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クリエイティブなバックオフィス部門を目指して(fondesk導入記録)

クリエイティブなバックオフィス部門を目指す、リフカム小林です。

会社の代表電話、誰が取ってますか?

早速ですが。恐らく、すべての会社にあると思われる「代表電話」

今日もどこかの誰かが誰からの電話に、愛しさと切なさを感じつつ、「はい、もしもし」と、出ていることと思います。

リフカム社では管理部門は3名おり(すべて正社員)、近くにいる誰かが電話に出ているのですが、ある日の自社の受電内訳を調査したところ・・・

・新卒採用の担当者をお願いします(すみません、新卒採用やってないんです・・・)
・△△TV局の取材の件で(よくよく聞くと有料広告の件・・・)
・○○代表いらっしゃいますか?(取引してたと思ったら無くて、実はただの突撃アポ・・・)

8~9割はこれらのいわゆる「THE営業」電話でした
※特にプレスリリースや新規採用出稿の後には、多くかかってくる傾向アリ・・・

想像以上に生産性を落とす「電話」

どんな熱心な業務中にも、いったんは中断して出ないといけない「電話」

ホスピタリティあふれる私としては、電話が鳴ってたら気になって気になって仕方がないので、0.1秒でも早く出たい。

切ってからすぐに終われる電話ならまだ良いのですが、取引先などで、呼ばれた社員が社内にいるか確認をして、「○○様よりお電話ありました、折返しお願いします」などの取次の連絡などを入れると、軽く数分は持ってかれ、結果、「あれ、、、今、俺、なにやってたんだっけ」となります。

また、今月からリフカムでは、フルフレックス、フルリモートワーク制度も導入され、必ずしも会社に管理部門の人間がいるとも限らないことが増えてきました(もちろん、ランチタイムも席空きがち...)

そういったときに電話がかかってきてしまうと、出られずお待たせしてしまったり、他部署のメンバーに出てもらうことになってしまい、現場の負荷も洒落にならない。

う~ん、いけず~

そんなとき、救世主的サービスが出現!しかし・・・

そんなとき、あるサービスの紹介を受けました。

fondesk <フォンデスク> - 月1万円から使えるスマートな電話番サービス :

おお!代わりに電話に出てくれるなら、浮いた時間を生産的な時間に回せる!

と思ったものの、最初に検討したとき(2019年2月)は、1日の電話の件数が5件に満たなかったり、万一、大事な電話がかかってきたときに、一旦折り返すことで取りこぼしたらどうしよう・・・と、見送りました。

今思えば、導入に面倒さを感じて「できない理由」を挙げて、先送りしていました。

なんか、かかってくる電話が増えてきた!

その後、幸いにも、採用活動が順調にいき、社員もかなり増えてきており、なんだか、電話の量も多くなってきました。

先述のフルフレックスやリモートワークの導入の影響もあり、こりゃあいよいよ、電話を受ける時間をなんとかしないといけないと思ったときに、fondeskのことを思い出しました。

「試しに一度やってみて、もしも微妙だったらまた元に戻せばいいか・・・」

ちょうど、利用していたIP電話回線が転送設定をかけてもすぐに戻せること、fondeskも申し込み初日からすぐ使えて柔軟に解約もできることから申し込んでみることにしました。リーンスタートアップ!

申込みも設定も超簡単!!

サービスサイトから申し込みを開始して、数分で完了します。

・支払い用のクレジットカードの登録
・受電ごとに通知される、slackチャンネル(#telephoneとか)を設定
・受電時の受け答え方法を設定(株式会社○○です)
・受ける時間帯を設定(最大、平日9時~18時まで)
・転送先の050番号が発番されるので、その番号を回線業者へ連絡

⇒利用開始!!!なにこれ、まじで早い!!

本当に申し込んだその日から利用開始できるのは驚きです。いったい、どんなオペレーションになってるのでしょうか?興味深いです。

1週間使ってみた

実際に電話がかかってくると、当然会社の電話は鳴りません。

・・・しーん。

ピコーン!キターー

Slackで通知内容を開くとこんな風に表示されます。

内容を見てから、落ち着いて誰がどう対応するのかの判断ができるので、余裕を持って適切に対応できます。

強いてあげれば気になるところ

・同じ名字の社員がたくさんいるときは、下の名前も聞いてもらって対応できない?
⇒確かに名字しか聞いてないのでもし営業部に田中が10人いたら、難しいかもしれませんが、あらかじめ読みづらい名字などは事前に登録する機能があります

・誰かがslackチャンネルを見ていないといけない
⇒アットマークメンションをつけての、社員を指定してくれないので社内で誰かが1次的に拾って対応を判断する必要はあります

・平日9時-18時以外は対応してもらえない
⇒今後ニーズが高まれば対応時間帯は増えそうですね(その代わり深夜割増とか?)

・こういう電話にはこういう対応、といった個別対応はできない
⇒しつこく同じところからかかってきたらその番号を管理画面から入れると着信拒否とかよさそうです。ただ、あまり、例外的な対応も受けられるようするとスケールが難しくなりそうなので、しばらくないかもしれませんね。

これからのアウトバウンド営業の未来

もしも、こういうサービスの導入が当たり前になってきたら、アウトバウンド電話による営業が難しくなるので、アウトバウンド営業に依存している会社は新しい営業手法に切り替えないといけないかもしれませんね。

さらに考えられる展開としては、Gmailが自動でスパムメールを自動で振り分けるように、いろいろな会社がブロックしてる電話番号データを元にオススメSPAM電話フィルターみたいな機能をオプションで用意して、悪徳営業番号は最初から拒否する、などもありそうです。

それにつけても・・・・

そして、管理部門としては、電話を受けていた時間に生産的な仕事ができそうで嬉しいです!

テクノロジーバンザイ!

おまけ

会社の回線は、こちらのIP電話の業者を利用しています(EverLineという商品)が、特に問題なく、2営業日程度で転送設定が完了しました。



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さんきゅー、べりーまっち
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大企業>メガベン>ベンチャー>スタートアップとのべ12社を渡り歩く戦略人事コンサルタント 自らの11回の転職と、複数社での事業立ち上げと人事の経験を元に日本の人事をアップデートする 好物はラーメン二郎、パズドラ、レトロPC(X680x0)、スーパーカー(ランボルギーニ)、ゴルフ

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