやるならメールで資料共有で終わった方が2万倍ぐらいいいです。

その情報共有から何を生み出すのかをしっかりと言語化し、目的と手段を明確にできないなら「会議を実施しない」という選択をした方が周りの評価は下がることは無いと思います。

今日のまとめ

私の個人的な意見と感情が交錯してますが、簡単に会議ができるからと言って会議を増やしまくっている組織やリーダーは考えた方がいいのかなというのが本音です。

私もチームマネジメントをしていますが会議頻度や時間には気をつけるようにしています。

コミュニケーションをとる事はテレワークにおいて重要なポイントであると思いますが、メンバーとのコミュニケーションのために会議を開いてもそれは会議ではなくただのチャットです。

無駄な時間を有益な時間にするのは少しの気遣いと、適切なタイミングの情報共有や開示だと思います。

テレワークハラスメント(テレハラ)やテレワークモンスター(テレモン)を減らして自分の職場をより働きやすくしていきたいものですね！