仕事で使えるExcelスキル vol.1
シュウです！
「挑戦」と「応援」が循環するコミュニティを作るためにnote を書いています！
2020年からオンラインでExcelやPCのスキル、あとExcel VBAの講座を行っています。
講座の対象は、Excelをきっちり学びたい方は誰でもOKです。
Excelどれくらい使いますか？
この記事を読まれている皆さんは、少しExcelを使っている方だと思います。
ところで皆さんが年間にExcelを使う時間はどれぐらいですか？
#いきなり年単位の質問
うちの会社の同僚は1日に平均2〜3時間、週に10〜15時間。年間だと500〜600時間は使っていると思います。
1日に1時間以上Excelを使っていると、なんだか面倒に思うことや、ストレスを感じる事はありませんか？
そう思い当たる節のある方は、恐らくもっと効率よく仕事を終わらせる余地があるかも知れません。
そして侮ってはいけないのが、ちょっとした効率化を積み重ねることで、かなりの勤務時間を削減できる可能性を秘めていると言うことです。
ちなみに会社員の実働日数は年間約200日から240日と言われています。仮に1日1時間短縮できたとすると、200時間。この200時間を1日の勤務時間の8時間割ると25日です。
#あやしい計算じゃありません
1日24時間なのは、すべての人にとって同じです。我々人間が機械のように打ち込む作業や計算をパソコンに任せてしまうことで、この24時間の自由な時間を増やせるのです。
もちろん、ただ仕事が速くなるだけではなく仕事が正確になり、さらには価値を生み出すスキルを身に付けて、周囲から皆さんの信頼の向上にもつながります。
と、前置きが長くなりましたが、今回は1番最初に覚えてほしい「データベース形式(リスト形式)」について簡単にお伝えします。
Excelの基本の型
皆さんご存知のように、Excelは表計算ソフトと呼ばれています。
分解すると表と計算とソフトです。
#そのままや
つまりは計算をするためのソフトなんですが、そのためにはそもそもデータを入力する表の形が大切になってきます。
そして、その表の形のことをデータベース形式(リスト形式)といいます。
知らなくても大丈夫ですが、ちょっと続きを読んでみたくありませんか？
#読みたい方はレッツ後半へ
データベース形式とは？
データベース形式には4つのルールがあります。
1行目がタイトル行になっている
1行に1件連続したデータが入っている
表の周囲の隣接したセルにデータを入力しない
空白のセルを作らない(セルの結合もダメ)
基本的にはこの4つになります。
この4つを守っていれば、Excelの作業が早くて正確になり、この表から更に使える便利な機能が格段に増えます。
データベース形式から出来ること
データベース形式を使うことで、以下のようなことができるようになります。
並び替え
オートフィルタ
テーブル
スライサー
ピボットテーブル
グラフ
その他、プログラミングやRPAを使う際など
上記の様なExcelがもともと持つ機能を使うことで、業務が効率化され、皆さんの仕事や活動の幅を広げてくれます。
詳しくはちょっと以下の講座で実践を交えてお伝えしていきます。
ご興味ある方は、お気軽にお申し込みください！
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最後まで読んで頂きありがとうございました！
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