定例会のオンラインハイブリット化へ向けてアドバイス下さい🙇
市内の２０数地区から
各地区の部長が市役所に集まる
２ヶ月に一度の定例会議
夜の19時にわざわざ片道20分の市役所に足を運んできました。。。
市の担当者も事務局として３人出席し、
議事進行や資料の説明が行われる大げさな会議。
各地区のただのじい様方が集まるだけなのに。
内容としては
6月7月8月の主な行事予定や行政手続き
7月に予定している市内全地区一斉見回り活動へ向けた連絡やり取りなど
ま、どの組織の定例会議でもそうだと思うのですが
まじでこの会議集まる必要ありますか？という内容
コロナ明け数年経って、
オンライン会議がこれだけ定着している令和の日本
あえてオフラインでやる必要性を全く感じない。
ま、出席者が
僕ともう一人を覗いて全員７０前後という感じなので
対応できる人がほぼいないというのが現状ですが。
あと、運営サイドの市担当者も
オンライン化したところで
どっちにしろ夜遅くまで市役所で残業という状況は変わらないので
オンライン化へ向けてのインセンティブがないのも原因かも。。。
わざわざそんな夜間に集まって
全員の貴重な時間を浪費しているというのに
会議は相変わらずどうでもいいことに時間が使われてしまう。
準備されてた資料にちょっとした記載ミスがあったのだが
（市内の全学校へ配る一斉見回りの案内の記載に
各地区部長名が去年のままだった。正式版では修正される説明あり）
みなさん、自分のことしか興味がないのか、少しお年が上過ぎるのか。
何度も違う人が変わるがわる
その間違い箇所の確認をされる。。。
いやいや、他の人の質問の時、ちゃんと聞いとけよ。
というか、一部日本語が通じにくい高齢の方も。。。
この時間まじでいらん。
なるべくなら参加したくないなぁというのが正直なところ。。。
まぁ、ipadで会議のメモをとってるふりを装いつつ、
他の案件の整理などに勤しんでいたわけですが😅
なんじゃかんじゃ1時間の会議時間を
みっちり使って終了となりました。
もちろん、
議事内容や伝達事項には大切な案件もあるので
会議の開催自体には意味があるのですが
オンライン会議であったなら、
全員の移動コストもないし、
ながら作業とかしながら視聴できるのになぁと、
疲れたジイさんたちをみながら残念な気持ちになりました。
と、ボヤいたところで
どうにもならんことはどうにもならんので
改めて、建設的な方向に話題を変えます
そう、
自分の地区の活動に焦点をしぼろう
僕の団体でも あいも変われず、
毎月全員出席の定例会議を実施している。
正直、今回市の会議に参加した僕と
全く同じ感想を抱く参加者いるよね、と。。。
まじで反省。
オールドレジェンドや上の世代からの反対が
容易に想像できるからと、
ちょっとずつ準備を進めていたが
やっぱり ぐいっと変えなきゃダメですね。
こんなん、あと1〜2回やっちまったら
メンバーからも早速残念な活動認定されちまう。
来週の金曜に6月定例会の予定なので
そこで一気に歩みを進めたい。
【重要ポイント】をいくつか整理する
積極的な関係者を増やすために【目的】
↓
オンラインとのハイブリット会議を実施【手段】
ここで特に重要なのが、２つ
❶ 省力化が第一の目的ではない、という点
もちろん、関係者の省力化にも実質なるのだが、それよりも関われる人を増やす、その敷居を下げることこそがメイン
❷ 集まることを楽しみにしているコアなメンバーも大切にすること
ある程度の年齢以上の方や、この活動に社会性や存在意義を見出している方々を
オフライン環境で熱くご対応することを省かない
むしろこういう関係性こそ最終目的地なので、如何にそこに持っていくかが一番重要
正しいKPIの設置
絶対に、オンライン導入の反対意見として出てくるのが、メンバー関係の希薄化
ということで、数値目標を正しく設定し、そうならないことを示さなければならない。
案は2つ
１。参加者数の推移
２。積極的な発言者の増加
ともに、現状の定例会より増えることが望ましい
これを正しく設定し、かつ全メンバーにこの流れを推し進めるための理解と協力を明確にお願いする必要があると考える。
アイディアやご意見募集
ぜひ、上記の案件
『定例会のハイブリッド化』に関してご意見やアドバイス頂けると嬉しいです！
コメント欄やオプチャ、DMなどで是非お待ちしてます🌟
ちょっとした悩み
なお、アドバイス下さい！みたいなお願いを言っておきながら、ではあるのですが
最近、SNSコメント関連にて
ちょっとした事案を体験しました。
やはり地域コミュニティやPTAの話題は
少しセンシティブなようですね。
冷やかしや、安易なアンチコメントなどが実際に来るんだなぁと実感してます。。。
まぁ、僕個人へのアクション、は別にいいのですが
ただ、noteなどで
前向きに関わってくださる方（アドバイスやご指摘含め）との良好な環境を、
そういう浅慮な言動に乱されたくないなぁとも
改めて思いました。
やはり、コメント欄にしても
少しだけでも敷居をつくっていくことも検討しなければいけないかも、と思案してます。
なるべく、ご厚意で協力してくださる方々に
負担が行かない形で何か策を検討できればなぁと思ってます。
何か良い方法があればいいのですが、というのが最近の悩みです💦
今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました🌱
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