RYF 🚩12期　7

第7回の後半は会議進行についての講座。
ファシリテーターによって会議の結論変わってくる？！
事前の動画とケーススタディ💡
しっかり学ぶぞー！

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会議進行あるある
①意見が出ない
②意見がまとまらない
③会議が長引く
④自分では会議を変えられない（と思ってしまって
　いる）

①意見がまとまらない
〇意見をためらってしまう
言いやすい仕組みづくりを。ファシリテーターが最初に発言のハードルを下げる。何話してもいいよ！の雰囲気を出す。
伝える
→率直な意見を大事に。発言してくれたことに耳を傾け、感謝。
参加できる仕組みを創る
→チェックインを冒頭に入れる。（日常の話題な
　ど）
　小人数に分ける。
　指名する。

〇議題を考えられない
問いを明確にする
→いかに考えたくなるようなおもしろそうな問いを創るか
考えるプロセスを明確にする
→問題や議題に対してどうアプローチしていくのかを整理
参加者の脳を考えをフル回転！

〇会議の目的が定義されていない
最初に目的とゴールを明確に伝える。
何のために意見を出すか。
しっかり整理して伝えていく。

②意見がまとまらない
〇いろいろな意見が出てまとまらない
可視化・カテゴリー分け・優先順位を考える。
付箋・ジャムボード・ホワイトボードなどを使う。

〇最終意思決定者や方法を明確にする
誰が最終的に決めるのか
方法は多数決なのか
決定者、決め方を明確にする！
マトリクスなどを使う。
（縦軸と横軸で考えて分ける）

〇話が長い人を止められない
話を止められるのではなく、進める方向転換を！
ひとり1分間でまとめて話してね。など
無視しない。良い雰囲気を保てるように言葉を大切に。

③会議が長引く
〇終了条件が決まっていない
会議の終了条件を明確にしてから会議を始める。
終わりに、誰が・いつまでに・何をするかまで決める。

〇アジェンダが決まっていない
アジェンダ（タイムテーブル）を作成する。
会議の構成を事前に。そして見えるように。
何を話せばいいのかの指針となる。

〇どうしても時間が足りない
会議外でもできるタスクはチャットや個人の作業でカバーする。
（誰が・いつまでに・何をするか決めておくの大
　事。）

④自分では会議を変えられない（と思ってしまっている）
隠れファシリテーターになろう！革命戦略！
〇First Step : 決まったことを確認する
会議の終わりに、
「間違っていたらすみません」と付け加えて、
「ここで決まったことは○○で合ってますか？」と聴く。
何が決まったのか明確になる！

〇Second Step : 終了条件を会議の最初に確認
　する
会議の最初に、
「すみません、本日はどこまで決めるのがゴールでしょうか？議事録に書いておきたくて…。」と尋ねる。

〇Third Step : ホワイトボードなどで議事録をと
　る
議事録役に！
終了条件とアジェンダをホワイトボードなどに書き込む。

ここでケーススタディ
ー問いが会議を変えるー
「はたあげ日記を推進するためには何が必要か」
→これだと少し曖昧。施策ができるような問いを考える。
思考プロセス（問い）の例
→はたあげ日記の目的は？
　課題はなにか？
　もしはたあげ日記があったらどんな効果がある
　か？
　はたあげ日記にかわるものはなにか？

ということで

・実際に問いを立ててみよう！
今、自分が携わっている活動をよりよくするために会議をすることになりました！
その会議で投げかけたい問いを考えてみよう！
活動
→地元の友人との活動（高校生・大学生スタッ
　フ・企業様）
考えた問い
→企業様と高校生、大学生をつなげるために必要
　なアクション（活動・行動）はなにか？

・問いをブラッシュアップしよう！
考えやすい問いになっているかとその理由
その問いの定義や目的が見えるか（参加者が同じ方向性で議論できるか）
1on1で考えてみよう。
みんなをつなげたいは抽象的？
距離を近くするということ。聞きたいことを質問できたり、自分の話をできたりするということかな。
必要なアクションとは？インターン企画というのは決まっているから、活動という表現だとまた他の大きなイベントという感じがしてしまう。
行動だとインターン企画に向けて動いていくという認識になるから、行動の方が良い。
大学生スタッフのミーティング想定だから、つなげるという表現で伝わると思う。
で、問いとは別でプラスで言葉を付け足すのが良さそう。
なにか？という形にすると考えやすいのかも…。
みんなに伝わる言葉難しい…。

続いて会議フォーマット↓

会議フォーマット
①定例会議
②MGKSミーティング

①定例会議
共有事項・議題・時間・メモ・決定事項・
to do・締め切り・次回の議題を！

②MGKSミーティング
MGKS（問題・原因・解決策・システム化）
問題の原因に対して解決策が出てくる。
M（問題）を、時間を決めてブレスト（たくさん考えを出して発散→収束の繰り返し）
M（問題）の優先順位を決める。
優先順位の高いものからGKS（原因・解決策・システム化）を考えていく。

ケーススタディ
MGKSミーティングをやってみよう！
お題は「ストックメイクシートをより使いやすいものにしよう！」

優先順位の高いM（問題）は？
それからG（原因）を見つけて、K（解決策）
→S（システム化）とつなげていく。
ごちゃごちゃにならないように別の問題が出てきたら、問題を別枠に増やしていくのがポイント！

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大学や団体活動で会議（定期ミーティング）があるから使ってみよう！

あと３回…。
A日程にも留学行ってたくさんWS受けようっっ🚩