【そのまま使える】Google Apps ScriptとGoogleフォーム、Googleスプレッドシートによる顧客管理システム

こんにちは！KCompany代表のケータです！

以前、Googleフォームで初期値を設定する方法という記事を紹介しましたが、この仕組みを活用した簡易的な顧客管理システムを作りました！

Googleフォームで顧客管理情報を入力すると、連携したスプレッドシートにデータが保存されますが、この値を編集しようとすると、直接スプレッドシートをいじったりしないといけませんでした。今回は、GoogleフォームのUIのまま編集したい、というのがやりたいことになります。

Google Apps ScriptとGoogleフォーム、Googleスプレッドシートによる顧客管理システムの動作イメージ

今回はGoogleフォームとGoogleスプレッドシートの２ファイル構成になっています。Googleフォームで顧客管理情報を入力すると（当然のことながら）、連携したスプレッドシート側で以下のように情報が保存されます。今回は以下の赤枠の情報を編集します。

Googleフォームの編集ページ（フォームに回答するページではありません）に遷移すると、下記のようにid検索のポップアップが表示されます。ここに編集したいデータのidを入力します。

すると、下記のようなポップアップ画面が表示されます。このURLをコピペしてブラウザでアクセスします。

すると、今度はGoogleフォームの回答ページが表示されます。こちらの回答欄にはデフォルトでid検索したデータの情報が入ってます。ここで必要な情報を編集することができます。ここが今回やりかった最大のポイントになります。

フォームで回答をすると、スプレッドシートに情報が保存されます。その際、同一のidについては一番右の削除フラグを1にして、古い情報であることを明示的にしています。

設定方法

以下、ご自身の環境にコピーをして以降の設定方法を記載します。

設定方法①：フォームとシートを連携させる

コピーしたフォームでは同じくコピーしたシートが連携していません。なので、この設定をします。「回答」から以下の赤枠部分の選択をしていき、コピーしたシートに連携をします。

設定方法②：不要なシートの削除

先程の設定をすると、コピーしたシートにフォームと連携したシートが生成されます。念の為、コピーした時点にあった不要なシートを削除しておきましょう。

設定方法③：IDの設定

Googleフォーム側のスクリプトエディタを開き、コピーしたスプレッドシートのドキュメントIDを以下の部分に入力します。

同じく、フォームのドキュメントIDを以下の部分に入力します。

※ID設定があるので、そのまま使えんやん！というツッコミは、まさしくその通りなので、甘んじて受け入れます・・・

設定方法④：トリガーの設定

Googleフォーム側のスクリプトエディタを開き、以下の通りトリガーの設定をします。

スプレッドシート側のスクリプトエディタを開き、以下の通りトリガーの設定をします。

以上で設定は終了です。

注意点

id検索の入力値チェックは特にやってません。なので、例えば、存在しない値を入力すると、undefinedな値が設定されたURLが返ってきます。
また、id検索のダイアログがでるのはファイルを開いたときのみです。

(2021年5月18日追記)
おおよそのブラウザのURL入力制限は2000文字程度のため、生成されたURLが2000文字以上の場合は動作しません。詳細は下記を参照ください。

Google Apps ScriptとGoogleフォーム、Googleスプレッドシートによる顧客管理システムを実際に使うには

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