テレワーク導入に向けて必要な心掛け

ITオーエン合同会社の山川です。

今日のことですが、テレワーク導入のご相談が何件か来まして対応しました。そんな中で考えたことがありますので、まとめて誰でも読めるようにしておこうとキーボードを叩いています。

御社のテレワーク・リモートワーク導入の一助となれば幸いです。

一度作業効率が落ちるのは覚悟せよ

テレワークに移行するに当たって、どうしても作業効率は一度落ちます。

簡単な話です。場所が一緒か離れているか関係なく、仕事のやり方を変えることになるのですから、新しいやり方に慣れるまでは作業効率が落ちて当たり前なのです。新しい取り組みをするのだから「やりにくい」と感じて当たり前なのです。基本的に人は変化を好みませんから。

そこで元に戻してしまいたくなる気持ちはわかります。が、今回の新型コロナウイルス（ COVID-19 ）への対応は長期化することが予想されます。会社や事業の継続性という観点から見ると、短期的には作業効率・生産性が落ちても、事業を継続できる体制を整えることの方が肝要です。ここは我慢のフェーズと考えてください。

顔を合わせなくても仕事は進む

弊社は極端な例ですが、兵庫や宮城に在住の社員は採用前に直接会っていません。Zoom での面接はしていると聞いていますが。

仕事を進めるのに必要なのは「顔を合わせること」ではなく「コミュニケーションを取ることにより、認識のズレを合わせ、目的や目標を共有すること」です。対面の方が良いこともありますが、対面が必須、というわけではありません。

Slack や Microsoft の Teams 等のテキストチャットなら、文字という形で記録が残ることは利点です。言った言わないが発生しない。そこでのやり取りで認識のズレが埋まらない場合は Zoom や Skype 等を利用したテレビ会議、スマホによる通常の音声通話でもいいでしょう。それらを活用することで大抵の認識のズレは合わせることができます。場合によってはやり取りを録画・録音してもいいかもしれません。その後合わせた認識をテキストチャットツールで共有することも肝心です。認識合わせの確認だけでなく、他の人からも内容が確認でき、後で見直すことも可能です。

暫定対応と恒久対応を分けて考えよ

まだテレワークの導入が進んでいない会社は、

1. まず会社に来なくても業務が進む状態を作る
2. それを継続できる体制を整える

の2ステップで取り組んだ方がいいでしょう。

1.は社員それぞれが自宅の PC から、会社の PC へリモートデスクトップでつなぐようなサービスの利用です。例として現在「 Desktop VPN 」というサービスが新型コロナウイルスへの対応として無料開放されています（※現在のところ 2020/06/30 までの予定）。自宅に PC がなかったり、固定回線を引いていない従業員がいる場合は、会社からノート PC やモバイルルーターの貸与を一時的にする等の対応が必要になることもあるでしょう。ひとまず会社に来なくても会社の PC が扱える状態を作ることと、 Slack や Zoom 等を導入してコミュニケーションを取りやすくすることが第一歩です。ただし、この状態では各社員が自宅から会社の PC へアクセスするため、会社のインターネット回線がボトルネックになりやすくなります。その対策は次のステップで行いましょう。

2.はクラウドベースのサービスへ業務環境を移行し、セキュリティをさらに確保しつつ場所を問わずに業務を進められるようにすることです。Google の G Suite や Microsoft の Microsoft 365 / Office 365 等の活用が事例として挙げられます。この際には貸与 PC をノート型とするのが望ましいです。会社でも自宅でも使うことができます。他の災害が起きた際もデータ回線さえ確保できれば業務が続行できるかもしれません。セキュリティの担保はクラウドベースのシステムを使って集中管理することで行います（ Microsoft 365 の Intune という「モバイルデバイス管理サービス」の利用が例になるでしょう）。またクラウドベースにすることで、会社のインターネット回線を介することなく業務を進められるようになり、1ステップ目のボトルネックを解消することができます。

上記の内容はあくまで基本方針・事例です。各会社の規模や現状のシステム環境によって、細かな部分の対策は異なってきます。また事業内容によっても必要なセキュリティ強度も違ってきます。実際の対応・対策について、もしお困りの担当者や経営者の方は弊社までお問い合わせ頂ければと思います。

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