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【そのまま使える】Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで見積書/納品書/注文請書/請求書/発注書/検収書の証憑6種類を一括生成する

KCompany

こんにちは！KCompany代表のケータです！

※本記事は通常19,800円を、先着10名様限定で1980円としています。

事業再構築補助金などの補助金申請の書類(証憑)を一括で自動作成できます

まず始めに、本スクリプトの開発背景をお伝えします。
【そのまま使える】Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで請求書を自動生成する 〜Ver1.0リリース〜をみて頂いた方からお問合せを頂きました。
内容としては、事業再構築補助金にて申請する証憑作成に多大な工数がかかるため、上記の請求書のスプレッドシートをカスタマイズし、業務を効率化したいとのことでした。
お話を伺うと、上記の補助金を受け取るための資料として、6種類の証憑が必要になってくるとのことでした。その書類が「見積書」「納品書」「注文請書」「請求書」「発注書」「検収書」になります。そしてこのうち、発注者（補助金を受け取る事業者）側が作成するものが「発注書」「検収書」なのですが、受注者（発注者が業務を依頼する相手先）は「見積書」「納品書」「注文請書」「請求書」が必要になり、依頼したすべての受注者に対して補助金申請のためにわざわざこれらの書類作成をすべて依頼せねばならず物理的な人手とコストがかかっており、これらを解消したいといった課題でした。（本来であればこれらの書類は作成すべきところでしょうが、請求書以外の書類については既存取引先や零細企業・個人事業主などの場合は作成しないといったこともままあるというのが実情かと思います）。
であれば、これらの書類を発注者側が作成してしまい、まとめて一括で処理をしていってしまおう、というのがこのスクリプトを開発した背景になります。
なお、以降の説明において、元々の請求書発行のスプレッドシートは、自社が受注者で顧客に対して請求発行しますが、今回のスクリプトにおいては、自社が発注者でありこの場合請求書発行するのは受注者となり主従関係が逆転している点にご注意ください。

Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで見積書/納品書/注文請書/請求書/発注書/検収書の証憑6種類を一括生成するスクリプトのご紹介

一連の動作イメージ

はじめに一連の動作イメージを動画でみて頂いた方が分かりやすいかもしれません。各動画はそれぞれ、①各シート、②書類作成（一括で証憑6種類を生成する）、③PDF作成（作成した証憑6種類を指定したGoogleDriveに格納する)になります。

Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで見積書/納品書/注文請書/請求書/発注書/検収書の証憑6種類を一括生成するスクリプトの機能説明

各シートの一覧

各シートの一覧とシートの目的は以下の通りです。

各シート一覧

  1. 「受注者」　：受注した企業名等の情報を入力するシート

  2. 「発注者」　：発注する企業名等の情報を入力するシート

  3. 「案件」　　：各案件の情報を入力するシート

  4. 「書類設定」：書類一覧シートにて出力する情報を設定するシート

  5. 「書類一覧」：書類作成やPDF保存を実行するシート

  6. 「Drive」　   ：出力したPDFを保存するGoogleドライブのフォルダIDを指定するシート

  7. 雛形_XXX     ：見積書、納品書、注文請書、請求書、発注書、検収書の雛形を設定したシート

「受注者」シートの説明

受注者シート

今回のスクリプトにおいて、「受注者」はあなたの会社の相手側（発注先）にあたることになる想定です。見積書、納品書、注文請書、請求書を発行する主体となる企業名等の情報を入力していきます。

「発注者」シートの説明

発注者シート

今回のスクリプトにおいて、「発注者」はあなたの会社（発注元）にあたることになる想定です。発注書および検収書を発行する主体となる企業名等の情報を入力していきます。

「案件」シートの説明

案件シート

※横長で見にくいため画像はクリックして拡大してご確認ください
案件シートでは、各証憑に書き出す必要な情報を入力します。
案件名や計上する年月や発行日、金額等です。
なお、サンプルでは案件IDを一意のものとして管理する想定で作っています。

「書類設定」シートの説明

書類設定シート

書類設定シートでは、後述する「書類一覧」シートで案件の一覧を出すためにクエリを発行するシートになります。
何年何月度の案件一覧を出力したいのかをこのシートで指定しています。
以下が「クエリ」直下のセルに入っている数式です。

=CONCATENATE("select E,O,H,F,P,B,D,J,K,L,M,N where Z = '", A2, "' ")

「計上年月」直下のセル（A2）とその他の文字列を結合することで、「書類一覧」シートでクエリを発行するための文字列を作っています。「計上年月」直下のセル（A2）では、「案件」シートのZ列の「計上年月(TEXT)」にある何年何月度の案件を取得したいのか指定しています。

「書類一覧」シートの説明

書類一覧シート

書類一覧シートで、さきほどの書類設定シートで生成した文字列(クエリ)を元に案件の一覧を表示しています。B1セルに以下の数式が入っています。これにより各種情報を出力しています。

=UNIQUE(QUERY('案件'!A:Z,'書類設定'!B2))

右上の「書類作成」「PDF保存」で、それぞれ書類作成とPDF保存が行えます。PDF保存については書類作成実行後でないとエラーが発生しますのでご注意ください。

「書類作成」をクリックすると、書類一覧シートの情報と「雛形_見積書」「雛形_納品書」「雛形_注文請書」「雛形_請求書」「雛形_発注書」「雛形_検収書」をテンプレートとして、新規のシートを作成します。

次に、「PDF保存」を押すと、「書類作成」で実行した後に生成されたシートについて、「Driveフォルダ」で指定したGoogleドライブのフォルダへPDF保存を実行します。

「Drive」シートの説明

Driveシート

このシートではPDF出力した際にどのGoogleドライブに保存するのかを指定します。GoogleDrive ID直下のセルにドライブIDを入力すると、右側のセルでURLが生成されます。こちらをクリックすれば指定したGoogleDriveのフォルダへアクセスすることができます。

「雛形_XXX」シートの説明

雛形_XXXシート

雛形は全部で6種類あります。「雛形_見積書」「雛形_納品書」「雛形_注文請書」「雛形_請求書」「雛形_発注書」「雛形_検収書」です。すべてのシートの説明は割愛しますが、「書類作成」時に各種情報が入るようになっています。

Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで見積書/納品書/注文請書/請求書/発注書/検収書の証憑6種類を一括生成するスクリプトを実際に使うには

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Google Apps ScriptとGoogleスプレッドシートで見積書/納品書/注文請書/請求書/発注書/検収書の証憑6種類を一括生成するスクリプトへのアクセス

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