FAXやメールの誤送信はヒューマンエラー
こんにちは、山田方式ケアプラン構造こと、山田準一です。
河野大臣が2021.6.15記者会見で2021.6月末に省庁FAX全廃の方針を示した。
しかし、実現できませんでした。
現在もFAXが欠かせない業界は、行政や自治体、不動産、飲食、医療、介護、物流のようです。なかでも介護が突出してFAXを使用していると思います。
私見を書きます。
FAXを手放せない理由
1 事務所内、目の前にFAX機があるので手っ取り早く使える
2 原稿セットし番号入力して送信するだけなのでIT苦手な人でも簡単にできる
3 切手貼る郵送の時は郵送料コストが気になるが、FAXの時はコスト意識が低くなる
4 受信側も直接原稿が送られてくるので郵送と違い開封する手間がない
5 受けとる側もFAXを好むから
介護事業所の情報セキュリティ体制が不安材料
他社とやり取りする内容
1 サービス申込書
2 サービス計画書や報告書
3 サービス提供票
4 サービス利用実績
5 ご利用者に関する問合せ
6 勉強・研修会へのご案内
7 勉強・研修会への申込み
などが日々FAX送受信されています。
1～5はご利用者・ご家族の氏名、生年月日、住所、連絡先、病名、家族状況です。
ご利用者の被保険者証（公的な保険証）のFAX送信を求めてくる事業所もあります。
介護事業所のご利用者（顧客）の情報セキュリティ体制が不安材料です。例えば「●田●子」顔隠して下半身だしFAX送信する人もいますがセキュリティ対策というのでしょうか。
介護事業所はFAX送信する場合、例えば銀行のように送信書類を複数名でチェックし複数名でFAX機の操作を確認してからFAX送信しているのでしょうか。
行員はFAX誤送信したら左遷のようです。
誤送信のリスク
Eメールはセキュリティの問題あり個人情報が漏洩するリスクがある。セキュリティの観点から機密性の高い情報の取り扱いはFAXがよいときくことがあります。
個人情報漏洩の1つに誤送信があります。誤送信の原因はヒューマンエラーです。FAXでもEメールでも誤送信はあります。
Eメールで誤送信してしまったら
Eメールアドレスを間違った場合は、送信してもエラーとなります。しかし、間違ったEメールアドレスが偶然存在し、送信されることがあるかもしれません。
Eメールは送信済み履歴が残るため誤送信しても、連絡して謝罪し削除していただくことも可能です。
FAXで誤送信してしまったら
FAX番号を間違った場合は、間違ったFAX番号へ送信される確率が高いです。見知らぬご家庭や会社へ送信されます。
FAXで誤送信した場合も誤送信先に連絡して謝罪し裁断処理していただくことも可能ですが、誤送信しても受信側から誤送信の連絡がないと気づかないことがあります。
誤送信のリスクを比べるとEメールの方がセキュリティ高いです。
しかし、Eメールでウイルス感染するかもしれない。サーバーが海外で管理されているかもしれないから不安の人もいるかもしれません。
FAXや紙でも不安はあります。FAX送信しても受信側が届いてないと言ってくることがあります。事務所の窓を開けていたら風で書類が外に飛んでいき紛失した事業所もあります。
ヒューマンエラーの防止策は
郵便や手渡しでも事故やヒューマンエラーはあります。
郵便配達員バイクが車に追突し、配達物が道路に散乱した現場を見たことがあります。
役所から送られてきた指導文書が別事業所の指導文書が入っていたこともあります。
手持ちで受け取った書類が別事業所の書類だったこともあります。
ミスや事故の原因はヒューマンエラーだと思います。
忙しいから仕方がない。手作業だから間違うこともある。
だからこそ、専門職でなくてもできる事務作業や繰り返し作業をITやICT活用して業務改善・効率化することが、ヒューマンエラーの防止策になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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