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【そのまま使える】Googleフォームでお問合せを受け付け、Google Apps Script(GAS)で顧客名簿のスプレッドシートへ転記する

KCompany

こんにちは！KCompany代表のケータです！

本日はGoogleフォームでお問合せを受け付け(スプレッドシートに回答集約）し、Google Apps Script(GAS)で、別に用意した顧客名簿のスプレッドシートに転記することを自動化したものをご紹介します。もし使ってみたいという方がいらっしゃったら、ページの最後の部分をご確認いただければ幸いです。

なお、事例としてお問合せフォームと顧客名簿としていますが、応用もできます。例えばイベント参加フォームと参加者名簿なども考えられるでしょう。
詳細は後述もしますが、大まかな処理としては以下の通りです。

  1. Googleフォームにて回答を受け付ける。

  2. Googleフォームの回答を受け付けるスプレッドシート(以下、回答スプレッドシート)と紐付いたGASでトリガー発動させる。

  3. 回答スプレッドシートの内容を、名簿管理用のスプレッドシート（以下、名簿スプレッドシート）に転記する。

  4. フォームへの回答があったことを、(社内メンバーなど)通知したい相手にGmail送信する。

回答スプレッドシートと名簿スプレッドシートは別にすることで、名簿スプレッドシートでは、お問合せフォーム以外からの名簿入力を受け付けることができるといったメリットがあります。仮にお問合せフォームの項目が追加されたりしても名簿スプレッドシートへデータの受け渡しを追加すればよいです。回答スプレッドシート＝名簿スプレッドシートにしてしまうと、フォーマット変更だったり項目追加をしようとした際に修正項目が肥大化する可能性があるのでこれを避けたいといった意図になります。

「Googleフォームでお問合せを受け付け、Google Apps Script(GAS)で顧客名簿のスプレッドシートへ転記する」を開発した背景

とある学習塾さんにおいて、これまでGoogleフォームで問い合わせを受付け、それを顧客名簿用のスプレッドシートに手動で移すといったことを行っているという事例がありました。GASを使えば、このようなフォームでのお問合せ受付から名簿管理まで一気に自動化できますね、ということで作ってみました。

「Googleフォームでお問合せを受け付け、Google Apps Script(GAS)で顧客名簿のスプレッドシートへ転記する」のご紹介

さっそくですが、今回のサンプルのご紹介です。機能としては大きく分けて2種類あります。

  • ①回答スプレッドシートから名簿スプレッドシートへの転記処理

    • 回答を受け付けたら名簿スプレッドシートへ内容を転記します。

    • 回答スプレッドシートには名簿スプレッドシートのIDを記入する欄を設け、そのIDのスプレッドシートに対して転記を行います。

    • 転記したかどうかのフラグを設け、一度転記した内容であれば、名簿スプレッドシートに転記しないようにします。

  • ②回答内容を関係者にGmailで送信する機能

    • お問合せフォームに回答があったら、社内の複数メンバーに通知したいといった場合があるかと思います。

    • 回答スプレッドシートに通知先のメールアドレスを指定し、指定したメールアドレスへ回答内容を送信します。

画面と動作イメージは下記の通りです。

一連の動作イメージ

はじめに一連の動作イメージを動画でみて頂いた方が分かりやすいかもしれません。

回答フォームの構成（画面イメージ）

一般的なお問合せフォームを想定して、以下のような構成としています。
（項目を追加・削除・変更した場合、スクリプト側の修正が必要となる場合があります）

回答フォームの構成

回答スプレッドシートの画面イメージ

回答スプレッドシートは3つのシートで構成されています。

  1. 「フォームの回答１」：フォームからの回答を集計するシートです。

  2. 「顧客名簿id」：顧客名簿idを指定するシートです。

  3. 「送信先」：Gmail送信の際の宛先を指定するシートです。

まず、「フォームの回答１」ですが、Googleフォームの回答が集計+最後の列に「顧客名簿記入フラグ」の列を設けています。「顧客名簿記入フラグ」は前述した「①回答スプレッドシートから名簿スプレッドシートへの転記処理」でフラグがあれば転記しないように制御するためのものです。

回答スプレッドシートのフォーム回答集計シート

次に「顧客名簿id」ですが、こちらは名簿スプレッドシートのidを記入する欄になります。こちらに指定したidのドキュメントの最初のシートに転記を行うようにしています。なお、idの確認方法ですが、GoogleスプレッドシートのURLを取得した時の下記の「{スプレッドシートID}」の部分がIDに該当します。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/{スプレッドシートID}
回答スプレッドシートの顧客名簿id

最後に「送信先」ですが、こちらには回答があったことを通知する先のメールアドレスを指定します。メールアドレスはtoで送信されます。複数メールアドレスを指定する場合はカンマ（,)で区切ることで複数メアドを指定することが可能です。

回答スプレッドシートの通知先

名簿スプレッドシートの画面イメージ

名簿スプレッドシートについてはお問合せフォームへの回答のうち、「お問合せ種別」と「ご相談・ご質問・その他」を除いた顧客名簿に必要な情報を抜粋して転記しています。また、顧客名簿側には顧客名簿独自のカラムも存在します。

名簿スプレッドシート

回答内容が関係者にGmail送信された画面イメージ

フォームに回答があった場合、先ほどの回答スプレッドシートの「通知先」で指定したメールアドレスに対してメールが届きます。

回答内容が関係者にGmail送信される

以上になります。

注意点

そのまま使うのではなく、自分用に自力でカスタマイズしたい！という場合は、スプレッドシートおよびスクリプトを多少なりとも修正する必要があります。
使ってみたいけど、カスタマイズしたい＆自力でやるのはめんどう！という方は、下記【お仕事のご依頼について】からお問合せ頂くのでも大丈夫です。

【実際に使うには】

ここまで読んでくださって、実際に使ってみたい！という方がいらっしゃいましたら、以下からぜひご利用いただければ幸いです。閲覧用のファイルを用意してますので、そちらをコピーし、ご自身の環境にてご利用いただくイメージになります。

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【お仕事のご依頼について】

こちらの記事に記載した内容以外にも、Google Apps Script開発やGoogle Workspaceを活用したデジタル化推進のお仕事を行っています。【GAS】そのまま使えるシリーズのカスタマイズのご相談ももちろん大丈夫です。
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