なぜEvernoteからGmailへ情報収集サービスを乗り換えたのか「Gmail」+1

2020年8月24日 08:00

メール機能だけでなく色んな用途で使用できるGmail。個人的に欠かせないサービスになっているので、このシリーズでおすすめの使い方をご紹介します。

情報収集や情報整理が格段にやりやすく、かつ無料で使えるので試してみてください。

まずはGmailの最大の特徴である「アーカイブ機能」について説明します。

捨てることを止めて、検索する

ぼくがGmailを多用するきっかけは、アーカイブ機能が便利だと気づいたからです。アーカイブとは要するに、「もう見ないけどとりあえず置いておく場所」だと考えてください。

Gmailのアーカイブが便利なのは、「情報を捨てる」という考え方を捨てられることでしょう。Gmailにはたくさんの情報が送られてきますし、こちらからもたくさんの情報を送りますよね。

その情報を捨てるか残すか取捨選択するのは大変。しかしアーカイブに送れば、すべてのデータが検索可能な状態で保管できるのです。

この「検索可能な状態での保管」が肝で、Gmailのアーカイブに置いておけば10年前のデータでも検索すれば取り出せるのです。情報の取捨選択をしなくていいだけでなく、Gmaiが巨大なオンライン倉庫になり得るのです。しかも整理整頓はいりません！

というのも、Gmailの検索機能は優れているので時間軸やキーワードでの検索ができますから、整理整頓しなくても必要な情報へのアクサスはかんたん。言い換えると、過去にGmailでやり取りしたデータは、ほぼ検索が可能になります。

しかもGmailアカウントさえあれば使用できるわけですから、巨大な電子倉庫がいつでも使用可能に。

Gmailの肝は、強力な検索機能とアーカイブ機能です。この2つの重要性に気づけば、電子情報との付き合いが非常にラクになるでしょう。ぼくはGmailを多用し始めてから、メモアプリは使っていません。ほぼGmailで、長文はグーグルドキュメントです。

というのも、Gmailにメモを送っておけばいつでも検索して振り返れますし、削除する必要もないからです。

同じように、バックアップを取っておきたい資料があったとしましょう。

これもGmailに送付します。これでバックアップは完了し、インターネットさえあればいつでも取り出せるようになりました。要するに、自分のPC内にアーカイブスペースを作らなくても、Gmailに送っておけば効率的なアーカイブが構築されるのです。

しかもそのメールにキーワードやメモを入れておけば、いろんな角度から検索ができます。まさに感動する便利さ。

Gmailを多用していると容量が気になりますが、ほとんどの人には杞憂に終わるでしょう。1回のメッセージで使う容量などたかが知れていますし、ぼくは2年近くGmailを使用していますが、まだ1Gしか使っていません。

それに重いファイルであれば、圧縮してからアーカイブすればいいだけの話です。何年使っても容量があふれる心配はないでしょう。それにもし溢れたとしても、月額250円で容量を100Gにアップグレードできます。

ぼくは最近、電子情報の管理をGmailに依存するようになりました。必要そうなデータはメールで送ってもらい、必要そうな情報はメールに送信します。1年前に使った資料だろうと昨日扱った資料だろうと、アーカイブを開いて特定のワードを検索すればすぐに出てくるのです。

しかもGmailは、スラックやチャットワークが存在していうよとも、日常生活で切っても切り離せない存在です。つまり独立したサービスを使わずに済む利点があります。わざわざEvernoteを開く必要もなく、ただただGmailにいれておけばいいのです。

もちろん他のサービスにも利点はありますが、整理整頓しなくても情報を整理しやすく、かつこれからも使用頻度が高いであろうサービスは、Gmail意外に見当たりません。

Gmailが終わったらどうするの？という疑問があるかもしれませんが、その不安を抱えていろんなサービスを使うよりは、確実に今の生活を良くしてくれるアプリを使ったほうが絶対にラクです。もしGmailが終わるとわかったら、それはその時に考えればいいのです。データの移行など、そこまでの手間ではありません。

Gmailのアーカイブ機能について説明しました。このような機能は他のサービスでもあるでしょうが、ここまで簡略的に使用できて、かつ無料であり、つねに使い続けるであろうサービスをぼくは知らないので、Gmailにはこれからもお世話になりそうです。

ぜひ、アーカイブ機能を上手に使ってみてください。生活がほんとラクになります。

読んでいただきありがとうございます。これからも読んでもらえるとうれしいです。